河南省档案馆(室)档案保护设施及使用情况调研报告

1 引言

档案保护设施是建立档案安全体系的物质保障，档案保护设施的使用情况是档案安全风险评估的重要内容。为了对馆（室）藏实体档案的日常管理与保护情况进行风险评估，向有关部门及时作出风险提示和安全警告，以便及时化解各种风险隐患，确保馆藏实体档案的安全与完整，笔者开展了河南省档案馆（室）档案保护设施及使用情况调查。

2 研究方法

2.1 研究对象。河南省36个档案管理单位的档案工作者，共回收34份，其中有效问卷30份，有效率为83.33%。

2.2 研究工具。采用自编《档案安全保护设施设备配置及使用情况调查问卷》，问卷从制度落实、设施设备条件、安全评估三个方面，设置9个问题38问。

3 调查结果

在收回有效调查问卷的30个单位中，档案室做到办公、查档、库房三分开的26个，占86.67%。档案库房面积均大于10平方米，其中：10平方米～30平方米的5个，占16.67%；30平方米～50平方米的3个，占10%；50平方米～100平方米的3个，占10%；大于100平方米的19个，占63.33%；档案库房室内空间高度2米～2.5米的1个，占3.33%；2.5米～3米的11个，占36.67%；3米～3.5米的14个，占46.67%；大于3.5米的4个，占13.33%。使用木质文件柜的2个，占6.67%；铁质文件柜的14个，占46.67%；五节档案柜的18个，占60%；密集架的20个，占66.67%；防磁柜的9个，占30%；其他的2个，占6.67%；单一使用一种档案柜的12个，占40%；使用两种以上档案柜的18个，占60%。

30个单位中，安装防盗报警装置的有19个，占63.33%；没有安装的11个，占36.67%。有29个单位使用了消防灭火设施，占到了96.67%。其中使用人工灭火器的23个，占76.67%；自动灭火器的7个，占23.33%；自动喷淋的14个，占46.67%；高压水雾的1个，占3.33%；气体的4个，占13.33%；其他的1个，占3.33%。在29个使用消防灭火设置的单位中，同时使用两种以上不同消防灭火设施的有17个单位，占58.62%；单独使用一种消防灭火设施的有12个单位，占41.38%。在同时使用两种以上不同消防灭火设施的17个单位中，使用3种消防灭火设施的有4个，占23.53%；使用2种消防灭火设施的有13个，占76.47%。

30个单位中，有29个单位实施了库房室内温湿度调节，占96.67%。其中，档案库房室内温湿度调节使用自然方法的8个，占26.67%；使用“空调+去湿机”的14个，占46.67%；使用有去湿功能空调的2个，占6.67%；使用楼宇中央空调的8个，占26.67%。在使用库房室内温湿度调节设施单位中，同时使用两种以上的有3个单位，均为使用两种库房室内温湿度调节设施。工作时进入库房所做的第一件事是关闭报警器的为0个，不是关闭报警器的30个，占100%；离开库房关门前要做的最后一件事是开启报警器的也为0个，不是开启报警器的30个，占100%。

被调查者对本单位档案保护设施的防护效能非常满意的6个，占20%；比较满意的15个，占50%；满意的6个，占20%；不满意的3个，占10%。

表1：调查情况统计表

4 问题分析

4.1 制度落实方面。从制度落实方面来看，整体情况较好。其中，消防灭火设施配备情况最好，有96.67%的单位配备使用了消防灭火设施，其中有58.62%的单位使用两种以上消防灭火设施。“三分开”制度落实较好，有86.67%做到了办公、查档、库房“三分开”。防盗报警装置设置不尽如人意，有63.33%的单位安装了防盗报警装置，不足总数的2/3。从调查信息看，所有参加调查的人员，进入和离开库房所做的第一件事不是开关报警器，经过事后访谈得知，这一答案是答题人员误解所致。实际工作中，许多单位防盗报警装置覆盖整个馆室区域，工作人员一般首次进入或最后离开馆室区域时开关报警器，而进入或离开库房时不需再操作报警装置。报警装置的规范操作和使用仍需引起各单位的高度重视。

