谈我馆图书清点工作的经验

摘要：介绍了我馆使用多种方法进行图书清点工作的实践经验。

关键词： 图书馆； 图书清点

图书清点是图书馆的一项基础性工作，也是图书馆馆藏基础建设的重要组成部分，多年来，我馆投入了大量人力物力进行图书清点工作，下面结合我馆清点工作的实践，谈谈我馆图书清点工作的经验：

1.图书全清点

指对所有馆藏地点的所有藏书进行清点。

1.1清点方法

将某一馆地点的图书逐册下架，进入ILAS系统的中央馆藏库管理模块，在系统中输入图书财产号，核对书目信息，如书目信息与实物不符则进入编目管理模块，调出相关的MARC数据，以实物为准对数据进行修改或重录，书目信息与实物一致后，在清点标识一栏做上统一的清点标识。实物清点结束后，输出该馆地点没有清点标识的图书清单，在书库内进行实物复核，凡系统内处于入藏状态且无清点标识，经查找后确认不在库内的图书，可认定为丢失图书。

1.2全清点的利弊

全清点的优点在于一举多得，既摸清了馆藏，又清理了书目数据，解决了我馆由手工管理转入自动化系统管理时，回溯建库期间遗留的诸多历史问题，全面规范了图书编目数据，并理顺了财产号，清查了重号空号，使得因书目数据问题产生的拒借大为减少。另外，进行清点时，书库内所有图书按类下架再上架，错架乱架图书全部暴露出来，清点过程也是借阅部全面整架的过程，此外，清点时将各书库的老旧残损图书全部进行了处理，清点结束后，书库的面貌大为改观，卫生、排架情况明显改进。借清点之机，我馆还对书库布局全面进行了调整，在新校图书馆开设了剔旧书库，将复本量大、借阅率低、内容老旧的图书全部调往剔旧书库，并根据学校新老校区的专业设置、学生层次，对两校区藏书重新进行了调拨，老校区图书馆以工程技术及学术性较强的文献为重点，突出研究、学术型特色，新校区图书馆以人文社科及基础课教学参考书为主体，突出教学、普及型特色，一馆两区，各司其职，协调互补，充分满足不同读者的需求。

全清点的局限在于：

首先，由于清点期间不可能长期闭馆，只能采取清点一类封架一类的方法，在半开架状态下进行的清点，清点结果只能说是相对准确；其次，全清点投入大，耗时长：我馆的全清点历时4年，专设清点岗3人，任务重时抽调编目员配合，加上借阅部门每天派专人负责清点图书的下架上架，最多时每天投入10人进行清点工作，相当于全馆有六分之一的人都在进行清点；第三，对清点人员素质要求高：由于在书库内进行清点，工作环境差，清点人员必须能吃苦，由于清点涉及典藏、编目多个模块的操作，清点人员必须技术全面，由于清点工作环节多、容易出差错，清点人员必须细致谨慎，因此清点人员必须是吃苦耐劳、认真负责、技术全面的业务骨干；第四，全清点需多个部门通力协作：典藏人员是清点主力，技术部要负责技术和设备的保障，借阅部要随时跟进清点图书上架下架和清点类别图书的封架以及后期丢失图书的复核工作，馆办要负责全面协调，任何一个部门跟不上工作进程都会影响清点工作的正常进行。清点期间，馆内工作以清点为先，对其他部门的正常工作或多或少有一定影响，尤其是借阅部门，在维持日常开放的同时还要配合清点类别的封架和清点图书的上下搬运，并且要将每日读者还回的未清点图书集中交清点人员处理，压力最大，也因此出现了一些不理解不配合的情况。由于上述种种条件的限制，全清点不可能作为一项常规工作来开展。对于是否有必要投入如此之大来进行全清点，我馆至今仍有争议。

全清点工作结束后，虽然收获很多，但相关部门都感觉很疲惫，为保持全清点的成果，同时避免再次进行全馆范围的大规模作战，我馆摸索了使用采集器进行清点的清点方法。

2.使用采集器进行图书清点

2.1清点方法

首先借阅部对清点类别进行整架。图书是否能按类排架直接影响到清点结果的准确，清点前馆办通知借阅部提前整架，保证此次清点类别图书达到四级排架标准；然后由典藏人员使用采集器采集架上图书条码号，使用采集器配套程序将采集到的条码与系统内输出的图书清单进行比对，输出图书丢失清单；将丢失清单交借阅部复核，在书架上、手工外借登记本上查找是否有书，复核后确认无书者为丢失图书，最后由典藏人员根据复核后的丢失清单计算图书丢失率。

