探讨新形势下科技档案管理模式创新

【摘 要】知识经济时代背景下科技档案管理工作面临着新的挑战，我们要采取切实可行的应对措施，使科技档案在现代化建设中发挥其应用的作用。本文针对科技档案管理提出了创新的管理模式。

【关键词】新形势；科技档案；管理

一、依托“三纳入”，实现科技档案管理模式的创新

1.将科技档案管理纳入总体发展规划

科技档案是由在单位进行科研生产活动产生的，同时它又反过来为科研生产活动提供准确、及时、完整的信息资源，是单位重要的无形资产，有着很大的发展潜力，所以领导应该意识到科技档案在科研生产中的作用，不能仅仅把科技档案管理看成是科技档案部门的事，还应该将它列入单位领导的议事日程，并作为管理内容来落实，各部门要积极的配合和协助。单位领导要在人力资源和经费上给予科技档案管理大力的支持，加大宣传科技档案管理对单位生存发展作用的力度，使单位领导和部门能更加的重视和支持科技档案工作。从而让科技档案管理工作在良好的环境中发挥出应有的作用。

2.将科技档案管理制度纳入质量管理体系

为了确保归档文件材料的完整、准确，档案中心可以将科技档案管理纳入到质量管理程序的标准当中，应该直接参与到编制、修订科技档案管理制度的工作当中，可以使质量管理体系中的科技档案管理得以保证，以便更好的发挥出科技档案的效用，为科技文件材料实现成果转化奠定良好基础。

3.档案中心对文件实施全过程控制

档案中心不仅要负责文件控制的归口管理，还要负责外来文件、技术文件的归档和发放。《文件控制程序》的质量体系文件中对文件控制的工作程序、范围、目的、职责等进行了明确的规定，对文件的生成、使用和管理直至作废，实施全过程控制。

4.用归档目录细化归档内容

按类别和阶段将归档内容进行细化，并且每一阶段和类别的文档都有明确的目录。这样不仅使科技文件材料的归档要求、归档范围以及归档程序有了明确的规定，而且便于项目组成员更好的收集、积累以及归档各阶段的文件材料。可以划分为这几个类别和阶段：施工阶段、实验装置阶段以及产品生产阶段。

5.适时调整归档时间

为了避免由于人员变更或是文件材料保存时间太长而带来隐患，因而改变过去项目完工后才归档的习惯，改为年度阶段性归档，因为有的科研项目研制时间较长，所以要适当的调整归档时间。

二、依托“四同步”、“四参加”，实现科技档案管理制度的创新

1.系统管理，规范归档制度

档案管理部门应坚持以《档案法》为核心，以一系列科技档案工作法规为依据，结合本部门科技生产的实际情况，制定出更加具体、操作性强的规章制度。

对于科技档案的每一个环节，比如说从形成、积累、归档到整理、保管和利用都有具体和明确的规定。只有严格的遵守规章制度才能有显著的科技档案工作成效。对于遵守制度者应给予奖励。对违反制度办事，资料收集不完整，归档不及时以及整理不及时的要进行批评教育，并要求及时的改正。另外要强化科技档案的基础工作，编制多功能、实用的档案检索工具，建立科技档案的检索体系，为档案信息的开发利用创造有利的条件；单位部门领导要对科技档案工作引起足够的重视。进行集中式现代化的档案管理，配备认真负责的专业技术人才，实现标准化和现代化的档案信息管理。以便为档案资源利用者提供更好的服务。还有注重通过网络技术来利用好科技档案。只有建立健全档案管理制度，才能更好的做好科技档案管理工作。首先要明确建档要求，制定建档制度。规定建档资料的范围，明确哪些资料可以入档，哪些资料不能入档。将其列入科研管理制度。

要明确有关部门和个人做好科技文件形成、积累和归档的职责。整档工作是科研工作的重要环节，应将其纳入工作流程。并将归档工作纳入年度考核计划。其次，应建立保密制度。根据本部门的实际工作情况划分保密范围，并根据情况的变化来及时的调整机密等级。制定机密档案查阅、审批制度。在实际工作中，要协调档案的开发利用和保密二者之间的关系，做到面面俱到，以便更好的促进单位的发展。另外还要制定和保密制度配套的借阅制度、人员管理制度等一系列制度，为科技档案管理工作有章可循，有法可依。通过制度来约束人的行为。

2.努力活化单位科技档案，开发利用好科技档案

《档案法》中有明确规定：档案馆应为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。科技档案归属于单位的科技信息部门，所以应该积极的开发科技档案信息资源，为单位的科研活动提供依据。在开发科技档案信息的过程时，先要充分的掌握本单位科技档案的种类、载体、时间、数量以及机密等级等情况，还要熟悉档案的信息内容、准确度和完整度以及它的价值，掌握的越详细越好，特别是那些利用价值大、内容重要的信息，更是要做到胸有成竹。其次对档案的用户要做一个了解，只有了解不同部门、不同人员对档案的需求，才能有针对性的开发和利用科技档案信息。

3.加强科技档案的保管，实施科技管理的“四同步”

要采取必要的措施来维护收集来的科技档案的完整和安全。实施科技管理的“四同步”。由科技发展部和经营开定期的下发科技档案归档计划，并且和科研计划同实施、同检查、同考核，到了年底由档案中心深入到各研究室逐一的核准修订档案，下发正式的年终归档计划。另外，还要做到预防和治理相结合，做到不分散、不损坏、不泄露科技档案。具体措施如下：为了确保档案的完好无损，要有前瞻性，提前预测档案可能遭到损坏的原因及规律，并通过具体工作采取相应的预防措施，最大限度的消除可能会损坏档案的因素性，将档案遭到损坏的可能性降到最低，从而延长档案的寿命。另外要采取有效措施维护档案的安全。科技档案属于宝贵的资源，为了防止机密的泄漏，必须要采取严格的安全措施来预防。比如说对密级文档采取加密措施，将纸质文档放在保险柜里等。在传递、查阅文档时要进行登记，避免档案的遗失。为了保证档案的完整，要建立实施归档三级审批手续。归档时必须要认真的填写归档审核表，由项目归档人填写归档情况说明，再将归档资料清单送给研究室主任、项目负责人以及主管部门的领导进行三级审批，主要看归档是否完整、真实、准确。审批合格以后才能归档。在审查过程中如果发现档案有缺失，要及时的修正。在移交归档时，档案管理人员要根据归档资料清单来核对清点档案资料，审查编写的文件材料是否规范，查看签署手续是否完整、材料是否是原价，经检查无误后再签字验收。