新时期档案管理工作的创新机制

摘要：伴随着医院管理水平的提升以及智能化手段的升级，对医院档案管理的要求、信息化技术的运用以及原始档案管理与先进的数字化技术的融合发生了革命性的变化。这就需要我们对当前新时期医院档案的管理和机制重新认识、重新设计、重新学习，敢于破旧立新，善于总结工作中的经验，建立一个科学的、高效的、满足和适应当前信息化、数字化技术支持的档案管理模式，才能适应社会和医院的快速发展。

关键词：新时期；档案；创新；机制

现代化医院管理中，档案的管理工作已被列为重要的管理内容之一，档案的作用已渗透到医院管理的各个环节，为医院的建设与发展起着重要作用。伴随着医院管理水平的提升以及智能化手段的升级，对医院档案管理的要求、信息化技术的运用、以及原始档案管理与先进的数字化技术的融合发生了革命性的变化。因循守旧的传统的档案管理模式已经不能满足现代医院档案工作的发展要求，因此，建立一个科学的、高效的、满足和适应当前信息化、数字化技术支持的档案管理模式，才能适应社会和医院的快速发展。笔者就新时期档案管理工作的创新机制提出以下见解，与同道探讨。

1 档案管理理念与制度的创新

传统的医院档案管理存在"重管轻用"的现象，具有"等、靠、要"的传统管理模式，同时在制度上也不够灵活，这就直接影响了实际工作的创新及工作效果，大大降低了档案管理的实用性和有效性，这就要求医院管理者和档案管理人员在管理理念上要有创新和变革。

1.1医院要根据全新的管理理念建立健全医院档案管理新机制，在原有的体系里要通过网络对各职能科室各项档案进行统一汇总和技术处理，并加强对各科室档案管理工作的制度化建设，加强日常的指导与监管，使职工充分认识档案的重要性，在日常工作中能够认真履行档案的收集与归档工作。

1.2重视档案管理的硬件建设，开设专门的档案信息化工作室，扩建档案资料存储室，在启动信息化档案管理的同时，大量的原始档案及图像、物品都应该由原来的分散管理改为集中管理。便于档案资料保管、查阅和管理。

1.3档案管理人员要转变管理理念，培养创新意识，力争做到档案资料事前介入，在各个涉及到归档资料的部门，事前就由档案管理人员提出信息资料的归档要求，在源头上规范档案的格式与内容，同时参于事务过程中，主动了解涉及档案管理的工作进度，发现问题及时纠正。如我院在东部院区的基建建设中就做的很好，像工程起步阶段，档案室即介入基建部门，对建设管理和建设工程项目活动过程中形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等资料介入管理，要求基建部门按照标准及时收集留存并集中统一由专人保管；在工程建设过程，指导基建部门档案管理人员及工程技术人员分阶段做好基建文件材料的整理归档，尽可能实行全程标准化、规范化管理；事后及时对基建档案进行归档整理，并对所归档的内容进行系统分析和检查，发现有遗漏的资料及时通知基建部门整理归档，确保在收集过程中，不仅收集主要档案，还要收集次要档案，以实现档案的完整性。

在制度创新上，要进一步强化制度建设。随着科技的不断进步，档案工作经常会面临许多新情况、新问题，因此，在日常工作中，档案部门必须随时关注各方面变化，将新的档案管理理念、管理方式、管理手段融进新的档案工作制度，积极推进制度创新与完善，以适应医院发展的需要，以及档案管理自身发展的需要。①建立档案管理组织领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作领导水平；②建立档案管理人员责任制，加强对档案材料的控制、积累以及检查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；④建立教育约束和激励机制，促使档案管理人员产生紧迫感和危机感，主动参加继续教育，更新知识，提高业务能力水平。

2 档案管理服务方式的创新

在信息技术飞速发展的今天，与时俱进已成为档案工作者应具备的基本素质，改变以往重管理轻服务的管理模式，把工作重点从档案实体管理转移到档案服务管理上来，不断改进服务方式，创新服务功能，实现档案管理现代化。

2.1建立医院档案网页，有利于医院档案普通信息的浏览、专业信息的查阅以及重要的档案信息按照授权通过规范路径的调阅。档案部门的负责人应积极协调信息管理部门，利用单位的网站制作自己的网页，积极发动和组织上网数据和和信息，使档案管理服务系统联上单位内部各部门网址，实现档案信息的网上检索，避免往返档案室查找相关资料的繁锁，为各部门提供便捷高效的服务。

2.2实现电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。在网页上建立电子文件自动上传功能，在第一时间将其收集并在档案室的服务器上归档。

2.3开展在线服务模式。传统的档案利用方式是到档案部门查找利用档案原件进行借阅、影印等方式，在信息化时代里这些必然要发生一些变化。让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速的信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存利用价值的咨询，同时提供查询和资信服务。

3 档案管理技术手段的创新

随着计算机网络技术的发展，在管理技术上有所创新，实现档案检索的电子化和信息化，以提高档案管理的工作效率和现代化水平。

3.1建立计算机机网络中心，实现医院网络化管理，能够有效促进医院的发展。医院档案部门要建立健全办公网络体系，为医院建立档案网络管理系统提供平台。在内部办公服务网络和公众服务网络上，开设相应的网络档案馆和档案管理专栏，充分利用档案文件的应用价值。

3.2充分发挥医院网站的作用，根据网站反映的各种信息，制定相应的策略，保障档案资源的可靠性和真实性，保障档案信息的传递和共享，提高网络档案的应用价值。

4 档案管理的安全性技术创新

医院档案信息化管理的同时，不可忽视的一点就是档案信息的安全性。根据当前信息化管理的技术要求，对于重要的信息数据要建立严格的管理机制和技术手段，例如要建立内网与外网之间的防火墙隔离，建立小型专用的数据库，建立双倍分获有条件应建立异地备份等措施。对重要档案信息又进行分级分类管理，属于保密级的信息和资料要严格遵守相应的保密纪律和制度。对于信息档案的调阅要严格制定规定和授权，要严格对从事信息化的专业人员和岗位要进行岗位教育和监督。

参考文献：

[1]陈英，陈峰.新时期医院档案管理的创新与实践[J].科技咨讯，2013（16）.

[2]刘瑾.网络环境下的档案创新服务[J].档案天地，2007（15）.编辑/周芸霏