关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨

摘要：科技计划项目体现了一个国家对科技发展格局的宏观规划，是对科技走向的合理引导，同时也是对社会资源配置进一步优化的重要手段。科技计划项目档案是国家科技计划项目管理活动的重要依据，所以研究科技计划项目档案的管理工作有着重要的现实意义。文章就针对该问题展开讨论。

关键词：科技计划项目；档案管理

现代社会中科学技术是第一生产力，经济要发展离不开科学技术资源的支持。现代社会科学技术的发展日新月异，国与国之间的竞争早已演变为科学技术实力的竞争。我国各省也将科学技术放在本地区发展战略的首要位置。由此可见，在新一轮竞争中，谁的科技优势越明显，准确把握机遇，谁就能有所作为，赢得竞争中的主动权，所以科技工作在国民经济建设与发展中的地位十分重要。

一、科技计划项目的概念

在2001年1月20日，科学技术部颁的第五号令《国家科技计划项目管理暂行办法》中，第一章第二条明确规定：国家科技计划项目是指在国家科技计划中实施安排，单位或者个人承担的，在一定时期内所进行的科学技术研究开发活动。

二、科技计划项目档案的形式与定义

所谓的国家科技计划项目档案是指科技项目在立项、实施、结题验收或者成果转化过程中，所形成的需要进行归档保存的各种类型、载体的文件，其列入国家科技计划内，且研究经费以中央财政拨款为主。由上述定义可以看出，科技计划项目档案所形成的领域包括政府部门、社会组织以及个人；而科技计划项目实施的整个过程可以从科技计划项目档案中体现出来；此外，在实施科技计划项目过程中，直接形成了科技计划项目档案，其为原始记录且具备相当的保存价值。

三、科技计划项目档案的管理

第一，档案管理要服务于科技项目管理与监督服务。在科技管理过程中，项目档案的作用越来越突出，项目档案的管理也逐渐成为科研管理的一项重要内容与必要条件。在档案管理过程中，政府科技主管部门和项目负责单位通过签订合同的方式明确双方责任。按照合同内容由科技主管部门提出项目档案管理要求，而项目负责单位则据合同条款如期、保质的完成项目研发工作，并且将科技主管部门提交完整的项目档案文件。

第二，对项目执行加以规范以项目档案为客观依据。按照项目的运作规律，通常采用项目责任人制进行项目管理，即在项目档案形成、积累以及归档的全过程中，该负责任担负主要的领导责任。整个项目的研发过程均是通过项目档案完整、忠实地记录下来，根据档案可以对项目的进展情况、存在的问题进行及时的了解，项目档案的科学性、严肃性也得到了保证。在执行项目过程中，要保证各种原始记录的配套性、准确性以及完整性，并将其作为项目管理的重要依据。

第三，项目档案要具备充分的资源共享性。相关规定中有明确要求，各类国家科技计划所建立的数据库要具备兼容性，实现信息资源与数据资源最大化共享。项目档案是项目执行单位记录相关项目信息的主要载体，因此要求其具备资源共享性。要实现这些信息资源的共享，转化为科技成果，为全社会利用，前提就是项目档案标准化与规范化管理。

四、科技计划项目档案管理需要解决的问题

第一，项目档案科学管理水平有待提高。项目档案的形成过程对应了项目的运作过程中，项目各队均会形成对应的文件，由此可见项目档案是计划项目立项、检查以及验收等研究活动的重要标志。项目档案属于科研过程的软成果，对项目绩效进行评估要以项目档案为依据和前提，从这个意义上讲，项目档案的重要性与科研活动的硬成功作用相当。项目档案管理是科学计划项目管理的一个重要部分，要委派专职、专业的人员与机构进行实施，以保证其科学性。项目管理也是科技管理的一种重要形式与重要内容，只有尊重科学、尊重创新，充分认识到科技实践、发展、再实践、再发展的科学规律，对项目档案进行科学管理，才能保证科技计划项目整体的有效性。

第二，项目档案管理机制有待完善。由于计划项目的执行单位不仅限于属地单位，因此无法适用原有的档案管理属地化模式，从而项目档案管理过程中经常出现盲点或者空白。要进一步强化项目档案管理，就要彻底改变这种属地管理模式，采用履行合同的新模式，档案管理的实施对象确定为项目执行单位。这种管理模式最显著的特点就是不考虑项目执行单位的行政关系与隶属关系，使得项目执行单位与项目档案管理单位合而为一，这样就不存在固有的领导关系，而属地内行政管理部门的职能也更加明确，与项目档案管理的客观要求也相符。

第三，项目档案的质量要有所保证。要进一步落实档案管理责任制，使得项目档案的质量有所保证，主要可以从以下两方面着手：首先，科技管理部门要做好项目管理档案，以满足公众的知情权，接受公众监督。要按照项目的实际进度进行检查、验收、监理与审计，并确认发明权与知识产权的归属，这些工作均要以项目档案作为凭证。其次，要保证项目执行者的合法权益。项目负责人对项目研发档案负有领导责任，实行项目负责人制，保证了得技计划研究活动可以按照规范建档，对研究过程、研发状况以及所得数据进行忠实的记录。项目负责人要保证提供给监管方档案的真实性、准确性以及完整性，这也是项目负责人的责任与义务。

第四，档案工作监管职能的强化。项目档案管理工作是一项专业性、系统性的工作，科技主管部门与档案主管部门在监督、指导以及实施专业管理的过程中，有一定的难度。因此要基于行政改革的角度，以社会专业资源为依托，提高档案管理的专业化程度。比如委托有专业资质的机构评估档案的完整性与准确性；或者引入专家机制，以保证档案管理监管的客观性与公正性等。

参考文献：

1.刘春泽,宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].社会,2011(10).

2.潘世萍,候希闻.科技计划项目档案管理体制发展及创新研究[J].中国档案,2011(11).

3.张爱霞,沈玉兰.国家科技计划项目档案管理现状分析及对策研究[J].科技进步与对策,2008(12).

（作者单位：辽宁省科技档案馆）