高校科研项目管理中有关部门协同关系的思考

摘要： 科研、财务、设备三个部门是高校科研项目管理的主要有关部门，目前，这三个部门存在沟通不足，联系不紧密的现象，导致项目管理程序不能恰当衔接，工作效率不高。文章针对这个问题，指出各部门应扩充职责范围填补管理空白，提出引入协同合作管理平台的方法加强各部门联系，提高经费使用效益和项目实施效率。

Abstract: Science and technology department, finance department and equipment department are the primary science management sectors in university, however, ill communication and contact in the three scetors lead to the flaws of project management. To this issue, the article indicates that each department should enlarge its responsibility range, and collaboration management system should be brought in.

关键词： 科研项目；财务；设备；协同

Key words: scientific research item；financial affairs；device；synergy

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）11-0199-02

0 引言

当今，科研项目已是高校科研状态和学术氛围的一种体现，科研项目及经费的多少成为高校发展成为研究型大学是否成功的重要标志之一。科研项目的实施既是项目本身时间、经费、质量相互作用的过程[1]，又是项目直接主管部门和有关部门相互配合、协调推进的过程。这种配合在高校表现为科技、财务、设备等管理部门间的协同作用。然而，这种协同作用在高校科研管理过程中尚不紧密，部门间存在着管理漏洞与弊端，影响了项目的实施效率。因此，加强高校内部各有关部门的协同关系，完善项目的过程管理成为当前推进项目开展、实施，提高经费使用效益，保障项目高质量完成的必要条件。

1 当前高校各有关部门在科研项目管理中的现状

1.1 各有关部门的主要职责

1.1.1 科技主管部门的职责 科技主管部门主管高校的全部科研项目，从指南建议、申报、立项、执行到结题验收、成果鉴定，甚至到成果推广，科研项目无一能离开科技主管部门的引导、参与和监管，同时，科技主管部门也是唯一一个对科研项目全程跟踪的部门。在研究型大学里，科技主管部门既担当着“推项目、拿项目”的巨大挑战，也承担着“跟项目、验收项目”的重大责任。除此之外，档案管理、科技合作、成果报奖等由科研项目延伸出去的工作也在科技主管部门的职责范围之内。

1.1.2 财务主管部门的职责 财务主管部门主要负责科研经费立项、进帐、报帐、核算、决算等工作。科研项目经费的使用与项目研究处于同等重要地位，在项目验收中，财务验收往往独立于技术验收，成为项目验收的一个重要环节。因此，依经费预算开支是对经费使用的有效制约，财务主管部门对经费的监管显得犹为重要。

1.1.3 设备主管部门的职责 设备主管部门负责全校资产与物资管理、物资采购供应、设备维护等工作。在科研项目执行中，设备主管部门对科研设备的采购成为了该部门的一个重大职责，这项工作为创造良好科研条件的提供了重要保障。除此之外，该部门还负责采购后的建账工作，登记纳入固定资产，防止资产流失。

1.2 各部门间的有限联系 科研、财务、设备这三个主管部门各尽其职，相对独立而又相互联系。然而这种联系仅存在于一种必须的联系，程序上可行，实际上还有所欠缺。三部门本应形成“三足鼎立”，共同支撑科研项目有效开展，然而，目前却停留在形式匹配，缺乏积极沟通及有效联系。

2 科研项目管理中出现的弊病

2.1 工作程序不能恰当衔接 科研项目是一项系统性的工程，从立项、进帐到使用的每一个环节都环环相扣，相承性、相关性和制约性贯穿始终。由于存在“科研主管部门是主要负责单位”的偏见，在程序化工作的衔接上，财务、设备主管部门略显被动。

经费的使用，应该依据经费预算和经费管理办法。但实际工作中，账务部门往往未全权掌握预算，造成合同预算由科技部门掌握，经费使用由账务部门控制的情况。这种依据与行使权力的脱节为经费滥用、监管不利埋下祸根。比如，人员、材料等科目经费使用严重超支，支出不在预算科目范围，经费擅自外拨等，都严重违背了经费管理办法。结题验收时，财务部门还须配合调整经费，大大增加了财务部门的工作量，耗费大量人力物力。

仪器设备的采购以及固定资产登记是设备管理部门的职责。目前，大多数科技计划项目对设备的预算细化到设备名、规格、出厂及价格，原则上未列入预算范围的大型仪器设备（一般指超过5万元）不予购买。然而，设备的预算也由科研主管部门掌握，设备管理部门在这方面没能做到有效的监管。设备主管部门有严格的固定资产账簿登记制度和固定资产卡片管理制度，确保固定资产账帐、账实、账卡相符[2]，但是，有些设备为企业委托代购或者设备放置实验单位使用，这类资产如何界定是否也要账实相符，设备主管部门应有明确的规定，一味地推给其它部门审核是不妥当的。

由此可见，科研、财务、设备三个主管部门的功能是紧密联系且职能范围有所交叉，每个部门扩大一点各自职责范围，积极主动填补管理衔接的空白区是极有必要的。

2.2 工作效率达不到高效化 由于管理上存在三不管地带，各部门间缺少相互的服务引导和必要沟通，项目课题组往返于各部门间时常感觉程序复杂，“办事难”。事实上，如果各部门给出相应的引导，为老师们另开一扇窗提出必要的提醒，办事效率将大大提高。

