浅析OA系统在办公领域中的作用

[摘 要]OA系统是高校办公自动化一项必不可少的工程，是教育信息化建设的主要方面之一，是实现教育现化化的一个重要手段，OA系统作为电子办公的重要组成部分，对系统信息处理的要求越来越高。如何用好办公自动化系统，本文就根据高校办公信息化对OA系统的需求，作一简要剖析。

[关键词]OA系统 办公自动化 作用

中图分类号：TP 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）23-0351-01

随着社会信息化的普及和工作节奏的日益加快，有时依靠手工模式已无法满足办公自动化的需求，所以OA系统就应运而生，办公自动化是社会信息化的产物，在当前的科技领域中有很强的生命力，办公自动化系统能够提高工作效率，降低办公成本，规范办公制度，方便领导决策，越来越受到人们的重视，具有重要的经济和实用价值。

一、OA系统的含义

OA系统的英文全称是：Office Automation System ，意为办公自动化系统。从1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA系统在技术应用领域的深度与广度等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺少的核心应用系统。主要推行的是一种无纸化办公模式。是面向组织的日常运作和管理，是员工及管理者使用频率最高的应用系统，

二、OA系统的主要内容

OA系统在实际应用中，就是利用信息技术，使人们的各种办公活动由原来的手工转变为由计算机系统来完成，以达到提高工作质量和工作效率。尤其是大中型企业，用户是最需要的，这将是大中型企业实现信息化的高级基础。

一般OA系统有如下几大功能模块：（1）个人办公：给每个用户设立一个独立的登录介面，通过输入用户口令和密码进行登录。个人办公模块包括几个子模块：校内发文、上级来文、请示报告、印章管理、校内通知、每周安排、信息报送等。（2）会场管理：会场申请模块可以在会议室管理中进行审批，会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况，以方便用户查询和管理自己的申请。（3）待批会议：由列表可以看到，等待会议管理员的审批。至于已经批准的会议、正在进行的会议和未获批准的会议，以列表形式列出，供用户查询。（4）会议纪要：会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。对于管理员和会议申请者，可以修改会议纪要。（5）会议查询：会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。查询的结果以列表列出。（6）会议类别：？在会议申请中选择会议类别在此添加、修改、删除。

三、OA系统的作用

OA系统在高校已经普及，随着学校的发展和信息化建设的需要，学校管理层逐步意识到传统办公中存在许多问题：传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便；使用纸质文件，造成大量时间、纸张和耗材的浪费，效率低下；信息流转不畅通等造成的高成本，低速度；缺乏在资源共享所造成领导层的决策困难等。

我国高校管理过程中存在着多多少少的问题，这些问题看似虽小，但长期以往还是会对学校的发展产生阻碍的作用。而解决问题是建立在发现问题的基础之上的，所以选择一个能帮助高校去发现问题，并解决问题的OA系统辅助学校办公是必须的。OA系统的核心强调的就是办公的便捷方便，提高办公效率，实现地区性无障碍办公。OA系统对高校办公自动化的作用体现在：

1、共享资源

实现知识管理，使组织内的先进经验、技巧和知识得到最充分、最快速的共享利用； 共享、标准化各种生产、销售、财务、制度等文档和表单，实现无纸化办公； 及时得到通知、公告、新闻、情报等各种资讯，实现信息的畅通直达； 在资源网络中，任何人都可以直接检索自己需要的各种资源资料；各种资源可以设置访问权限，实现有级别的公开，保护核心资料安全。 2、规范流程 ：使办公流程清晰、规范、可控，可以保留流程，有据可查； 消除不必要的流程和环节，避免重复劳动，提高工作效率；领导层可在世界任何一个有互联网的地方随时查看下属部门工作状态及工作进程情况。跟踪监督以提高执行效率和力度，并提出批示意见。OA系统加快了信息传递，下发的通知、文件、任务可以在几秒内同时传达到相关的人员，无任何中间环节。员工的意见和建议都可通过OA系统在第一时间畅通无阻的反馈到领导层，领导层可以及时关注下属的工作状态，便于及时发现问题。，彻底消除信息传递中的阻塞、延误等情况的出现。同时也保证安全性和私密性，电子自动化办公、降低行政成本，实现无纸化OA系统办公，为学校减少了不必要的浪费。 实现办公流程的自动化，代替大量手工操作，解放人的创造性； 杜绝推诿和扯皮现象，使每个人责任清晰，约束其迅速执行； 不同的流程和表单可以同步、共享、交叉、分流、合流，实现协同办公。 3、推动执行： 清晰每个人的责任和计划、目标、任务，工作透明化，自我促进完成；方便监督、指导和沟通、反馈机制，及时发现问题、解决问题； 随时得到最好的资源、知识、经验，利于协同合作，创造工作的最优化环境；避免低端和重复性工作，解放束缚，将人的创造性发挥最大价值； 提升自信，释放活力，以先进的办公方式促进人员素质的提升。

OA系统办公自动化是学校发展的必经之路，实施和完善OA系统的根本目的不仅是帮助学校建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进学校的制度与文化、人与组织的和谐发展。