怎样才能及时\准确与KA商超结算

如果你不得不与一个很强势的家伙合作,那起码要了解对方的游戏规则才可能保护自己的利益。

KA商超是重点零售客户的简称,指大型连锁超市、卖场,单店面积至少3000平方米以上,商品种类齐全,能满足大多数人的一站式购物需求,人流量大,经营状况良好,比如沃尔玛、家乐福、百佳、联华,华联、人人乐等。

由于KA商超的重要地位,他们在和供应商的业务交往中往往是双方交易规则的制定者,其中一项重要的业务,就是供应商与KA商超的结算,也就是双方在业务交往中发生的货币收、付业务的清算。

供应商和KA商超之间的业务主要由销售人员进行,为保证顺利结算回款,销售人员务必充分了解《供销合同》和KA商超的结账规则,在正确的时间做正确的事情,把握好结算中的各个时点开展工作,并及时、准确传递各种结算单据。

KA商超结算中的名词定义及规定

知己知彼,百战不殆。虽然各KA商超系统的名词定义及规定不尽相同,但也存在行业约定认可的定义。

实销实结与月结

“实销实结”与“月结”是供应商和KA商超最主要的两种结算方式。

实销实结是指KA商超向供应商购入的商品,在一定周期内按实际销售量来结算货款。也可以解释为:KA商超在一定周期内销售了多少商品,就和供应商结算多少商品的货款。由此可见,采用这种结算方式,KA商超和供应商之间是一种代销的关系,只有KA商超把商品卖给消费者之后,商品产权才从供应商转移到KA商超,而KA商超内的库存商品产权仍属于供应商。

采用实销实结的结算方式,KA商超会在一定的周期(往往是一个月)后给出“结算清单”,这份清单上显示本周期实际销售的数量、金额,要求供应商按照这个金额开具发票、予以结款。

月结是指KA商超向供应商购入商品时,按月结算货款。也可以解释为:KA商超在一定周期内购进了多少商品,就和供应商结算多少商品的货款。由此可见,采用这种结算方式,KA商超和供应商之间是一种经销关系,当商品移交给KA商超之后,商品产权就从供应商转移到KA商超,KA商超内的库存商品产权属于KA商超。

采用月结的结算方式,KA商超会给出一个结算期(往往小于或等于一个月),供应商按当期的供货及退货和KA商超对账无误后,开具发票,予以结款。

其他的结算方式还有“现结”等。现结是指KA商超向供应商购入商品时,货到即付款的结算方式。这种方式一般不会被KA商超采用。

A、B、C扣

A、B、C扣是供应商给KA商超的销售优惠或促销费用的三种支付方式。A扣是指扣货款抵增值税发票;B扣是指汇款支付;C扣是指扣货款不抵发票。

例如,甲供应商1月应和乙KA商超结算货款10万元,根据《供销合同》供应商应给KA商超5%的折扣,此折扣在开增值税发票时扣除;另外供应商本月应支付KA商超两笔费用:节庆费用10000元和DM费3000元,双方约定节庆费用从KA商超付给供应商的货款中扣除,DM费由供应商支付现金或电汇给KA商超。

因此,本月供应商开具增值税发票金额为:95000元(100000×),收取货款85000元(95000-10000),支付现金3000元。此例中供应商支付了三笔销售优惠或促销费用:A扣――折扣5000元(100000×5%);B扣――DM费3000元;C扣――节庆费10000元。其中A扣KA商超不出具发票,B扣和C扣KA商超应出具发票。

账期

账期是指双方交易中供应商提供了商品后,KA商超需要在此期间内付款的时间。账期本身是一种信用贷款(应收款)的到期日条款。

在《供销合同》中供应商和KA商超都会约定“账期结算”,如“实销实结30天”,“月结45天”,“货到60天”,或 “甲方(KA商超)对账日为每月3日至8日,结算日为每月16日至25日,逾期未能结算延至下一个结算日。”

账期为货到n天的,是从KA商超收到货开始计时;账期为实销实结n天的,是从盘点日开始计时;其余账期是从KA商超收到供应商开出的有效发票开始计时。而供应商开票时间取决于和KA商超的对账时间,同时KA商超还会约定每月或每周的付款日,如每月的10日和25日或每周五为付款日。若把所有时间计入,从供货到KA商超付款要经历的时间为:供应商供货后到与KA商超对账天数 + 对账无误后供应商开票到发票交KA商超验收天数 + 合同约定月结账期天数 + 账期后到KA商超规定付款日天数。因此,供应商要把握好上述各个时间点,才能按时收款。

结算单据

结算单据是供应商和KA商超双方认可用于结算的供货单、退货单、调差单、对账单等。供应商按KA商超的订单送货,按KA商超通知退货,双方交接商品后,双方签字(章)确定的供、退货单成为双方结算的凭据。调整商品价格时,由KA商超出具调差单交供应商确认。在对账期,KA商超出具对账单和供应商核对账目。

