写好应用文的三个入门知识

凡是为达到某种实际目的，具有直接应用价值的文章，都属于应用文。各类不同体裁的应用文，都有自己的鲜明特点。

写好应用文,就要明确应用文的概念、特点、作用等相关问题。

应用文及其相关概念

应用文是人们在日常生产、工作和生活中所形成发展的、经常应用的、具有某些惯用格式的文体。应用文是有程式的文体的总称,它包括各类各级机关、社会团体、企业、事业单位的各种公文,以及人们处理日常工作和生活中各种事务所必需的诸种文体的文章。换言之,凡是为达到某种实际目的,具有直接应用价值的文章,都属于应用文。

应用文有广义和狭义之分。狭义的应用文泛指机关、单位和个人在工作、生产、学习、交往中所使用的格式固定的信件、文件。广义的应用文则指人们日常生活中所使用的格式不那么稳定的信件、文字。

应用文的特点

应用文品类极多,范围极广,各类不同体裁的应用文,都有自己的鲜明特点。下面就各类应用文的共同特点,归纳如下:

1.因人因事成文,行文目的明确,针对性强

应用文的内容必须有明确的现实针对性,不管是对谁行文,也不管是哪一类文种,都必须根据本单位或本部门的实际情况,因事成文,绝不能不顾实际和有关背景,想写什么就写什么。应用文有比较明确的对象。一封信要给谁看是十分明确的,一份公文要给哪个范围的人看也是很明确的。这与文学作品完全不同,一篇小说到底要给谁看往往不很明确;与一般文章也有所不同,一篇消息、一篇通讯,它们的对象也不十分明确。应用文作为实用目的的手段,有这种实用目的才是应用文,否则就不属于应用文。

2.广泛的实用性、时限性

应用文是务实的写作,应用文是直接解决实际问题的,要讲究实效。应用文大都是从本行业、本部门、本单位或本人的实际出发,为解决某一个实际问题而写的,如通知、计划、总结、合同等,这些应用文的务实性是很明显的。

应用文的时限性特点与实用性特点有直接联系。应用文是为直接解决问题而写的,而事物又是在不断发展变化的,要充分发挥应用文的功能和作用,就必须在一定的时间内解决问题。否则,便会错过时机,给工作造成损失。应用文大都有个时限问题,错过了时机就很难将事情办得圆满。

3.用惯用的格式

各类应用文在长期的使用过程中,逐渐形成各自比较固定的格式和写法,并且还有某些约定俗成的习惯用语。例如,日记先记年、月、日、气候,公文写主送机关等。同是表示称谓,在不同的应用文中(如书信、祭文之类)不但用语各不相同,安排的方式也不一样。这种格式和习惯用语的产生,自然是为了应用方便,看起来清晰醒目。后来在长期使用的过程中,相沿袭用,习以为常,逐渐定型,终于成为应用文区别于其他文体的显著特点。

4.评议准确、简练,多采用直接表述方式

平实性是应用文语言的基本特征。应用文的语言应当朴实、简洁、准确。

应用文在表现手法上简朴、明快,写作应用文通常采用“直陈其事”的写法。由于应用文讲求叙事、议论和说明的简要、准确,因而不能不使用简朴、明快的表达方式。一般说来,文艺性较强的表现手法和修辞手法,在应用文中不易采用。

应用文的作用

应用文在不同历史时期,起着不同的作用。在当前,它的作用有以下三点：

1.应用文有助于规范人们的行为,推动生产和工作的顺利开展

应用文中的法律、法令和行政法规,规范人们的行为。特别是机关常用的应用文中的章程、准则、守则等,更可以起到规范和准绳的作用。

2.应用文有助于积累和提供历史资料

应用文反映单位和个人的种种活动,记载着各个时期政治、经济、文化等各方面情况,无论是公务文书还是私人文书,留存下来,就可以为国家积累和提供大量历史资料,作为有关部门研究问题的参考。

3.应用文有助于推销自我,提高社会地位

任何单位或个人的发展,都是与其社会知名度分不开的。怎样提高社会知名度呢?除了靠自身所创造的业绩外,在很大程度上还要通过一定的形式将自己推销出去。这种推销,则是通过相应的应用文而实现的。如,通过“消息”宣传工作业绩,通过发表文章推广科研成果、传播科学知识,通过“报告”和“总结”表彰单位的工作成绩和领导的组织能力,等等。

(作者为北京联合大学应用文理学院教授)