医院基建档案的收集及管理工作探析

摘要：在医院基建档案资料管理过程中, 资料收集是最琐碎、最麻烦、同时又是最为关键的一个环节, 因为它牵涉面广、内容繁杂、时间跨度大, 是基建档案资料管理的基础工作。笔者首先指出要明确医院基建档案资料收集范围要明确，基于此，论述了医院基建档案的收集工作中需要注意的问题以及如何加强医院基建档案管理工作。

关键词：医院基建、档案收集、管理

中途分类号： G270文献标识码：A文章编号：

一、前言

一般来讲，医院基建档案管理工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等六项工作。收集工作是档案工作的起点和基础。

二、基建档案资料收集范围要明确

基建档案资料管理工作的基础是医院基建档案资料收集，即基本信息的收集，它牵涉面广、内容繁杂、专业性强、时间跨度大，同时又是最关键的一个环节。因此，对基建档案资料的收集要有一个明确的范围。凡是基建工作具有查阅、考证、利用价值的文件材料、文字资料、相关说明材料、图纸、照片、录音、录像带、光盘及数字资料等，均应立卷归档。

医院基建工程项目一般要经过调研、商讨、立项、施工到竣工验收、试运行等几个阶段，每个阶段会产生不同的文件资料，如:有前期立项文件、建设用地审批文件、勘查测绘文件、设计文件、预算招投标文件、开工审批文件，进度控制、质量控制、造价控制和监理总结，土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件，综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用文件、声像及电子档案文件等。对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在各个阶段所产生的文件资料又有所不同。以某医院外科综合楼工程项目为例，除了土建、水电、照明、消防、通讯、信息系统等之外，还有中心管道供氧、负压、监控等设备系统。因此，建议有关基建的处室应在准备施工前告之档案管理人员，而专职档案工作者也应尽量主动的做好基建档案收集的说明工作，要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况，以便在资料收集和汇总时做到信息收集完整准确，列出必须收集的档案资料项目单，印发到相关单位和部门及时填写、记录。

三、医院基建档案的收集工作中需要注意的问题

1. 采取有效措施，控制各个环节

为了确保医院基建项目档案资料能够按时、按质、按范围收集齐全、完整，就应在各个阶段采取不同的措施。

(1)建立健全档案管理网络

医院各相关部门、施工单位、监理单位等应有专人负责基建项目资料的收集、整理与归档工作，并将其纳入有关领导、部门和有关人员职责考核范围，做到职绩挂钩，奖惩兑现。

（2）使医院基建档案管理做到“四同步”

即：项目筹备立项与项目建档同步；签订勘察、设计、施工、监理、设备订货等有关合同、协议与提出项目档案归档同步；项目建设过程与档案形成、积累同步；项目交付验收与项目竣工档案交付验收同步。

(3)医院档案管理部门从每个基建项目申报开始就应指派专人深入基层做到前端控制，全程管理。

（4）档案人员要参加医院基建项目调度会，及时了解项目进展情况，在施工技术文件形成、积累阶段就要把施工技术文件编制竣工文件的要求灌输给施工单位。从而保证了归档文件的质量。

在施工阶段照片档案、声像档案的收集是个薄弱环节，那么档案人员要在项目调度会上适时地强调此类档案的收集，就会丰富档案馆的馆藏。在施工过程中档案人员要有针对性地解决问题，避免施工单位在工作中走弯路现象。在参与项目管理的同时要随时掌握好设计单位设计图纸的质量。要求图纸反差效果良好，能够满足日后缩微和计算机扫描的要求，图纸不能缺边框，尤其不能缺左侧会签栏。对于一张图纸改动超过三分之一的就要重新出图。

