新形势下事业单位电子档案管理存在的问题及对策

摘 要：新形势下的电子档案管理工作是一项巨大的挑战，是新时代赋予我们的神圣使命。在信息化高速发展的今天，加强电子档案管理工作，即是适应时代的要求，也是推进电子档案管理向着更高、更好的方向发展。同时也是加强各行各业信息化建设的现代重要的一步。

关键词：新形势；事业单位；档案管理

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 10-0214-01

在科技不断进步的今天，有关部门在进行档案管理工作时应注意顺应社会形势的发展，积极采取现代化措施对档案管理方面的新模式新手段进行探索，以更好地促进档案管理工作的开展。由于档案包含了许多重要的信息，因此管理好档案就是掌握好各方面信息，这有利于加强信息资源的开发和管理。当今社会是信息化、科学化、系统化的社会，档案管理方法的进步可以在保证有关单位有序发展的同时，推动社会的不断发展和进步。

一、事业单位档案管理存在的问题

首先，在管理档案的过程中没有适宜的方案来对档案进行有序的管理。对于任何人而言，档案是证明其身份或能力的有效工具，而就目前来说，依然有许多单位未能意识到其重要性。当前，在许多事业单位中，档案的管理工作依旧杂乱，例如：每年都会有事业单位在当地进行招考，而事业单位也由此招进许多有才之士，但是一些事业单位并不会及时的去整理新招人员的档案，自然也没有及时的存档，久而久之自然就导致档案管理混乱。这种现象在那些大的单位到还比较少，他们会及时对新招员工的资料进行整理和归档；但对于一些小的单位，往往不怎么在意，因此出现档案混乱的情况也就时常可见。

其次，未安排专门的档案处理人员或安排一些素质相对较低的人员来进行档案的管理工作。档案的处理工作看似容易，但事实上，其中包含了许多的知识，然而在许多事业单位中几乎没有专门负责档案管理的人员，而大部分事业单位也是随意安排人员来管理单位人员的档案，有的单位甚至安排一些退休人员来从事档案管理工作。因此，在众多因素下，绝大多数管理档案的人员的素质都相对较低，在管理档案的过程中，也没有专业性可谈。

第三，就目前的事业单位来说，管理档案的制度依旧陈旧，既缺乏技术性，又缺乏科学性。如今，效益是单位发展的更本，因而单位会全身心的去发展和改革办公室以及财务部门，而对于档案管理的改革工作，有的单位直接将其忽视。他们认为档案管理工作就是简单的进行档案整理和存档，没有什么技术性可言，然而档案管理工作对于单位来说可谓是及其重要的一部分，一旦档案流失，将会给单位或个人带去极大的损失。此外，管理档案的方式缺乏科学性，也缺乏信息化。在当今世界，科学技术已运用到了各行各业中，然而许多事业单位的管理部门却偏偏不对其进行运用，档案整理、记录和归档工作都没有有效运用科学技术来进行处理，档案入网、更新等都没有及时处理好，所以大量的档案资料都随意管理着，并没有系统性的进行管理。

二、如何促进事业单位档案管理的更好发展

（一）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展

“对于整个行政事业单位来说，档案管理能有效保证其协调、有序、高效的运行。”俗话说“家有家规，国有国法”，没有规矩不成方圆，因此，必须制定相应的制度来进行档案管理；与此同时，应实行制度化管理来确保档案管理工作能有序进行。首先，应当根据单位在档案管理方面的要求来严格而认真的整理在职人员的档案并将其进行分类存档，以便于日后查询，而对于新招人员的档案应及时做好记录工作，而对于即将退休的老员工，应按照程序来对他们的档案进行归类。另外，应严格提取那些转调人员的档案，做好档案的转接工作，确保档案在转接中不会出现差错，也不会因疏忽大意而致使档案流失。在对档案进行整理和存档中，应对其进行编号，这样便于管理和查找，而对于一些借出的档案，应做好记录工作，记清借出时间和归还时间，同时，对于归还的档案应在归还时做好核对工作，确认无误后再将其放回原处，在档案管理中，应严格遵从法律法规和单位管理制度，规范档案的管理工作。

（二）提高档案管理人员素质，提高档案管理质量

在档案的管理工作中，管理人员的素质高低对档案的管理效果有着极其重要的影响。若单位在档案管理工作上专门安排人员来管理档案，并严格要求管理人员按照单位相应的制度来进行档案的管理工作，如此，单位上下自然而然的会对档案的管理工作进行重视。事业单位在招纳人员时，也应招纳专门负责档案管理工作的有才人士，只有如此，才能更好的确保档案的专业化管理；此外，单位领导不可随意安排人员来负责档案的管理工作，应选择那些逻辑性强、处事认真而严谨的人来进行档案的管理工作，只有如此，才可确保档案管理工作的有序进行。例如：档案大多是以纸质的形式存在的，因此其存档环境应当确保干燥并做好防虫工作，而这些都应由专门负责档案管理工作的人员来进行安排，由此而确保档案的安全；若由一般人来负责档案的管理工作，很可能就会将这些因素忽视，进而造成档案的破损，因此，提高档案管理人员的素质是及其重要的。

（三）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨

“在当前计算机网络技术的飞速发展下，档案的管理工作也渐渐的实行了网络信息化管理，这为档案信息的管理和发展创造了一个非常好的契机。”我们应将事业单位的档案进行网络化管理，并将所有单位进行网络化整顿，进而形成总的档案网络，如此，可避免档案的丢失或损坏；这也使得档案有了一个备份库，便于档案的调取和转接。而在档案管理中，可将条形码、扫描等技术根据情况来进行运用，为档案的管理配备应有的仪器，由此而更好的科学化管理档案。例如，当前有许多企业都采用云技术来对员工档案进行管理，这种新的管理模式大大的提升了档案管理的科学性和效率，这也印证了运用科学技术来管理档案是当前社会发展的一个趋势，也只有如此，才能更好的进行档案管理。

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[作者简介]王力（1972.8-），女，烟台高新产业园区福山人力资源和社会保障服务中心，档案管理系列中级职称，本科，研究方向：档案管理系列。