Excel在高校学生档案管理中的应用

摘 要：介绍excel在高校学生档案管理中快速准确处理数据的方法与技巧。如怎样制作下拉列表框选择所需数据；通过函数的使用保证输入的身份证号是唯一的；通过身份证号自动得出性别、出生日期、户口所在地等。

关键词：Eexcel；处理数据；函数

中图分类号：TP3

Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，可以用来制作电子表格，完成数据计算，进行数据的分析和预测等。在高校的学生档案管理中应用Excel，不仅可以提高录入的速度，还可以保证录入数据的准确性，达到事半功倍的效果。

1 制作下拉列表框选择所需数据

在学生档案表中，有很多字段所需录入的数据在某一范围之内，不可能有其它答案。比如“学习形式”只有“全日制”与“非全日制”两种选择；“户口性质”只有“农村”、“县镇”、“城市”三种选择。像这类数据的输入，可以通过数据有效性来得到一个下拉列表，从列表中选择正确的选项，从而避免了重复输入浪费大量时间。

现以“户口性质”为例，假设A1单元格为“户口性质”字段名，将光标定位到A2单元格，单击“数据”菜单，选择“有效性”，在弹出的“数据有效性”对话框中，“允许”项选择“序列”。“来源”项输入“农村，县镇，城市”，这里需要强调的是，每两项之间的逗号应用英文输入法状态下的逗号。单击“确定”按钮完成设置。然后使用自动填充功能完成其它单元格的设置。

2 确保身份证号码唯一性

人工录入最大的缺点是不能保证数据准确性。因为身份证号可以唯一标识一个人，所以它具有唯一性，在输入时不可能出现两个一样的身份证号。Excel提供了工具，可以提示人工录入时出现的错误，效果如图1所示。

具体做法为：将光标定位至C2单元格，单击“数据”菜单，选择“有效性”。在弹出的“数据有效性”对话框中，“样式”项选择“停止”；“允许”项选择“自定义”；“公式”项输入“=COUNTIF（C：C，C2）=1”。单击“出错警告”标签卡，“标题”项输入“出错啦”；“错误信息”项输入“输入号码重复，请重新输入！”。单击“确定”按钮完成设置。

3 根据身份证号自动得出所在地、出生日期、年龄、性别等信息

居民18位身份证号码各位的含义为：1-2位为省、自治区、直辖市代码；3-4位为地级市、盟、自治州代码；5-6位为县、县级市、区代码；7-14位为出生年月日；15-17位为顺序号，其中17位男为单数，女为双数；18位为校验码，0-9和X，由公式随机产生。

使用Excel提供的函数可以自动提取所在地、出生日期、年龄、性别等信息。当我们在“身份证号码”栏中输入身份证时，后面所在地、出生日期、年龄、性别等信息就自动生成了。

3.1 根据身份证号提取“所在地”信息

身份证号码的前6位可以确定一个人的户口所在地。所以我们可以使用excel提供的函数来提取前6位数据，然后再通过前6位数字具体对应的地区表来查找户口所在地。

首选我们应该有一张表，这张表是身份证前6位数字所对应的地区。这张表我们可以在互联网上搜索到并转化成excel表格。比如我们把这张表转化成了excel表格，并给工作表取名叫“户口所在地”。

在同一工作薄中，我们新建一个工作表叫“档案表”，档案表的A1、B1、C1、D1、E1分别是身份证号码、所在地、出生年月、年龄、性别几个字段。

光标定位在“所在地”下面的B2单元格，在单元格中输入公式：“=VLOOKUP（MID（A2，1，6），a，2，FALSE）”。其中a是定义的一个名称，具体做法为单击“插入”菜单，选择“名称”下的“定义”，在弹出的“定义名称”对话框中名称输入“a”，引用位置选择“户口所在地”工作表中的所有数据。

3.2 根据身份证号提取“出生日期”信息

身份证号码中的7至14位是出生年月日，在C2单元格中输入公式：“=TEXT（RIGHT（19&MID（A2，7，LEN（A2）/2-1），8），"#-##-##"）”即可自动求出出生日期。

3.3 根据身份证号提取“年龄”信息

3.4 根据身份证号提取“性别”信息

身份证号码的第17位如果是奇数则性别为男，若是偶数，则性别为女。所以我们在E2单元格输入公式“=IF（A2""，IF（MOD（RIGHT（LEFT（A2，17）），2），"男"，"女"））”，则可以自动求出性别。

当我们在“身份证号码”列输入身份证号时，“所在地”、“出生年月”、“年龄”、“性别”列自动求出数据，最终效果如图2所示。

Excel函数功能强大，在高校学生档案管理中有着举足轻重的作用，我们应充分发挥Excel优势，让学生档案管理工作更加地准确、高效。同时，Excel还可以与其它软件配合使用，如Word，Sql Server等。只要我们用心去探讨、钻研、实践，一定会发挥出Excel更强大的功能。

参考文献：

[1]周超.Excel在学生成绩管理中的应用[J].办公自动化，2006（15）.

[2]李春瑞.巧用Excel2000管理学生学籍档案[J].唐山师范学院学报，2000（05）.

[3]邓红苹.中文电子报表Excel在科研财务及管理中的应用[J].长沙铁道学院学报（社会科学版），2008（01）.

[4]张颖，赵连波.EXCEL在信息处理中的应用[J].统计与咨询，2002（04）.

作者单位：辽宁工程职业学院，辽宁铁岭 112008