2. 落实好基建档案收集责任

医院基建项目都会涉及诸多部门，环节较复杂，因此在不同时期的各个阶段、各部门会形成不同的档案材料。项目前期阶段形成的文件材料基本上都是由本单位各个部门形成。越是本单位的，往往越难收集。由于制度不健全或是没有很好地去执行考核制度，导致各部门人员档案归档意识差，归档渠道不畅通。项目施工阶段是由所有参与项目建设的各家施工单位进行归档。如果医院基建是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料，然后交总承包单位汇总、整理。如果基建项目由甲方分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，并直接交甲方汇总、整理。医院工程项目监理阶段由监理单位负责收集、整理和监理有关的档案资料。在工艺设备阶段由本单位相关部门负责收集、整理档案资料，涉及到安装调试阶段还应由施工单位负责收集、整理档案资料。引进项目阶段也是由本单位相关部门负责收集、整理档案资料。投产准备、试生产、竣工验收阶段及科研攻关阶段都是由本单位相关部门负责收集、整理。

3.重视基建档案信息化管理

随着信息技术的发展, 电子文件作为一种新型的信息载体已越来越多地出现在基建档案领域 (如设计图、三维效果图等 ), 以磁性材料和光学材料为载体的电子文档将逐步替代传统的纸质档案载体, 运用 IT技术进行档案现代化管理具有占用空间小、储备信息量大、应用能力强、转输速度快等特点, 能及时、大量地提供档案信息, 提高工作效率, 是档案管理史上的一大突破。对此, 作为医院基建档案管理工作者应有足够的认识, 如果条件允许, 最好能利用医院既有的信息系统, 减少重复投资。

四、加强医院基建档案管理工作

1. 医院基建档案管理人员要不断提高档案管理水平

医院基建工程管理者以及员工要掌握专业基础知识，掌握先进的经验和技术，不断的从观念上进行转变和深化。现阶段相关工作者需要定期学习、并且在实践过程中不断加强员工的内在素质，促成相关工作能够达到见效快、范围广等特点。在此过程之中需要加强职业道德的培养，并且杜绝不良现象的产生，包括严格执行工作的要求，客观上也起到了基建工作的规划化、标准化的促进效果。作为工程建设的组成部分，做好各个环节的沟通以及信息的交流，既达到良好的保障效果，同时为后续的工程项目建设提供优良的基础。

2. 建立健全基建档案规章制度，完善基建档案管理体制

每个参建部门应设立专职机构，并配备专职档案管理员来管理档案资料。要明确岗位职责，构建网络信息平台，增进建设单位、施工单位与档案管理机构之间的沟通和交流。针对跨国工程项目或重大工程项目，要秉承效率第一的工作原则，结合我国基本国情，适当借鉴国外成功的管理经验，建立高水准、现代化的基建档案专业管理模式。

3. 增强对档案重要性的认识，转变观念

正确认识医院基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性。要做好医院基建档案管理工作，除要求档案行政管理部门认真负责以外，还需要建设单位、施工单位、工程监理等多个部门通力协作。所有工作人员首先端正工作态度，从思想观念上对档案管理工作予以重视，要从大局出发，不断强化责任意识，结合档案利用实例，提高基建档案管理水平。

4. 做好基建档案验收工作

开展医院基建档案验收工作，首先要认真贯彻落实验收及备案制度，强化档案文件的质量管理，改进档案管理工作中不合理之处，使工作流程更加顺畅。基建工程竣工验收前，城建档案管理部门都要按工作流程对所有基建档案进行验收，通过验收后即可开始竣工验收。

五、结语

综上所述，医院基建档案作为医院档案管理的重要组成部分，是医院整体规划和管理的重要组成部分，是医院历史记录和今后改建、扩建工作的重要凭证和依据。因此，对基建档案管理工作的连续性、真实性和完整性进行强化，具有十分重要的意义

参考文献：

［1］张中强：《浅谈工程建设初期基建档案管理工作》，《今日南国（理论创新版）》，2010年03期

［2］刘岩岩：《基建档案建设与管理工作的探讨》，《四川有色金属》， 2011年04期

［3］黄娟：《浅谈企业基建工程档案的收集与整理》，《经营管理者》， 2011年18期

［4］朱红霞 孙旭南：《关于医院基建档案》，《中华临床医学卫生杂志》， 2006年07期