办公室档案管理效率的提高措施思考

摘 要：在现今本单位工作过程中，办公室档案管理是非常重要的一项工作，是对办公室日常工作、活动进行记录的重要方式。在本文中，将就办公室档案管理效率的提高措施进行一定的研究与思考。

关键词：办公室；档案管理效率；提高措施

1 加强办公室档案管理的必要性分析

办公室档案可以说是非常重要的一项资源，不仅能够对办公室日常工作、活动进行详细的记录，也会为单位涉及其他工作的开展提供非常积极的服务，是单位工作开展中不可缺少部分：第一，档案是各单位工作、发展轨迹的一个全面展现，是单位未来发展对以往进行参考的一项重要标准，对于提升单位内部工作质量、工作效率具有着十分积极的意义；第二，通过档案的管理，将对管理者在实施决策时能够通过档案的查阅了解到本单位现今的实际情况，以此帮助其更好的制定本单位未来工作计划；第三，通过档案的应用，有利于关联工作成果进行认定，更有利于双方合作工作的开展；第四，办公室档案工作开展的水平、质量可以说是单位整体工作效率、经营成效的一种体现，对于单位的模式选择以及资源配置具有决定性的作用。对此，就需要我们能够在对档案管理工作重要性起到正确认识的基础上更好地开展该项工作。

2 提高办公室档案管理效率的几点措施

2.1 重视人员理念

在办公室档案管理工作中，理念是非常重要的一项基础，只有实现理念上的创新，才能够将想法付诸实践后获得更好的档案管理水平。而要想获得该种效果，就需要从单位的领导以及档案管理工作人员的思想层面入手，通过良好教育工作的开展使其能够在具有创新意识的基础上对办公室的档案工作现状进行认真的分析，并在发现以往档案工作中存在问题的基础上以针对性的方式对其解决，进而获取到提升档案管理工作水平的切入点。而除了教育之外，对于档案管理人员来说，也需要能够在工作开展的同时积极的树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求进行同步，以此保证档案管理工作能够更好的符合日常工作需求。而从本单位的管理者角度来说，也需要在适当的时机加强全体人员的思想工作，通过会议的形式让档案人员认识到档案管理这项工作对于事业单位所具有的积极意义以及作用，以此在对以往被动式服务方式转变到主动形式的基础上使档案管理工作从各个层面获得提升。

2.2 加强管理手段

在办公室档案管理工作开展中，所使用的管理手段将直接决定档案管理工作的质量与效率，尤其是在现今我们所处的全新形式下，办公室更是需要对现有的档案管理手段进行积极地更新与升级：首先，档案管理部分要积极同时代接轨，学会通过科学技术的应用对更为现代化的档案管理工作进行改革与支撑。而档案管理部门也需要能够建立起档案管理的局域网，以此实现在单位内部档案网站的制作，使单位人员在对档案具有需求时通过该局域网的应用就能够对档案资料与信息进行查阅，在减少档案人员查找工作量的同时也提升了这部分档案的利用效率；其次，办公室可以同相关的联系单位进行联系来形成一个更为专业的管理中心，通过该管理中心的建立将办公室档案的电子数据整合到其中，以此便于相关单位对所需档案的查阅与利用。而对于该管理中心而言，其日常工作的主要目的就是对办公室的电子数据进行收集，并将其更好的通过中心共享，以此在各司其职的情况下实现档案的高效率管理与应用。

2.3 创新管理机制

管理机制是保障办公室档案管理效果的一项重要保障，而建立起一个更为科学、创新的档案管理机制则可以说是提升办公室档案管理效率的一项重要因素。在部分单位中，实际档案管理工作开展时往往存在着同其他部门不协调的情况，而这就是档案管理机制缺乏、不科学所导致的。对此，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力以及发展潜力。而在此过程中，单位的领导人员以及档案管理人员也需要能够对档案管理这项工作所具有的服务性质产生正确的认识，并以此为基础加强档案管理服务的建立。而在机制建立这项任务中，领导的决策可以说是非常关键的，可以称之为档案管理服务机制创建的核心，对此，就需要能够从单位自身实际出发，以更为科学、细化的方式对管理机制进行制定。在具体内容方面，除了人员的选定、工作流程等基本内容之外，也可以包括单位文件阅览中心成立、网络档案目录建立以及档案咨询台建设等。通过这部分具有创新性质档案管理机制的建立，则能够在对单位档案管理工作意义进行清晰明确的基础上针对社会存在的热点问题进行信息服务工作，以此使其所具有的经济效益以及社会效益能够得到进一步的提升。

2.4 扩大管理领域

在现今部分事业单位的办公室档案管理工作中，工作范围狭窄可以说是一个较为普遍的问题，而要想使档案管理工作的效率能够得到更好的提升，就需要积极的对管理范围进行创新与扩展。而要想实现该目的，就需要将档案服务的对象从以往仅仅针对单位自身的视野进行提升、扩大，转而面向整个社会提供档案服务。因为对于传统事业单位的档案管理工作来说，其仅仅是向本单位内部提供档案服务，并将单位对于信息的需求、正常运行提供全方位的服务，虽然对于单位的运行具有积极的意义，但是在档案应用水平以及作用发挥方面还存在着一定的不足。而通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好的发挥档案作用。而在对档案管理领域进行扩大的同时，也需要做好档案管理人员的培训工作，通过培训教育方式的应用，在使其综合素质得到不断提升的同时使其能够更好的满足档案管理工作需求。

3 结束语

可以说，办公室档案管理是各单位日常工作开展的一项重要内容。在上文中，我们对办公室档案管理效率的提高措施进行了一定的研究与思考，需要在实际工作开展中能够联系本单位实际，以针对性措施的应用更进一步提升办公室档案管理效率与水平。

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