外贸英语函电的语言特点及其写作策略

摘 要： 在国际贸易中，外贸英语函电是沟通的有效途径之一。外贸英语函电既要准确传达业务信息，又要塑造良好企业形象。本文就外贸英语函电的语言特点进行分析，并提出相应的写作策略。

关键词： 外贸英语函电 语言特点 写作策略

外贸英语函电是贸易双方传递商务信息、促进贸易关系的重要桥梁，是现代商务活动中效果显著、方便易行的一种常用交际文书。即便是在传真机、互联网等现代化通信工具日益普及的今天，商务洽谈大多还是会以信函的方式进行。质量上乘的函电能够促进贸易双方的相互理解，帮助商家达到预期的交流目的，同时也能够更有效地达成业务。了解外贸英语函电的语言特点，掌握相应的写作策略，对于拟写正确、规范且得体的外贸函电而言是十分必要的。

一、语言特点

外贸英语函电是在商务环境中运用的英语，与普通英语相比，具有独特的语言风格。总的来说，其语言特点可以归纳为以下几点。

（一）措辞礼貌得体

外贸英语函电撰写时要注意措辞，不要盛气凌人，尽量避免使用不礼貌、会令读信人产生不愉快情绪的词句。在书写之前就把握好语气，要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳，要立场坚定而又不失亲切。因此，外贸英语函电中会经常出现一些礼貌委婉的表达方式如：please，will you please，would you kindly，we shall appreciate it if，we are grateful that等，这类表达的运用会使函电中的意向表达更为礼貌得体。试比较下面一组句子：

a.Tell us more detailed information on your requirements.

b.Would you please tell us more detailed information on your requirements?

很明显，第二个句子的措辞要更为可取，也更能够得到对方的支持与认同。即使是传达负面的消息，也同样要注意遵循礼貌原则：

a.We inform you that we are unable to deliver the machines on time.

b.We are extremely sorry to inform you that we are unable to deliver the machines on time.

除此之外，这种礼貌的原则还体现在“以客为主（You-attitude）”的态度上。“以客为主”是指从收信人的角度考虑问题，例如：

a.We allow 6 percent discount for cash payment.

b.You earn 6 percent discount for cash payment.

这两个句子表达的含义相同，但是语气态度则不尽相同。第二句是从对方的角度出发去考虑他们能够得到折扣的问题，在这种语境下，“You earn”要明显好过“We allow”。

（二）表达清楚准确

所谓“清楚准确”，就是要保证所拟写的函电意思清楚明了，不会令对方产生误解。为达到这一交流目的，所有意思模棱两可、含糊不清的词句均应避免使用。当确定想要表达的内容之后，就应该用清晰、简洁的语句表达出来。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来。以下面句子为例：

As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles，we have bimonthly direct services.

由于此句中的“bimonthly”有两个意思，既可表示“一个月两次”，也可表示“两个月一次”，非常容易令对方产生误解，极有可能给双方后期的贸易带来一些本可以避免的麻烦，故应改为：

a.We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.

b.We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.

在下面一组句子中，由于only的位置不同，使得两个句子的意思也迥然不同：

a.We shall be able to supply 10 tons of this item only.

b.We shall be able to supply only 10 tons of this item.

only在第一句中修饰item，意即仅提供此类商品；而在第二句中则修饰50 tons，表示仅提供五十吨的数量。因此，函电的拟写者应注意句子中相关代词的准确性，以及修饰语的确切位置，确保信函中每一处内容都精准无误。

（三）用词专业严谨

外贸英语并非一种特殊语言，而在一定商务环境背景下，进行商务活动时需要使用一些专门词汇，我们称之为外贸英语词汇，外贸英语函电作为国际贸易中一种常用的沟通方式，其内容主要涉及商务公事，目的是商讨贸易各个环节并最终达成交易，因此它所使用的语言应该是正式规范的。在外贸函电中，我们可以看到大量的外贸英语词汇和商业术语，如贸易双方进行询问、答复、磋商的过程中，我们用inquire，offer，counteroffer表示询盘、发盘、还盘，用claim，draft表示索赔、汇票等。例如：

In your letter you request us to quote you C&F Kuwait price，including your commission of 3%，which has received our immediate attention.