2.2使用采集器清点的优势及问题

使用采集器清点的优势在于灵活机动，既可以大范围清点也可以小规模抽查，并且避免了在书库内架设电脑进行操作的种种麻烦，不需要大规模地将图书下架上架，由典藏人员独立操作即可完成，牵涉的部门不多，时间上也可以安排在节假日，不影响借阅部门的正常开放，相对于全清点而言，成本大为减少。

使用采集器清点两后年，经过数轮清点实践，发现下列问题：

首先，借阅部书库排架达不到四级排架标准，影响清点结果：按我馆工作规范要求，借阅部各书库应按四级类目进行排架， 设计清点方案时，也是以此为前提，但在实际清点过程中，发现借阅部大部分书库排架达不到四级标准，造成图书丢失率虚高，很多丢失图书实际是错架乱架图书。例如：清点H313这一小类，丢失率超过15%，清点H大类，丢失率不到10%。排架问题导致典藏人员不能按原定的“少量多次”的原则进行清点，为保证清点结果的准确，必须按大类进行清点，由于人手有限，只能抽取各馆地点藏书总量在万册以下的类别进行清点，I类、TP类、H类等藏书量大、流通量大的类别，始终无法清点。

第二， 清点结果复核周期长，复核工作不到位，影响清点结果的真实准确：使用采集器清点的一个重要环节，就是借阅部对丢失图书清单进行复核，在书库内查找，确认图书是否丢失。由于各种原因，我馆并未将图书丢失量作为对借阅部的奖惩依据，加之借阅部门的内部轮岗制度，各借阅口以及各类图书的管架人员都是流动的，图书丢失的责任难以落实到个人，因此在历次清点中，借阅部门对复核工作并不重视，复核工作流于形式，一份丢失清单常常一个月都没有复核结果，或者不加复核直接签字确认为丢失，这些都直接影响清点结果的准确性。

第三，采集器超过保修期，没有任何售后服务，影响使用：我馆所购采集器已过了保修期，供货单位现不提供售后服务，采集器软件、硬件上出现的问题都得不到解决，尤其是清点结果的数据比对，因为ILAS系统的功能有限，清点数据的比对完全依赖于采集器的配套程序，出现问题后，一旦售后服务跟不上，整个工作就限于停顿。

鉴于上述问题，为使我馆的清点工作能持续进行，我馆对清点工作进行了以下调整：

缩小清点范围，每年只对上年入库图书进行清点，既可节省时间和人力，也可明确责任人，避免在历史遗留问题上纠缠。改变清点方法，不再使用采集器清点，改用采取随机抽查法进行清点。

3.随机抽查法

3.1清点方法

典藏人员从ILAS系统里提取上年入库图书中处于入藏状态的图书清单，从每类图书中随机抽取100条数据，制成抽查图书清单，将清单交借阅部，由借阅部相关人员在书库中将这100册图书实物找出，集中交典藏人员核对，无法找到实物者，视为丢失图书。清点之前，典藏人员提前一周时间通知借阅部清点类别，借阅部做好整架工作，抽查清单交借阅部后，借阅部做好抽查类别的封架停借工作，在一到两天时间内完成实物查找，将图书集中交典藏人员核对。典藏人员对照实物确认丢失图书，计算图书丢失率。

3.2随机抽查法的优势及问题

这种清点方法相对我馆之前的清点方法，成本最低，除了ILAS系统外，不需要借助其他设备，省时省力，责任明确，覆盖面广，如安排紧凑，一年内可对各口室各类别进行一轮清点。通过抽查，不但可以看到图书丢失情况，也是对借阅部门排架情况的检查，如果能达到四级排架，查找图书非常快，如果排架情况不好，则查找会有困难。

在实际操作过程中，发现此方法有下列问题：

首先，采用这种方法，典藏人员的工作量大为减少，只是出具抽查清单和最后的实物检验，查找图书这一任务由借阅部管架人员来完成，加重了借阅部的工作任务，借阅部门对此颇有意见。但如果由典藏人员来完成查找图书的工作，因为不熟悉架位情况，工作效率反而不高，因此造成的遗漏，也会影响清点结果的准确。

其次，此方法对图书排架情况的要求也很高，全分类排架的口室清点起来非常顺利，排架情况不好的口室查找图书如同大海捞针，效率很低。

根据我馆多年的清点工作实践，在条件允许的情况下，进行一次全清点，了解真实的馆藏情况，清理馆藏数据，对于改进管理工作有重要意义，在全清点的基础上，定期进行小范围清点，掌握最新数据，作为管理的参考依据，也是必要的。图书清点工作，主要靠典藏和借阅部门合作完成，合作顺利，则清点顺利，有一方表现消极，则会影响清点工作进程。以上是我馆清点工作的一些经验，仅供业内同仁参考。