财务管理流程的思考

一、助学贷款管理工作分析

高校学生助学贷款发放机构有两种：一是国家开发银行等金融机构将贷款通过支付宝汇至高校开户行，简称支付宝形式；另一种形式是由学生生源地金融机构（或机构）汇至高校开户行，简称非支付宝形式。其中非支付宝形式是由学生家庭所在地的金融机构（或机构）逐个给贷款学生发放和汇款至所在高校，一个贷款学生对应一张银行到账单，银行到账单中的关键信息主要是付款人、信用社名称和贷款金额，辅助信息是款项到账日期、附加信息和用途。再加上以下三方面的原因，使得这种形式贷款的确认是最困难的：一是学生贷款到账单没有贷款学生身份证号或者学号等唯一识别学生身份的信息，即便高校要求填写，通常汇款银行也不重视这些信息的添加；二是虽然大多数到账单的付款人是贷款学生本人，但是也存在贷款到账单中填写的付款人是学生家长或是信用社办事人员的情况，这给助学信用贷款的确认又增添了难度；三是有些高校贷款学生不仅包括本校学生，还包括本校下属财务独立的二级学院学生。支付宝形式是将一批学生的贷款通过支付宝汇至高校开户行，银行的贷款到账单是汇总数，然后高校学生管理部门提供对应于该汇总数的贷款学生明细单，银行到账单中关键的信息是附加信息和用途中标注的编号信息，该信息对应学生管理部门提供的贷款学生明细单的编号。相对于非支付宝形式，这种形式的贷款确认相对简单。只要银行的到账单和学生部门提供的学生贷款明细单的编号能一一对应，该批贷款就初步确认了，因为学生处的明细单中有贷款学生的关键信息比如学院、专业，甚至部分学生的学号已经确定，对于不存在学号的学生只要按照贷款学生的学院和专业确认其学号，确认学生的学号相对比较简单。

二、助学贷款财务管理现状及存在的问题

河北省某高校在校生近3万人，其中2012年贷款学生1000多人，并且呈逐年递增趋势，该校使用的是上海科发学生收费管理系统，该系统独立于财务管理系统，自成体系。为管理方便，该校以学生学号作为学生身份的识别码。只要确认了每笔贷款对应的学生学号，贷款就被确认。助学贷款从收费管理角度看可分五个环节：确认贷款学生学号抵贷款人学宿费若有剩余，给学生退款整理银行到账单交核算科入账助学贷款明细表，以备存档。这其中最关键的环节是确认贷款学生学号，因为学号如同学生的身份，在高校是唯一的识别码，确认了学号，也就确认了该生的贷款，如果贷款学生学号有误，此环节以后的工作都是徒劳，因此必须确保学号的正确性。由于非支付宝形式的助学贷款与支付宝形式的助学贷款情况更为复杂，因此以非支付宝形式为例介绍具体操作流程，非支付宝形式参照其中部分流程执行即可，见图1。根据助学贷款财务管理目标，大多数高校目前的做法是通过以上流程逐个核实学生学号，再将确认后的贷款逐个录入学生收费管理系统，如果贷款金额有剩余，则需要逐个通知贷款学生零星退费。这样的做法主要有两个方面的缺陷：一是由于大量的人工干预不仅效率比较低下，而且出错几率比较大；二是收费管理部门和核算部门面临繁重的入账和退费工作。

