计算机在档案管理信息化建设方面的应用

随着社会科学的进步，人们对信息化的理解也逐步深入。“信息化”的内涵被从不同的学科角度和不同的目的加以利用。本文主要论述计算机在档案管理方面的应用与作用。

一、档案信息化

信息化是指人们凭借高速发展的现代信息技术，通过提高自身开发和利用信息资源的能力，优化产业结构，全面推动经济发展和社会进步实现工业社会向信息社会转变的系统工程。我们通常从这几个方面来理解：信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称；信息化不仅要求计算机化，而且要求通信现代化和网络技术的现代化，如果没有通讯技术和网络技术的现代化，就无法实现信息现代化。

档案信息化是国家信息化战略的重要内容，是档案管理和利用领域的信息化建设。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化的体系构成包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。在档案管理方面，只有现代的档案信息网络这个平台的存在，才能给我们的档案工作带来实惠、经济、便捷。

二、计算机在档案信息化方面的应用

如今的时代是知识在爆炸，信息在爆炸，不管是哪个个体的档案馆、室都不可能把所希望拥有的材料网罗齐全；任何馆、室用于征集和保管档案的资金都是有限的，有如沧海一粟。对于全社会来说，更要考虑总投资和总收效之比；档案馆（室）工作的好坏最终要由利用者评判，而利用者重视的再不是档案部门拥有实体档案的数量，而是重视你能拥有并传播多少信息，重视你的实际服务能力。在上述的几种环境下，计算机的应用确实改变了以往的档案管理工作。

电子文件的产生，模糊了档案工作和文书工作的界限：通讯网络的沟通，加速了档案、图书、情报等文献信息工作间的渗透、交叉和融合，一方面使档案工作面临拓展空间的压力和挑战，另一方面也为更大范围的信息资源共享提供了条件。在应对电子文件方面，无论是理论研究还是实践推进，我国档案界都已有了良好的开端。大家已认识到电子文件归档、数字档案馆建设是两个非常重要的问题。而要做好电子文件的归档工作，就必须把各级机关的档案信息化建设与所在机关办公自动化建设结合起来，统一标准，统一部署，档案人员要与技术业务人员广泛合作，对电子文件实施前端控制和“全程管理”，即以电子文件管理系统的设计为开端追踪、监督电子文件从孕育、生成到运转、归档的整个过程。

计算机在档案管理部门的应用，前阶段主要体现在对档案目录信息的管理。在档案目录信息数据的准备和检索软件设计方面，还要进一步改进，尽可能提高检索速度和查准率、查全率。由于计算机走进人们的工作生活，所以随之而来的是文件、档案一体化计算机管理，将档案著录标引工作移向文件处理部门，等于发动广大文件处理人员进行档案的著录标引，这必将加速档案目录信息计算机管理进程。

20世纪90年代，计算机多媒体技术已在世界范围内引起重视。计算机多媒体技术是指对文字、图形、静态图像、动态影像、声音等信息进行集中统一处理。它是以数字压缩技术的发展、完善为基础，一般采用大容量光盘作为存储器。它的问世是计算机应用领域不断扩展的又一次飞跃。现已开发的一些系统可以支持多媒体档案信息集中统一管理，使计算机管理档案不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可做到文字、图形、静态图像、动态影像、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。

档案业务工作，通常是指档案管理的各个环节工作内容。在整个档案物流过程中，除具有大量繁重的管理事务外，还会产生大量的管理信息。应用计算机系统收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力将会起到非常重要的作用。目前已有计算机“全国档案事业基本情况统计系统”、“档案借阅归还系统”等。通过这些系统，可以掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备、经费等基本情况及变化情况，可随时对各种情况进行分析，或具体催还借出档案按时归还等。

我们可开发档案编研计算机辅助系统，帮助档案编研人员选题挑选和摘录档案内容；用磁性记录材料或光盘存储、交流、出版编研成果；在网络上传递，提供给远方读者利用；进行文字处理等。我们要借助计算机加快档案编研速度、提高编研质量、推动档案编研工作进一步开展和深化。

档案保护涉及到很多内容，如档案破损情况的调查分析、扩散字迹的恢复、档案库房温湿度的控制等等，这些工作都不同程度地涉及计算机技术。

档案信息计算机管理，仅仅停留在单机水平上是不够的，要适时应用计算机网络技术，建立各种类型的计算机网络系统，使不同区域的利用者共享档案信息及计算机软硬件资源。

我们要特别关注计算机智能技术的发展，逐步把一些成熟的可用于档案管理的智能技术，应用到各种类型各个层次的档案事业管理中去，取代一些手工作业或低水平操作，提高档案事业管理水平。

计算机在档案管理方面的应用还很多，所以在实际工作中，档案管理的工作人员，要掌握计算机的基本操作和明白简单的程序语言与档案管理信息系统等。时不我待，不与时俱进就是退步，届时大浪淘沙，被淹没是可以预想的结果。

参考文献：

[1]刘学瑶.浅谈信息时代的档案管理[J].中国科技信息，2009（2）.