新时期高校档案利用体会点滴

【摘 要】 高校档案利用是高校档案事业发展的动力，如何做好新时期高校档案利用工作，是摆在我们每一个高校档案工作者面前的重要课题，作者结合自己的工作实践，分析探讨了新时期高校档案利用的理念、特点、方法及发展趋势。

【关键词】 高校档案 利用 体会

近年来，随着高等教育事业的蓬勃发展和高校改革的不断深入，高校档案凭借它自身多年的沉淀和积累，为高校的教学、科研、管理和社会发挥着越来越重要的作用，笔者从事高校档案管理工作多年，结合自己的工作实践，谈谈新时期高校档案利用的几点体会。

1 树立服务观念，是做好高校档案利用工作的根本

高校档案利用工作，是以高校师生员工为服务对象，兼顾社会，以高校档案部门保存档案为服务内容，以阅览、复制、摘录、电话、信函、电子检索等多种方式为服务手段，以为高校教学、科研、管理和社会服务为目的，直接提供档案或经过编研的档案材料给利用者的一项服务性工作，要做好这项工作，首先要求档案人员树立全心全意为学校和社会服务，为广大师生员工服务的观念，要有不为名利、不怕辛苦、默默无闻、无私奉献的精神，面对各方面人员查阅档案的需求，本着“利用者第一”的宗旨，做到百问不烦，百查不厌，最大限度地满足他们的要求。近几年来，我校开展了一系列大的活动，档案利用率较高，收到了很好的利用效果。比如：2007年11月教育部专家组对我校进行了为期一周的本科教学评估（评估结果为优秀），为迎接这次评估，全校各部门均到档案室查找利用档案，2006、2007两年利用档案共计1500余人次，查阅利用档案9000多卷，其中为评估办准备的支撑材料就有76盒；2008年11月我校建校五十周年校庆，学校出版了《湖北中医学院校史1958～2008》、《校友名录》、《宣传画册》等一系列资料，并对校史馆内容进行更新，档案室同志除了提供大量的档案材料外，还参加了校史编写工作，2008年利用档案540人次，查阅利用档案6580卷；2009年是我校申办湖北中医药大学关键的一年，学校抽出专人准备申报材料，档案室提供了大量的档案信息，2010年经教育部批准，我校由原来的“湖北中医学院”正式更名为“湖北中医药大学”；2006、2008、2011年全校进行了三次干部竞聘，2010年首次实行岗位设置与聘任，利用了大量教职工个人档案信息，如考核、任职、奖励、科研成果等材料。多年来，我校档案室同志有着强烈的事业心、高度的责任感和良好的职业道德，树立了全心全意为利用者服务的观念，热情接待每一位档案利用者，不厌其烦地为他们查找档案，在人员少、任务重的情况下，克服重重困难，为学校和社会提供了多层次、全方位、高效率的档案信息服务，为我校各项活动取得圆满成功奠定了良好的基础。

2 领导重视，是做好高校档案利用工作的保证

领导重视是做好档案利用工作的保证，领导者影响力最强，领导要带头重视档案工作，把档案工作列入议事日程，写进单位的规划里，落实到具体的行动上，经常深入档案部门，了解具体情况，实实在在地解决好档案工作所需的人员、库房、设备等问题。对档案人员既要严格要求，又要关心爱护他们，帮助他们解决工作、生活中遇到的各种困难，有了领导的关心、支持和帮助，档案人员工作的积极性和主动性才能充分调动起来，才能做好档案工作。

我校领导十分重视档案工作，建立了由校长分管、校办主任主管、以综合档案室为中心的档案管理网络，成立了《档案工作委员会》、《档案安全工作领导小组》、《档案行政执法工作领导小组》、《档案鉴定销毁工作领导小组》，对全校的档案工作进行指导和检查。学校领导对档案室的经费投入给予了倾斜政策，配备了档案管理所需的设备，具体如下：（1）安装了烟雾自动报警系统；（2）将原库房的木制隔墙和门全部换成防火板材料，电线全部更新；（3）将窗帘、铁门、铁窗全部更新；（4）将木柜换成密集型档案架84组；（5）购置柜式空调六台；（6）配备复印机两台、A3双面扫描仪、电脑、打印机、传真机、碎纸机、防磁柜、去湿机、报警器等设备。此外，学校每年都安排档案人员进修学习，提高他们的业务素质等等。多年来，学校领导在人力、财力、物力上给予档案工作大力支持，使我校档案在学校教学、科研、管理及社会的各项工作中发挥了很大的作用。