4.2 设施设备方面。（1）库房面积普遍较大。被调查的30个单位中，库房面积超过100平方米的单位占到了六成多，大多数单位档案库房面积较大。（2）库房相对高度较高，3米与3米以上的库房超过六成，这样的高度对于使用柜体超过2.5米的密集架提供了方便，易于集成化装备的使用。（3）档案柜架的质地基本为铁质，混合使用是主要方式。调查显示，木质文件柜已近被淘汰，铁质柜的使用率几乎已达100%，成为档案柜架的主体。防磁柜等专用载体档案柜占到了30%。混合使用多种档案柜与单一使用一种档案柜单位的比为“6︰4”，混合使用成为主要应用方式。混合使用多种档案柜的单位中，同时使用两种不同档案柜的有7个单位，占到38.89%，比例最高；单一使用一种档案柜的12个单位使用的均为铁质柜。（4）防盗报警装置不足七成，基本安防条件尚有差距，不容乐观。虽有一些单位所在楼宇安装了安全监控设施，但档案室作为安全防范重点部门，不安装防盗报警装置仍然是重要的安全风险与安全隐患。（5）消防装置配置齐全，重置率高，自动化程度较高。30个单位中，几乎全部使用了消防装置，配置率超过了96%。同时配置两种以上不同消防灭火设施的单位占六成，多种消防设施的使用在提高档案馆室安全防火能力的同时，对档案人员消防设施操作技能提出了更高的要求。调查显示，自动消防设施的配置率几近七成，其中有1/5的单位配置的是纯自动消防设施，自动消防设施的配置大大提高了消防自动化与现代化水平，但也可能会产生麻痹大意思想。（6）室内温湿度以设备调节为主，混合调节为辅，人工调节尚存。30个单位中，大都使用设备调节室内温湿度方式，使用“空调+去湿机”有去湿功能空调和楼宇中央空调的共计24个，占到80%。楼宇空调设备在调节室内温湿度中所占比例已经超过1/4，随着机关办公条件改善，这一比例还会不断上升，会成为档案室调节室内温湿度主要方式。提高了档案室温湿度调节自动化程度，也减弱了人工调节主动干预程度，值得关注。

4.3 自我安全评估方面。满意度高达90%，不满意的仅占10%。这样的主观评估与客观条件是否相符，我们通过调查数据进行分析。

4.3.1 不满意者所在单位的制度落实情况与设施设备条件。有3个单位同志对档案保护设施防护效能不满意。其中有2个未落实“三分开”，2个未安装防盗报警装置，3个单位全部使用手动消防设备，2个使用自然通风调节温湿度方法。空间条件受限，自动化安防设施设备配置率低是导致不满意的主要因素。

4.3.2 满意者所在单位的制度落实情况与设施设备条件。6个单位的同志对本单位档案保护设施的防护效能非常满意。6个单位中有5个落实了“三分开”；5个安装了防盗报警装置；3个单位使用自动与手动混合消防设备，1个单位使用自动消防设备，2个单位使用手动消防设备；1个使用自然通风调节温湿度，1个使用楼宇空调调节温湿度，4个单位使用空调+去湿机调节温湿度。空间环境宽敞，自动化安防设施设备配置率高是对单位安防效能非常满意的主要因素。是否能够实行“三分开”，消防设施与温湿度调节是否实现了自动化，并不是档案安全的决定性因素，只要管理措施到位，有一些相关的设施，并且使用得当，一样可以保障档案安全。但8个没有安装防盗报警装置的单位中有6个，对本单位档案室的安防效能表示满意，要么是一种盲目乐观，要么是对安全防护设施设备的重要性不甚了解。

4.3.3 消防灭火设施设备与空间高度及密集架的相互作用关系。首先是喷淋、自动灭火、高压水雾、气体设施，多采用的是房顶向下喷射的灭火方式，是否能够达到消防设施的要求就成了一个必须重视的问题。按照相关标准喷淋喷射装置必须与保护物品有45厘米以上的距离。如果在空间高度3米以下并有楼宇空调（空调风道需30厘米～50厘米）的室内使用密集架，使用喷淋喷射装置就无法满足相关标准要求，使喷淋喷射装置达不到设计要求，在档案库房遇险时将无法真正发挥作用，反而增加了风险。30个单位中，有11个单位档案库房的高度在3米以下，其中有4个使用的是密集架，这4个单位中又有2个使用喷淋灭火方式。有14个单位档案库房的高度在3米～3.5米，其中有5个单位使用的是楼宇中央空调，5个单位中有4个在使用密集架的同时采用的是喷淋灭火方式。就是说有1/5的单位存在消防设施可能无效的风险。这占到了使用密集架单位（20个）的30%，使用喷淋灭火方式单位（14个）的42.86%，使用楼宇集中空调单位（8个）的50%，这种情况应当引起我们的关注。其次，在密集架密封效果良好的前提下，一旦遇险，气体灭火只能使室内呈无氧状态，而无法使密集架内空气呈无氧状态，无法确保灭火效果。在使用密集架的20个单位中有3个使用的是气体灭火装置，可能存在上述问题。如果是自动喷淋或高压水雾又无法进入密封效果良好的密集架，达不到灭火的目的。在使用密集架的20个单位中有11个使用的是自动喷淋或高压水雾装置，可能存在上述问题。最后，密集架高度较高，身高较低的工作人员在库房遇险时无法将上层的档案快速转移。由于调查没有涉及档案工作人员个人信息，这里无法给出有说服力的数据。

（作者单位：沈姣，广西民族大学管理学院 张予宏，郑州大学档案馆 来稿日期：2013-12-16）