大型集团企业档案管理体系的构建

摘 要：结合某集团公司文章从档案管理体系构建的总体目标和管理架构、档案管理实施方法和步骤、实施保障措施等方面分析了大型集团企业档案管理体系的构建。

关键词：档案管理；大集团企业；管理体系

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）2-0072-02

F集团有限公司成立于1980年，是与特区同龄的总部经济企业，是某市目前仅有的两家总部经济企业之一。从成立之初的3 000元起家，最初的5人房地产经理部开始，到2010年底，F集团以房地产开发为主，以住宅地产、商用地产、物业管理服务、国际化教育配套、公益性生态环境建设、汽车贸易销售、创意文化传播等多元化全面发展的全价值链，形成房地产开发、金融投资业务、文教旅游业务、城市综合服务业四大业务板块，发展成为一家多元化控股企业集团，拥有资产总额550亿元，净资产250亿，员工总数超过5 000人。

随着资产规模不断发展壮大，市场上多元化的战略机遇层出不穷，F集团下属企业数量日益增多，到2013年止，拥有超过80家控股或全资子公司。但是由于发展迅猛、组织架构过快膨胀，内部来不及配备像样的档案管理工作队伍，仍停留在相对随意性和粗放化管理，导致了尽管集团总体上步入高速发展成熟期，而在档案管理方面则相去甚远。在现代企业管理下集团公司档案管理工作指的是集团公司档案的宏观管理和档案业务的内部微观管理。本文着重于构建集团公司的宏观管理体系。

1 F集团档案管理体系构建的总体目标和管理架构

1.1 F集团档案管理体系的总体目标

根据不同企业所在行业特点及发展程度不同，通过对F集团档案管理现存问题的综合分析，借鉴先进企业档案管理经验，结合F集团未来发展规划，我们提出了档案管理的总体目标：建立F档案信息中心，高效安全利用信息资源，力争一级甲等管理标准。

1.2 F集团档案管理体系的架构及主要内容

根据已经制定的档案管理体系的总体目标，结合F集团档案管理现状和特点，在综合评估适应未来管理需要的各项管理制度的基础上，提出了档案管理体系的架构及其相关内容。

1.2.1 体系组织架构

集团下属各分公司设专门档案管理员，每个管理员负责不同的管理工作。

1.2.2 管理职责定位

集团档案管理员：以编章定规、监督检查、指导服务为主，分类整理以集团名义发文呈文的所有资料及被委托档案。

下属公司档案管理员：分类整理档案，统筹指导分支资料员，参照集团规范编制细则，接受集团档案室监督指导。

分支兼职资料员：收集、简单整理资料，登记台帐，定期移交档案室审核入库。

1.2.3 管理模式与主要业务流程

①管理模式：统一领导、分级管理、统一方式、定期报备。“统一领导”是指集团档案室负责履行集团档案工作的宏观管控职能。“分级管理”是指以公司为单位实行档案集中统一管理；由于公司的所有制、规模、管理形态及经营范围的不同， 可以建立自己的档案管理机构， 也可以委托集团公司档案室集中统一管理。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化；即由集团统一制定档案管理制度和相关标准，各子公司根据本单位实际情况，制定档案管理办法或细则；参照集团的档案分类方案示范文本，编制档案分类方案；与集团统一管理方式，如统一呈批文件台帐，或购买同一档案管理系统进行数字化管理等。“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。

②档案宏观管理流程如图1所示。流程描述了文件资料从收集、整理直至审核、入库的归档过程。

③F集团档案管理相关配套管理政策。为保证体系顺利运行，还需要一系列配套的制度支持和完善该体系，包括档案工作责任追究制度、文书档案管理制度、基建管理制度、专业档案管理制度、声像档案管理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅、借用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、档案库房管理制度等，还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案管理应急预案等。

2 F集团档案管理实施方法和步骤

①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理类档案及涉及商业机密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。

②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人员参加，到档案管理水平先进的企业学习。

③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。

④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平台和机会，每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活动，增进档案同行的互相了解、沟通，共同提高管理技能和水平。

⑤编制“档案管理体系人员名单”台账，并根据人员变化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务联系，随时解决他们遇到的各种难题，使档案在所有的企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，及时准确记录集团发展的每一个足迹。

⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。

⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工作规范测评标准》要求，参考档案局的《房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳入工作计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地为集团各项业务开展服务。

⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文档，严格要求新生文档。

⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程、设备档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。集团档案管理人员对归档文件进行明晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。

⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级做准备。

3 实施保障措施

①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。

②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的过程，是一个动态的循环机制，只有开始，没有结束，在实际工作中会随集团业务的变化而接触到不同的行业，因此需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档案管理规定和要求。

③加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关。

④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩效与岗位职责、责任追究制度相结合，将工作考评与档案管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证在员工内承受度下顺利实现。

⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中去，融入到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集团档案信息价值的最大化。

参考文献：

[1] 王伟新.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.

[2] 张泽芳.知识经济时代的企业集团档案管理[J].机电兵船档案，2011，（3）：18-20.

[3] 朱青杰，曾歆蕊.大型集团公司档案管理模式探讨[J].中国档案，2006，（7）：43-44.