浅议医院电子文件管理

【中图分类号】R17 3 .9 【文献标识码】B 【文章编号】1672-3783(2010)07-0181-01

【摘 要】 电子文件在医院的现代化建设中越来越重要,本文简要地阐述了如何进行医院电子文件管理。

【关键词】 医院 电子文件 管理

电子文件(Electronic Records)是指能被电脑系统识别,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等载体上,并可以在网络上传送的数字代码序列。随着医疗技术的不断发展,越来越多的医疗信息将以电子文件的形式产生并存储。因此,认识和了解医院电子文件的管理是十分必要的。

一、 医院电子文件的特点

1. 保管上的特点

(1)电子文件的保管需要不断地更新设备。

由于电子信息技术的发展日新月异,电子文件的保管必须通过不断地更新设备来适应新技术。这是电子文件在保管上与传统纸质文件不同的特殊要求。因此,医院在同类型电子设备更新时,应注意到新老设备的兼容性,或及时更新原有信息的适应性。使大量的业务信息不致因设备的更替而造成损失。

(2)信息容量大。

随着多媒体电脑中扫描仪的使用和外置硬盘、光盘海量存储的出现,使文件原文(包括文字和图像)完整的输入成为可能。这不仅大大减少了纸质文件占用的大量存储空间,而且还能完全避免因纸质载体的自然的、人为的损害所导致的文件缺损,从而延长文件的寿命。

(3)管理人员必须是掌握计算机应用技术和档案管理专业知识的复合人才。

和以往的传统文件管理相比,电子文件管理人员不仅要熟悉档案管理专业知识,还要精通计算机应用技术。

2. 使用上的特点

(1)信息资源的共享性。

电子文件在被制成光盘或通过网络传输之后,很容易为众多需求者提供近距离或远程信息资源共享。

(2)电子文件的同步重复使用性。

在计算机网络的支持下,一份电子文件,可同时供若干个需求者同步使用,也可以重复使用。

二、医院电子文件的归档范围

电子文件归档是指“由文件的形成部门向档案部门移交应归档的文件,并履行交接手续,形成具有法律效力的文件的过程”。

医院电子文件的归档范围,应以本单位对电子文件信息的现实需要为根本,以纸质文件的收集范围为依据。主要包括:①本单位将纸质文件通过扫描仪等仪器转化而成的电子文件;②与本单位各项业务相关的电子文件,如:医学影像、电子病历、音视频等电子文件;③与本单位相关的需要贯彻执行的电子文件;④对本单位有参考价值的电子文件等。

三、医院电子文件的收集和整理

1. 电子文件的收集

建立一套完善的电子文件收集网络。电子文件同纸质文件在形成上都有一个共同的特点,就是分散性。每个部门、每个科室、每个工作人员都可能是电子文件的形成者。这种分散性使得电子文件的收集不可能由单独的科室或个人独立完成。因此,必须建立一个包括分管领导、专兼职档案员、网络管理员在内的收集工作网络,从组织上确保收集工作落到实处。

2.电子文件的整理

电子文件的整理,就是按照一定的原则和方法,将电子文件分门别类组成电子档案的工作。电子文件整理的原则是确保其真实性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分类、编目、排序三个方面:①分类:要根据本单位的实际,联系纸质文件的分类方案,结合电子文件自身的特点,制定一套科学、完善的分类方案并尽量保持与纸质文件分类一致。②排序:按照本单位的分类方案,对电子文件进行分类后,进行编号,并按编号顺序排序,使全部电子文件成为一个有机的整体。③编目:建立一个包括件号、责任者、文号、题名、日期和备注在内的归档电子文件目录,以备查询。

医院是一个充满着高知识、高技术氛围的特殊场所,其形成的电子文件内容复杂、门类繁多。因此,必须注重医院电子文件的管理。

作者单位: 277101枣庄市中区人民医院