3 掌握高校档案利用者的需求特点，是做好高校档案利用工作的关键

档案利用工作是高校档案部门发挥作用、实现档案价值的一项重要工作，做好这项工作的关键在于掌握高校档案利用者的需求特点，不同类型档案利用者的需求特点是不相同的，高校档案利用者可分为以下五种类型。

3.1 学生

包括在校生和毕业生。他们是高校档案利用的主体，主要利用的是教学档案，包括学籍卡、成绩单、录取名册、毕业名册、学位名册、毕业生派遣名册、学位论文、导师评语、论文评阅意见书、答辩委员会决议、论文以及休学、复学、转专业、奖励、处分等有关材料，其中录取名册和成绩单利用率是最高的。

3.2 管理人员

各职能部门管理人员的档案需求是不一样的，比如：教务处管理人员主要利用上级和学校有关教学工作方针、政策、管理办法、规章制度、学科建设、专业设置等等；人事处管理人员主要利用上级和学校有关编制、职称评定、岗位设置、机构设置等材料。各部门管理人员利用档案的内容与他们的业务工作紧密相联，尤其利用经过编研的专题资料。

3.3 教师

他们肩负着教书育人的重任，主要利用教学计划、教学大纲、任课教师申报表、教学经验交流、教学评估等材料。

3.4 科研人员

他们承担着高校科学研究的重担，主要利用上级有关科研课题的批文、学校有关科研的管理制度、管理办法以及他们完成的科研课题材料、获奖材料等等。

3.5 其它人员

主要是指用人单位、省就业中心、教育部学位中心等等，他们要求对学生的毕业证、学位证、成绩单进行认证，要求档案部门出具相关证明，主要利用的是录取名册、毕业名册、学位名册、学生成绩单等等。

4 丰富档案馆藏，是做好高校档案利用工作的前提

档案利用工作是建立在档案信息储存量大、门类齐全、资料完整、载体质地优良基础之上的，做好档案收集工作，丰富档案馆藏，是做好档案利用工作的前提。我校建立了档案收集工作网络和严格的档案收集工作制度，在做到每一个部门都有1～2名兼职档案员负责本部门档案材料的收集工作，确保上下收集渠道畅通的同时，做到定职、定责、定时间；档案人员密切关注学校的总体活动和工作部署，对学校重大活动形成的档案材料亲自上门收集；注重纸质档案与相应电子档案的同步收集以及各种载体档案的收集，确保档案材料的完整。

近年来，随着计算机、网络技术的快速发展，无纸化办公已成为办公化现代化的主要内容，它给档案的收集工作带来新的挑战。目前，存在着有少数上级文件有正文无附件的情况，我们档案人员加强了对各部门归档材料的检查验收工作，特别是党办、校办交来的上级文件。例如：我校校办2011年交来的湖北省教育厅下发的鄂教高〔2010〕22号文件“省教育厅关于公布2010年高等学校省级教学研究项目的通知”，文中最后指出：“本文除正文外，附件中的名单不印发文字稿，各校可在省教育厅政务网（http：//）或湖北省高等学校教育教学公开平台（http： //）查阅下载”，附件“2010年湖北省高等学校省级教学研究项目”是非常重要的，教师评职称、竞聘专业技术岗位等都需要利用这份文件，校办兼职档案员归档时只交了正文，我们检查发现后，从文中的网址下载了附件，并与正文一起保存，确保了这份文件的完整性，为档案的利用奠定了良好基础。

5 加强档案编研，是做好高校档案利用工作的方式

档案编研工作是以档案馆（室）藏档案为主要对象，以满足本单位和社会利用为主要目的，在研究档案内容的基础上，对档案进行不同性质、不同层次的加工，编制检索工具、编辑档案史料汇编以及编写史志资料等等，为本单位和社会服务的一项工作，它是做好档案利用工作的重要方式。我们档案室结合我校的实际情况，编制了各种门类简便易查、切实可行的检索工具。如总目录、全引目录，分类目录、专题目录、文件字号索引等等，大大方便利用，缩短了调卷时间，提高的检索效率。我们还编制了《全宗介绍》、《档案室指南》、《湖北中医学院历史沿革及现状》、《基础数字汇编》、《历届党政干部一览表》、《专业设置一览表》、《退休人员一览表》、《调进调出人员一览表》、《受上级表彰先进集体先进个人一览表》等等；参加编写《湖北中医学院校史》、《湖北中医学院科技成果汇编》等等；每年参加编写《武汉卫生年鉴》（从1986年至今），供稿内容有：学校概况、领导班子成员表、科研机构一览表、科研成果汇编、正高人员名单、医学期刊登记表等等，全面反应了我校的情况，这些编研成果为学校和社会提供了系统、完整、适用、全方位、多角度的档案信息服务，特别是在近几年我校一系列大的活动中发挥了重要作用[1]。