三、助学贷款财务管理流程的优化

基于以上问题，笔者将数据库分析的方法融入现有管理流程，将助学贷款的确认和退费工作由逐个处理改进为批量化处理。具体做法如下：（一）从高校开户银行获取贷款到账单，确认贷款学生学号该阶段需要的相关资料是高校学生收费管理系统信息、贷款银行到账单，学生处提供的贷款合同明细单。由于到达本校的助学信用贷款中存在财务独立于本校的二级学院学生的贷款，因此确认过程中要注意本校学生和二级学院学生重名的情况。具体操作如下。1.初步确认学号在高校收费管理系统中确认贷款学生的学号：如果该生在学生收费管理系统中是唯一的，则直接确认该生学号；如果该生有重名或者是不存在，需在学生处提供的学生贷款申请合同明细单中确认学生的学院和专业，如果是本校学生则根据学院和专业确认其学号，如果不是，则根据申请合同中所提供的学校进行分类管理。将初步确认学号的贷款学生登记成表———学生贷款登记表1。2.审核确认学号由于学号的确认至关重要，因此有必要对所确认学号进行进一步的审核。河北省某校的做法是：从收费管理系统中导出所有在校生的学号和姓名形成学号姓名表，其中有重名的学生姓名只出现一次，该表记录在校生的重名次数，这样将学生贷款登记表1和学号姓名表以姓名为关键字进行连接生成新表———学生贷款登记表2，如果某姓名重名次数为1（表示该姓名只出现一次，也就是没有重名的情况），将两个表中的学号进行比较，若一致，说明所确认学号无误，若不一致，则需核对相关信息比如学生贷款登记表中登记的学生姓名是否有误等以便确认该生学号；如果重名次数大于1（表示该姓名至少出现两次，也就是至少有两个人的名字是一样的），则通过该生有重名或者是不存在的情况再次核对一下即可，以确保贷款学生学号的正确性。3.特殊情况处理这里的特殊情况指的是本校没有重名的学生和二级学院的学生重名。如果出现这种情况，按照前两步的方法是无法排除的，因此，必须采取相应措施。其方法是：将经过前两步处理的学生贷款登记表2和学生处提供的贷款合同明细单中的二级学院的学生表按照姓名进行连接检验，如果二级学院的学生姓名出现在贷款登记表中并且该学生在本校没有重名，必须将该生的贷款到账单与学生处的贷款合同明细表再次进行核对，根据生源地等信息确认该生是本校学生还是二级学院学生，根据相关信息更新学生贷款登记表2。（二）缴纳贷款人教材费、学费和住宿费将收费管理系统的数据更新至最新，将该系统中所有学生的缴费情况导出形成缴费情况表，字段包括学号、姓名、学院、专业、实缴数、欠缴数（该数据可分成若干年度欠缴数）；然后将学生贷款登记表2和该导出表以学号为关键字进行连接，生成新表———某某年助学贷款登记明细表，字段包括导出表所有字段及学生贷款登记表中的贷款金额及生源地信息。通过贷款人实缴数、欠缴数和贷款金额确定该生本次实缴数（按年级分为若干字段）和退款数。最后根据本次实缴数导入学生收费管理系统，完成助学贷款缴费环节。（三）若有剩余，批量退款根据上一环节生成的某某年助学贷款登记明细表中的退款数等信息给需要退费学生进行批量退费。由于目前大多数高校都实行无现金报账，因此可按学院统计退费学生的卡号，实现将多余贷款批量退至学生银行卡内。具体操作是：按学院统计各学院的退款名单，将该名单通过邮箱发往各学院统计退款学生的银行卡号，要求各学院在规定时间反馈信息，其中包括电子表格和纸质表格，纸质表格必须有退款学生的亲笔签名，有相关人员（比如辅导员）签字，并加盖学院公章。将各学院反馈信息进行整理，批量发给资金科完成批量退费过程。注意此环节有可能出现退费不成功的情况，具体有以下几种：一是学生姓名和卡号使用人的姓名不一致；二是学生卡异常，无法退还；三是卡号不在银行处理范围内。（四）整理贷款到账单交核算科入账目前，河北省某校运用的是上海财大的财务管理软件系统，该系统中财务管理系统和学生收费管理系统为两个分立的系统，独立运行，因此，贷款到账单必须交核算科另行入账。由于前台核算入账考虑到对账问题，学生贷款对应的银行到账单需要逐笔录入财务核算系统，因此，如果将所有的贷款到账单一次入账，会给前台入账造成困难。以河北省某校为例，一次处理助学贷款1000多人，如果将这些单据都一次入账，其工作量可想而知。因此，必须将这些单据进行分组以便前台入账，一般每笔入账单不多于30张。（五）打印某某年助学贷款登记明细表，以备存档关于支付宝助学贷款的确认过程应比照非支付宝助学贷款确认过程，而且由于每笔支付宝到账单与学生处提供的明细单是一一对应的，因此这种形式的贷款在确认贷款人学号的环节比非支付宝形式要简单得多，其余环节比照非支付宝形式进行处理即可。

四、优化后财务管理流程的优点及不足

该流程通过引入数据库分析的方法，减少了人工干预因素，增加了更多的批量处理因素，不仅提高了助学贷款的确认准确度和学生收费管理系统的数据录入效率，而且能及时将贷款剩余款项退还贷款人，减少了高校收费部门日常的零星退费业务和核算部门退费做账的工作量。但该流程也存在不足，主要体现在两个方面：一是在该流程第一部分中的前两个步骤“初步确认学号”和“审核确认学号”，工作存在重复；二是该流程中仍存在较多的人工干预因素，比如重名次数大于1的学生学号的核对以及本校学生和二级学院学生重名情况下，学生的具体确认等。如何避免重复工作，尽可能多地减少人工干预因素，将该管理方法编写成一个助学贷款收费管理软件是需要进一步研究的问题。

作者：武迎春 王杰敏 单位：河北师范大学财务处