各KA商超系统对结算单据的要求不一致:有的KA系统要求按对账单开票结算,不需要交回结算单据原件;有的KA系统则需要交回结算单据原件,如果结算单据一旦遗失,结算会非常困难。所以,供应商应根据各KA商超系统对结算单据的要求,制定内部单据交接、保存责任制度,加强对结算单据的管理。

结算中的主要问题和预防办法

结算超时

应该说,绝大多数KA商超会按照和供应商签定的《供销合同》规定按时付款。出现KA商超不按时付款的现象,原因往往是供应商违反了KA商超的某项规定。所以供应商的业务人员应该找出延迟付款的原因予以纠正。

供应商常被罚款

供应商被KA商超罚款的原因有很多:销售产品价格维护差,供货和退货不按时间要求,消费者投诉处理不力,产品外观不符合规定,供应商导购管理不善,促销活动违规等。供应商被罚款,同时还会影响到正常结算以及在KA商超中的商誉,所以应该制定相应的内部规章制度,对相关业务人员的行为进行规范和约束,使每一项业务都有人负责,每一笔KA商超的罚款都能找到对应的责任人承担责任。

账目不清

KA商超是一个庞大的系统,和KA商超对账会存在以下问题:一是供应商往往只和KA商超系统中的部分门店签定《供销合同》发生业务,要和KA商超对账,只有通过KA商超的商务网或电话,沟通比较困难;二是供应商和KA商超的结账周期不同,供应商通常是每月的25日,而每个KA商超的结账时间不同,形成大量的未达账;三是供应商和KA商超业务中存在供货、收货、退货、价格调整、合同费用扣取、促销费用支付、罚款等因素,信息不对称时容易出现多记或漏记,再加上KA商超门店繁多、各系统对账格式不一、供应商财务人员往往依靠销售人员对账等原因,造成供应商和KA商超的账目很难对清。

因此,供应商在设置账目和核算程序时,不要以不变(企业的核算习惯)应万变(KA商超的结算规则),应针对不同KA商超特点,设置账目和核算程序,并增加辅助核算,以适应KA商超的结算规则,便于账目的核对和验证。

预防这些问题,供应商除了要仔细研究《供销合同》条款和KA商超相关规定,完善相应的内部规章制度,以及针对不同KA商超特点设置账目和核算程序外,业务人员尤其要注意做好以下工作:

时点的控制

供货时点:KA商超对供应商供货时间有要求,同时会给一个供货处理期,处理期内供应商可调整订单,否则延时或送货不齐都会被处以罚款。如沃尔玛的规定是没有按时供货的商品含税金额,就是延迟罚款金额。

退货时点:KA商超对供应商退货时间也有要求,如“乙方(KA商超)在销售甲方(供应商)提供商品过程中发现不合格品或滞销品时,乙方应及时书面形式通知甲方,甲方在接到乙方通知3日内退回其不合格品或滞销品。逾期未退货,乙方有权自行处理,其后果由甲方承担”。退货逾期KA商超有的会罚款,如百佳超市就要求超期退货按零售价计价退回。

对账时点:供应商通过商务网和KA商超对账,一旦发现KA商超记账有误,可到KA商超指定地对账。KA商超规定有对账期,若供应商过了规定对账期再去对账,KA商超基本不会受理,或提出根本无法实现的要求,如要到总部核对或通过电话核对。同时由于KA商超还有其内部稽查期,如家乐福三年内都可能通过内部稽查要求供应商调账,所以供应商应保存好相关结算凭证,以备事后查账。

开票时点:开票时间会影响到结算的速度,所以要及时按期开票。

支付费用的时点:前面讲到B扣需要供应商付现金或电汇,C扣要从KA商超应付货款中扣除。如果供应商没有按期付款,或KA商超应付货款不足以抵付C扣,KA商超的货款也不会付出。而且KA商超是按整个系统来衡量的,也就是说如果甲供应商没有支付乙KA商超某分公司的当期费用,那么甲也不会收到乙其他分公司的应付货款,直到甲支付费用为止。

供货量的控制

前面讲到,月结是KA商超按供应商的供货结算,同时KA商超会设置账期保证自己不会垫支货款。在实际工作中由于销售任务的压力,销售人员往往会向KA商超压货,造成供货量失控。

甲KA商超1月末应收到供应商10万元发票,于3月末支付。但付此10万元时,甲KA商超实现销售7万元(2+4+1),出现了KA商超收款小于付款的情况,原因是KA商超商品库存过大,达11万元,是该商品平均销量的近5倍。在此情况下KA商超会拒付供应商货款,要求该供应商调整库存。所以,供应商应控制供货量。

注意操作规范化

供应商还应注意操作的规范化,如KA商超对结算单、增值税发票的格式都有具体要求,比如家乐福要求增值税发票应将扣点单列,同时在备注中注明送、退货单据号;永辉要求按店开具发票;沃尔玛要求发票后附《结算付款表》,该表要按其要求格式填写并加盖公章。如果供应商出一点差错,KA商超都会退回发票,从而影响结算进度。

另外,KA商超对商品的包装、外观及条码,导购的管理,促销活动的开展等都有一系列的规范,需要供应商关注并遵守。