OA系统对高校行政公文处理的影响

摘 要：近年来，随着社会经济的快速发展和计算机技术的广泛应用，OA系统借助计算机网络平台以及相关信息化手段，在高校行政公文处理过程中，发挥着非常重要的作用，不仅工作质量有所提升，而且工作效率也有了大幅度的提高。较之于传统的人工处理模式，OA系统中的行政公文主要以电子形式流转，既省事高效、有不容易出错，因此是当前高校行政公文处理过程中不可或缺的重要工具和手段。本文将对OA系统中的高校行政公文处理系统建设进行分析，并在此基础上就OA系统对现代高校行政公文处理的作用、影响做出研究，以供参考。

关键词：OA系统；高校行政公文处理；建设；作用；影响

中图分类号：TP317.1

所谓OA系统，实际上就是我们常说的办公自动化系统，目前对其定义尚无统一定论，其内涵主要是基于计算机网络系统、信息处理技术。如图1所示。

在网络通信技术的应用过程中，可以使部分或者所有的办公业务借助计算机、信息网络设备以及工作人员操作，来实现文件处理、日常事务处理以及相关信息管理等活动，这是一个自动化管理的过程，从而实现了无纸化、规范化以及自动化公文处理目标。OA系统的引入，可以实现高校行政公文处理的信息化、自动化，对于提高管理绩效，效果非常的明显。

1 基于OA系统的公文处理及注意事项分析

实践中可以看到，高校行政公文处理过程，采取的是流水作业方式，基于OA系统的公文处理模块建设过程中，首先应当明确工作思路和程序，并在此基础上建立和完善工作流程。比如，国内某高校OA系统中的行政公文处理流程，共有l4个工艺环节，即部门拟稿、领导审稿、部门会稿、秘书发送、办理人、分管主任核稿、校领导会签、主管校领导签发、登记与编号、文印室制版、拟稿人校对、文印室出文以及秘书科分发到单位和存档。在明确工作流程、节点控制责任人以后，基于OA系统的高校行政公文处理框架就基本上形成了。在此过程中，还要注意以下事项：

1.1 登记过程中的注意事项

实践中，外来、内部文件信息录入过程中，最初阶段均需要对行政公文信息进行登记和备案，这对于日后的查询与信息管理非常重要。对于普通高校而言，OA系统采用的都是本地登记、在线登记有机结合的方式。其中，本地登记是在本地进行表格制作，并将行政公文中的信息（比如收文时间、标题以及文号和数量等信息）准确的录入系统之中，以备日后的查询与归档操作。对于在线登记而言，即在OA系统中准确的录入相应的公文信息，其内容和本地登记基本一致，登记列表可通过OA系统自动生成，然后以EXCEL格式将其导出，以便于在线归档。

1.2 呈批过程中的注意事项

呈批过程中，应当严格按照相关手续和规范进行操作，并且按照相关规定的程序和要求，对文件进行逐渐呈批，尤其是办公室文秘部门应当照其职责进行分工操作，由领导批示相关内容，然后进行呈送，坚决避免随意选择、或者越级呈送。OA系统中，还要严格限制其权限、流程规则等，明确不同岗位处理权限，做好高校行政公文的处理流程管理工作，以免影响公文处理质量和效率。

1.3 运转过程中的注意事项

基于OA系统的公文处理过程中，应当严格其执行运转流程，确保高校行政公文的有效处理。其中，应当注意两个问题，即公文处理流程、执行管理。在流程运转之前，应当充分征求各方意见，并在具体实践中对其进行改进和完善，对公文处理途径进行优化创新，从而达到理想处理效果。同时，还要对执行管理人员提出更高的要求，要求其必须有高度的责任感、熟练的办公技术，可以有效承担OA系统运转过程中的行政公文处理重任。

1.4 归档过程中的注意事项

在行政公文处理与归档过程中，应当严格落实相关机制，尤其要做好加急公文的处理工作，安排好时间、程序。对于在规定时间内容没有处理好的行政公文，应当加紧督办。实践中可以看到，由于受技术条件的限制，目前国内很多高校的OA系统行政公文归档处理过程中，所采用的多是双模制，即纸质与电子两种形式相结合的归档方式。在办公自动化系统中，最基本的归档功能即可实现在线归档，而且效率也比较高，但由于并非所有的公文均具备归档价值，因此可在该系统中与档案管理相对接，当提交后再分类归档。

2 OA系统对现代高校行政公文处理的作用和影响

基于以上对OA系统公文处理及注意事项的分析，笔者认为OA系统在现代高校行政公文处理过程中发挥着非常重要的作用，同时也对高校行政公文处理以及办公活动产生了巨大的影响。

2.1 跨平台信息处理与自动化

基于OA系的高校行政公文处理技术应用之前，主要依赖于文书办理人员，从文件拟稿开始，到最终下发，整个过程中文件的流向均要靠登记薄的跟踪，而且呈送批转也要靠送，文件靠通知下发的方式，难免会影响其质量和效率。在利用OA系统后，高校的全部行政公文流程均以计算机网络形式来实现，操作简便，只需登录到预设的OA系统即可完成公文处理工作。同时，该系统的应用，对行政公文的催办，确保其不积压、不耽误以及不拖延等，具有非常重要的作用，不仅缩减了工作环节，而且还提升了办公质量与效率。

2.2 行政公文处理流程的规范化

OA系统在高校行政公文处理过程中的有效应用，可以促使公文处理流程的规范化。通过对OA系统程序的严格控制，可确保高校行政公文拟制活动的规范化。OA系统的应用，则可以有效解决上述问题，它通过对程序的严格控制，设定必填项目内容，并且对主题词、文件编号等项目，更应当加强重视，辅以适当的参照系统，使其实施自动化登记，这样一方面可以对办文单项目自身的完整性进行有效控制，另一方面也可以实现规范操作之目的。同时，OA系统对程序的严格控制，可以确保公文处理过程中能够严格按照相关流程进行操作，这与纸质办公操作产生了巨大的差异性，因为其程序是设定的，所以任何节点上的工作人员均不可跨节点进行操作，这种以程序规范流程的方式，可以有效确保文件在控制过程中的有序性、规范化。

2.3 OA系统可以确保高校行政公文处理的实效性

通过对OA系统的应用，可以确保高校行政公文直接发送至用户。这于传统的纸质办文时代有过之而无不及，在传统模式下，下发文件均需通过各院系、秘书等，在通知后进行主动领取，然后进行二次转发，很容易出现漏发或错发现象，进而影响工作开展，责任相互推诿现象非常的普遍。然在OA系统应用模式下，可直接将文件发送至用户手中，并提醒其及时进行阅处，同时还可以通过日志系统的应用，监督用户查阅时间，保证公文处理的实效性。

3 结语

作为一种高效的公文处理技术，OA系统在现代高校行政公文处理过程中发挥着非常重要的作用，但OA系统的应用若想成为一种长效机制，仍需从制度上加强保障和创新。OA系统对高校行政公文处理的作用和影响都是非常显著的，但其广泛应用之路依然任重而道远。

参考文献：

[1]薛宏.高校OA系统电子公文高效运转机制初探[J].办公室业务，2013（11）.

[2]崔海莉.高校OA系统形成电子文件归档程式初探[J].档案，2010（01）.

[3]牛丹梅，丁一.基于Web的高校办公自动化系统安全性设计[J].计算机与数字工程，2009（02）.

[4]熊俐嘉，.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2012（16）.

作者单位：淮阴工学院，江苏淮安 223003