如何加强基建工程档案管理

摘要：基建工程档案是以独立的工程项目为对象，工程档案往往种类繁杂，而且数量较多，且时间跨度长。因此对工程档案材料的收集、整理、立卷、归档提出了更高的要求，文中就当前基建工程档案管理中应注意的环节浅谈自己的观点。

关键词：基建工程 档案 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

前言

基建档案反映基建工程项目的真实面貌，基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

一、基建工程项目档案的特点

基建项目涉及面广，工作流程长，其档案管理有以下特点：

1涉及单位和部门多

俗话说：“土木工程不可擅动”，反映了基建项目一旦开工，就要花费大量的人力、物力和财力。一个工程项目包括：设计、招投标、施工、监理、材料、设备等许多相关单位，每一个参与单位都会有大量的文件资料需要收集、整理、归档，这些文件资料来自不同的单位和部门，这就需要各有关部门按照文件资料管理的相关规定，积极参与工程项目文件资料的收集、归档与管理，档案管理人员要与相关部门的人员密切合作，发挥监督指导作用，才能完成好工程项目的档案管理工作。

2文件资料量大、类型较多

一个工程建设项目从开始的立项、报批、可行性报告到勘察设计、招投标、施工、监理、审计、竣工、验收等等，每一个阶段都会产生大量文件资料，除了比较常见的纸质文件外，还有许多其它类型资料，如：反映工程项目进行过程实况的照片、录像等档案资料。这些文件资料是整个工程中的重要资料，具有很大的实用价值，如果收集归档资料不完整会给以后的工程改建、扩建带来不可估量的损失。

3文件资料形成的周期长

工程项目的建设周期较长，这是众所周知的，特别是大、中型工程项目的建设周期更长，有的可能需要经过几年的时间才能竣工验收，给文件资料的收集、整理带来了一定的影响，使得文件收集、整理、归档工作的周期也随之加长。

二、基建档案管理存在的问题

1档案意识不健全

工程建设人员对基建档案的重要性普遍认识不足，部门对基建档案工作的宣传力度不强，再加上受经济利益的驱使，工程建设人员往往只重视工程建设本身，而忽视工程档案的建立，使基建档案的收集、整理与归档工作远远滞后于工程建设的进度。工程项目建设和管理的技术文件资料长期处在分散、损坏、丢失等状况下，不仅制约了部门经济的可持续发展，也影响了工程建设档案的管理和利用。

2档案人员队伍不稳定

工程项目的专职档案管理人员极度缺乏，兼职档案管理人员很不稳定，再加上工程人员和档案人员相互不了解其专业知识、技术技能、工作程序、行业标准，导致基建档案的收集、整理、归档等环节不规范、不标准、不及时，使工程档案资料管理工作与工程进展严重脱节，档案资料流向不清、毁坏、损失的情况时有发生。

3档案管理模式传统守旧

基建档案管理制度不健全、管理措施不完善，缺少可操作依据的相关规范标准，再加上工程参建单位多，各部门对基建档案的管理方法和操作流程不统一，基建档案管理部门不能及时履行监督、检查、指导等职能，使归档的基建档案质量参差不齐，格式和内容各不相同，给档案工作的开展造成一定阻碍。

三、加强基建档案管理的对策

1转变观念，增强对档案重要性的认识

基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变。要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性。才能变被动为主动，提高基建档案管理水平

2完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通 特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理击

一是基建档案工作与工程建设进程同步。建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时。完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中：基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。确保基建档案归档工作顺利进行

4规范基建档案立卷标准，提高立卷质量

各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建挡寒的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则。构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范。统一基建档案管理标准和操作方法。

5做好基建档案验收工作

无论是产权单位、监理单位还是施工单位，都必须严格按照国家档案局颁布的《建设项目(工程)档案验收办法》以及相关法律法规的要求，加强基建档案资料的管理，贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤。基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后一个月内要完成基建档案的移交工作，通过基建档案验收环节，提高基建工程管理和档案管理水平。

结束语

随着我国社会主义市场经济建设不断发展，基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展。基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的历史记录，是基建工程管理的重要组成部分，因此，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。

参考文献

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