效率不高还体现在科研与财务主管部门中。每年财政下拨经费常常先于正式立项批文，但是财政拨款通知仅下达至高校财务部门，财务和科研部门若没有及时的沟通，便形成钱到了无人领的闲置状态，而另一方面，老师们却在为无钱用而发愁，甚至延误了项目工期及进程。特别地，若是国库集中支付，额度下拨时间晚，使用时间短，在仅有的时间更应该及早申请额度尽快使用经费。因此，有效沟通是提高工作效率的保障。

2.3 服务、责任观念有待提高 科研、财务、设备主管部门是高校行政主体的重要组成部分，为整个学校服务。它们的工作是严肃而具体的，但面对个体时，服务意识和态度还有待提高和改善。科研主管部门主管科研项目，理应对整个项目负责跟踪。但是，在财务的专业知识以及设备的专业管理方面科研主管部门的专业水平明显不足。因此，责任权力不能集中在科研主管部门，各部门都应树立起责任心，各自把好关非常必要的。

3 改变过于独立状态 逐步走向协同合作

3.1 扩充各部门的职责 科研、财务、设备主管部门的工作存在交叉，因此，为了填补管理空白需要三部门共同努力，将职责范围扩大、交融起来。

科研主管部门是第一个与科研项目对接的部门，因此，给予申请、立项、经费使用、验收的全程宏观指导是科技主管部门的重要任务。其次，科研主管部门应首先主动将自己职责范围内的业务与其它部门业务联系起来，引导项目与其它部门的顺利对接。最后，科技主管部门应改变“重争取，轻管理”的状态，加强过程监督管理的职能，配合有关部门做好中期调查、年度审核等工作。

对财务部门来说，首先在申报阶段应普及预算知识，将预算做到合情合理符合实际需要，改变老师们以往一味追求不被“砍经费”的预算方法。其次，财务部门通常仅对报帐流程作了指导，而对报帐细节没有明确规定，票据不合格、支付形式不正确、明细未列清单、特殊问题未说明等情况屡屡发生，使报帐效率大打折扣。接着，财务部门可从审计的角度给老师们一些适当的建议。审计中容易出现的问题及时提醒老师，避免不必要的麻烦。在时间上，督促老师的用款进度避免集中使用。最后，重要的相关管理文件出台要及时通告，比如今年九月出台的《财政部科技部关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》将课题经费明确分为直接费用和间接费用，建立了课题间接成本补偿机制，突出了绩效支出，这是对科研人员工作的极大激励。

设备采购对一部分青年教师来说并不是一件驾轻就熟的工作，设备主管部门应首当其冲为其提供指导。采购方式的规划，时间的计算，免税的规划等进度控制方面的经验[3]都将为老师们的宝贵财富，应该积极宣传。对于委托代购的设备和放置实验外单位使用的仪器设备，设备管理部门应当率领科研、财务等部门共同商定如何界定该类资产的方法。

3.2 建立协同合作管理平台 在高校科研项目管理中，既然各有关部门间的联系如此紧密，那么打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的壁垒和边界，建立无障碍沟通，实现各部门间信息畅通、协调便捷就显得极其迫切。目前，部分企业运用协同合作管理平台[4]，该软件将各种分散、不规则的信息整合成“信息网”，再将其进行关联，实现各业务部门业务的平滑链接。同样，对于高校的科研管理该平台也适用，平台可以对科研项目的各业务环节进行统筹，财务、科研等部门也不必在各自软件之间切换以保证同步。举一个简单的例子，项目由科研部门立项，设定经费总金额及各科目预算，仪器设备采购相关信息，接下来各部门可依据管理平台信息对项目经费使用以及设备采购进行监管。同时任一部门对平台信息的更新可使其它相关部门对项目的进程有一总体了解。

3.3 树立主人翁意识，主动承担责任 科研、财务、设备三个主管部门不分轻重主次，共同协作推进科研项目开展。各部门首先要树立主人翁意识，将老师的科研项目当成自己的事，做好份内的工作；其次，管理衔接上可能出现的疏漏，各部门要多留一颗心，多给一个叮嘱，提前预防减少周折。最后，有了问题不推脱，主动承担协同解决，为项目扫清一切障碍。

4 结束语

高校各管理部门就像一台不停运转的机器上的各个部件，作用不同但紧密相连，任何一个部件出了问题就会对整台机器运转造成影响。如果科研、财务、设备等主管部门紧密合作有效作用，科研项目在校内的程序便可以走得更顺畅，项目负责人便能在科研上投入更多的精力，努力攀登学术高峰，这不仅是科研项目的理想目标，也是学校发展的理想目标。由此可见，加强各部门协同合作是形势和发展的迫切需要。

参考文献：

[1]王悦，孙树栋.科研项目管理的成功标准和风险分析[J].中国科技论坛，2006，（3）：27-29,37.

[2]夏新根.科研事业单位加强固定资产管理探析――基于内部控制视角[J].价值工程，2010，(34)：132－133.

[3]李海勇.关于仪器设备购置类技改项目管理的浅见[J].项目管理技术，2011，（5）：74-78.

[4]强瑞，徐文锦，林美美.基于CPC的烟草物流企业协同信息平台构建[J].价值工程，2011，(30)：13-15.