Word高级技巧宝典(一)

引:微软Word或许是大家日常办公生活中使用量最大的电脑软件之一了，也几乎成了衡量人们使用电脑水平的一项重要指标。但是Word中深藏的多如繁星的技巧究竟又有多少人真的了解呢？这里我们总结了数十条非常实用的Word高级使用技巧，将分期陆续教给大家。

让快捷键提示自己跳出来

你是否曾经羡慕过那些电脑高手，能够通过键盘在弹指间，飞速地操作Office办公软件？其实，这里面的奥秘就在于他们掌握了一些“快捷键”，因此很多常用操作都可以直接敲击几个组合键来快速完成，而不必再用鼠标在屏幕上来回移动、点选按钮进行操作了。

当然了，那么Office里多快捷键，要想一口气记下来也不是件容易的事儿，这里我们给大家支一招。在Word中，我们可以通过在屏幕提示中显示快捷键，来帮我们更方便地了解最常用Word命令的快捷键。

要启动这一功能并不困难，只需在选择显示工具栏屏幕提示时，指定同时显示该工具栏按钮的快捷键即可。最体操作方法如下：单击工具菜单中的“自定义”，然后单击“选项”，选中“显示关于工具栏的屏幕提示”选框，同时勾选“在屏幕提示中显示快捷键”复选项。

从图片里抠取文字

微软在Office 2003(Office System)中增加了一项非常实用且又鲜为人知的功能――Document Imaging(文档映像)，我们可以用它查看、管理、读取，甚至识别图像文档和传真文本(OCR)。其实，这个功能还有一个很有用的地方，就是我们还可以借此将一些禁止选取文字的特殊网页或电子书中的文字给“抠”出来。

打开网页或电子书，进到想要获取文字内容的页面里(尽量选择以较大的字体显示)，然后选择“文件-打印”，在打印窗口中选择使用“Microsoft Office Document Image Writer”虚拟打印机，并确认只打印“当前页”还是“全部”打印，然后点击“打印”按钮将所选内容打印输出到文件中(如图2)。在弹出窗口中，我们还要最后设置好打印出文件的位置和文件名，确认并保存该文件。此时存储的文件格式为Office Document Image专用的mdi格式。当然，你也可以用抓屏软件或者是Windows自带的Print Screen键，对相关的内容或整个屏幕进行抓取，然后将该内容以tif图像格式存储下来，并根据需要，在“画图”程序中对多余的部分进行适当的裁剪。

接下来，我们可以从“开始-所有程序-Microsoft Office工具”中打开“Microsoft Office Document Imaging”，或者直接找到并双击我们刚刚保存下来的mdi文件，来启动该程序。然后在程序中打开前面保存的图像格式文件。这里，你还可以在程序左侧窗框中单击鼠标右键，选择“粘贴页面”，以“复制-粘贴”图片的方式将所需内容导入到Document Imaging中。下一步我们将从“工具”中选择“使用OCR识别文本”，Document Imaging的OCR识别引擎(该引擎需要在安装Office时手工选择安装或在首次使用时自动安装)就会自动对图片进行识别。OCR完成后，我们可以选择“工具”中的“将文本发送到Word”，程序就会自动打开一个全新的Word文档，并将经过识别后的图片和文字传送过去。这样我们就将原来无法选取的文字“抠”出来了。

快速输入大写中文数字

中国的文化博大精深，文字书写也很有讲究，这在电脑录入时往往会造成一定的限制。特别是有很多特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入壹、贰、叁等大写的中文数字。频繁地输入这些中文数字的确是比较麻烦，这里我们就教大家一种快速输入中文大写数字的好办法。

其实，在Office中早就有一个快速录入大写中文数字的方法了。执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入2008，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”，单击“确定”，中文数字式的“贰仟零捌”就输入好了，如图4。其实在这里，我们还可以选择输入类似甲乙丙丁、子丑寅卯等非常具有中国特色的传统编号方式。

按姓氏笔划排序

在我们日常办公时，不时会遇到对大量人名、产品名进行录入统计的工作。这时候你经常会需要对相关的人员姓名、产品名称按照姓氏笔划进行排序。这里，我们也有一个很方便的技巧或许可以帮你一把。

首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。在“排序文字”窗口中，“主关键字”项选择“段落数”，“类型”项里根据实际要求，可选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”等四种排序方式，并在其后选择“升序”或“降序”方式。在单击“确定”后，混乱排列的人名就会被Word自动进行重新排列了。

插入并锁定当前的日期和时间

Office的自动日期功能是很多人都非常喜欢使用的，它可以确保我们输入的时间始终保持在当前最新时间，而不必每次都重新修改。但这里还有些更绝的技巧，你或许还没用过吧？

首先，如果你只需要输入默认格式的时间或日期，那么你可以直接使用快捷键，在Word文档的适当位置插入当前日期或时间，这比用鼠标从“插入-日期和时间”菜单中点按要快多了。方法很简单，只需要将光标置于目标位置，按“Alt+Shift+D”组合键，即可插入当前日期，若要插入当前时间，可使用“Alt+Shift+T”组合键。对于日期和时间的默认格式，你可以在“插入”菜单的“日期和时间”页面里进行更改设置，以符合你的要求。

其次，如果你在插入“日期和时间”的时候，如果希望Word根据实际日期/时间自动更新当前数据，那么可以在“日期和时间”对话框中勾选“自动更新”选框，则以后每次打开该文档时，此“日期、时间”位置也都会变成当前的日期和时间。如果用户只是要输入一个固定的时间，并不需要Word进行自动更新，可以单击“时间和日期”处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定该“时间和日期”了。还有一种更彻底的方法，就是将这个“时间、日期”段变为标准文本，即使用Ctrl+Shift+F9组合键，这样它就永远不会再自动更新了。