在这个句子中，request，quote，C&F，commission这些词的使用，使得表述更具专业性，让文体显得更加正式规范，也更加符合国际贸易背景下的商务场合的需要。

在外贸英语函电中，为体现其正式规范的特点，会较少使用口语化的词汇，而多倾向于使用大量正式函电用语和复杂的介词短语，如用as per代替according to；regarding或者concerning代替about；forward代替send；inform或者advise代替tell等，这也正是外贸英语函电语言有别于其他信件文书的另一显著特点。

二、写作策略

（一）正确运用You Attitude

为拉近贸易双方的心理距离，外贸信函的写作要多采用You Attitude。所谓You Attitude就是将自己置于对方的立场上，充分考虑对方的需求、利益和感受，尊重并体谅对方，这样才能更好地促进贸易双方的进一步合作。因此，第二人称代词you和your常常出现在外贸英语函电中，以下面以组句子为例：

a.We shall give you special offers for orders not less than 5，000 dozen at a time.

b.You will get special offers from us for orders not less than 5，000 dozen at a time.

这两个句子所表达的意思相同，但第二句在情感上更容易为对方接受，因为写信人置于You的立场，从对方利益出发，使对方感受到了重视和尊重，从而更有效地促成贸易往来。

但是，运用You Attitude并不是单纯地表现为用You（Your）代替We（Our），更为重要的是对对方的关心和真诚体谅对方的态度。如果一味地使用第二人称而不分场合，也是不可取的。例如：

Apparently you misunderstood our order and shipped us the wrong products.

可想而知，这种将责任全部归咎于对方的盛气凌人的语气是很难让对方接受的。在这种情形下，如果采用We Attitude，使用第一人称代词，将会使贸易双方的关系更为融洽，也一定能够让贸易过程更为顺畅。因此不妨将以上句子改写为：

Apparently our instructions are not clear，with the result that the wrong products were shipped.

（二）适当使用模糊语言

外贸英语函电的表达应力求清楚准确，但并不意味着所有的外贸信函都要一味地清楚具体。在某些特定的情况下，适当使用模糊语言，表达笼统一些反而更好。需要明确的是，这种模糊语言不同于词义的含糊不清或模棱两可，或是对方不可理解的词语，而是采用较为委婉的方式表达自己的意愿或观点，避重就轻，语气和缓，从而能更好地维护同贸易伙伴的业务关系。如：

We assure you of the prompt delivery of the goods.

句中的prompt delivery正是对于模糊语言的策略性运用。供货方并未明确告知对方到底何时发货，因为表达太过具体反而不便于操作，可能会引发后期一些不必要的纠纷。再如：

We are unable to accept your offer as other suppliers have offered us more favorable terms.

在这个句子中，买方并未明确指出对方价格偏高，而是巧妙地运用other suppliers(其他供货商），more favorable terms（更优惠的条件）这些委婉的表述方式暗示自己的态度。因此，外贸英语函电的写作也要综合考虑其特定的语用功能。只要把握好外贸英语函电用词的模糊度，并能够在具体的商务环境中加以灵活运用，外贸信函的写作就会更得体、更完善。

（三）选用恰当句式

对于外贸英语函电而言，另一个行之有效的写作策略就是选用恰当的句式。在外贸英语函电中，贸易双方都需要通过信函来传递大量的业务信息，对贸易过程中与业务有关的各个方面加以解释或说明，因此陈述句的使用毫无疑问最为广泛。另外，在外贸的某些环节中，为使外贸业务能够得以客观履行，往往需要忽略动作的执行者，而只是突出动作的对象，从而减少个人感情或意愿的影响。此时，动词的被动语态就发挥了很好的作用，因而也可大量使用。例如：

a.You made a very careless mistake during the course of shipment.

b.A very careless mistake was made during the course of shipment.

很明显，与第一句的责备相比，使用被动语态的第二句所进行的客观陈述更能为对方所接受。

在外贸英语函电中，还要注意尽量少用否定句，因为否定句的表达过于直率，给人留下冒昧不敬、难以接近的印象，也有悖于礼貌、客气的原则，因此应尽量少用否定句。试比较：

a.We cannot fill your order because you failed to send your L/C.

b.We shall be glad to fill your order as soon as we receive your L/C.

需要指出的是，外贸英语函电通常不必要表达强烈的感彩，因而基本上不使用感叹句。此外，祈使句也很少出现。如有出现，祈使句所表达的意向也只是请求，而不是命令对方履行某种义务。在外贸英语函电中，疑问句一般不表示纯粹的询问或质问，而变为礼节性的征求对方意见，最显礼貌客气。

三、结语

综上所述，外贸英语函电的写作应遵循措辞礼貌得体、表达清楚准确、用词专业严谨等特点。只有掌握并灵活运用这些特点，恰当运用相关写作策略，才能写出一封行文流畅、礼貌得体的外贸信函，从而促成贸易双方的商务活动，并能使双方的交际更为和谐。

参考文献：

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