6 实行档案利用网络化服务，是高校档案利用工作发展的趋势

随着计算机技术、网络技术、通讯技术等高新技术的广泛应用，互联网已成为人们获取各种信息的重要途径。高校档案工作的最终目的，是提供档案利用服务，档案部门利用互联网提供档案信息服务，是高校档案利用工作发展的趋势，也是社会经济和科技发展的必然。近年来，全国各高校都建立了校园网，档案馆都有自己的门户网站，档案馆网站已成为高校档案部门提供档案信息服务的重要窗口，其内容主要分为：本馆概况、工作动态、服务指南、专题展览、法律法规等信息，只有部分网站具有网上检索服务功能，但主要集中在目录查询，实行全文检索的高校很少，如上海交通大学等，实行了档案服务的网络化，提供了自定义查询、全文信息查询功能，实现了跨门类、跨年度、跨载体等全方位的档案信息查询和利用；部分档案馆网站开通了“网上咨询”栏目，而且具有互动功能，以便更好地收集分析和回复档案用户的问题，提供高质量的档案信息网络服务，如浙江大学等；有的高校以邮件形式与用户进行沟通和答疑，每天都有专人负责回复邮件，而且还比较及时，收到了很好的效果，得到了师生的好评，如武汉大学等。我校档案室已将1990～2010年档案文件级目录输入计算机，在档案室利用计算机进行目录查询。我校投资近三万元购买了A3高速扫描仪，准备对开放档案进行全文扫描，依据破损、老化、利用频繁档案优先扫描的原则进行，并将其放在档案室网站上加以利用，为网上检索提供丰富的档案信息来源[2]。

7 变被动服务为主动服务，是做好高校档案利用工作的方向

在高等教育事业和科学技术飞速发展的今天，高校档案利用工作必须跟上时展的步伐，档案人员要解放思想，更新观念，打破传统的服务模式，改变“坐等上门”、“你来我找”的被动服务观念，为利用者提供主动上门服务。档案人员要密切关注学校每一个时期的总体活动和工作部署，深入基层，了解各部门师生员工档案利用的需求，提供主动上门服务。其主动服务的形式主要包括：（1）在保密的原则下，进行档案馆藏情况介绍，提供档案馆指南、开放档案目录，帮助利用者了解档案馆藏情况，有利于档案的利用。（2）印发档案目录、档案编研资料给学校各有关部门，我校档案室在迎接本科教学评估期间，将《教学全引目录》赠送给教务处，将《科技成果汇编》赠送给科研处等。（3）档案馆根据各部门的利用需求，主动提供档案复制件。（4）在档案馆的网页上提供馆藏档案目录查询，提供档案资料，我校近年来的毕业生均可从校园网上查到在校学习成绩等信息。（5）必要时进行现场办公，解决基层工作中遇到的临时问题。我校迎接本科教学评估期间，学校从档案室抽出专人准备评估材料，由于档案人员掌握了档案室藏情况，及时准确地查找到评估所需的档案材料等等。总之，主动服务的方式是多种多样的，有待于我们档案人员不断探索，使高校档案在社会发展、学校改革中发挥更大的作用。

8 结语

高校档案利用是高校档案工作永恒的话题，在高校改革不断深入和网络技术快速发展的今天，它赋予了新的内涵，值得我们去深入探索，大胆实践，我们每一个高校档案工作者要开拓创新，以校园网为依托，搭建现代化的网络平台，提供公开的档案专题信息，实现开放档案信息的全社会共享，开创高校档案信息服务的新局面。

参考文献：

[1]王永平.高校档案利用服务中存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2005（1）：41.

[2]谢红星.珞珈兰台文集[M].武汉：长江文艺出版社，2011：160.