企业文档管理系统设计与功能实现

摘 要：本文对企业文档管理系统进行了一个大概的设计，分别从系统相关流程、功能模块、数据库与系统设计等方面进行了具体阐述，并且实现了用户管理、全库搜索、登录管理、文件与文件柜管理等模块功能。

关键词：管理系统 系统设计 数据库

一、文档管理系统相关流程设计

1.系统客户端数据流程

客户端的功能有：下载资源、上传资源、删除资源、查询资源、推送、更新资源等等。

2.系统各具体事项数据流程

（1）下载资源：将需要的资料从系统传输到本地。

①在搜索栏内查找资源，查询是否已经下载，若已下载，应更新到最新版本。②若本地没有该资源显示，则从系统下载，并显示。③成功下载后，映射于本地数据库。

（2）上传资源：将本地数据库的资料上传于服务器。

①从服务器查找资源文件，并进行相关数据显示，从而确定该资源存在与否。②将资源通过接口录入到服务器。③相关结果进行映射。

（3）删除资源：将本地数据库中的资源删除。

①输入资源ID，进行删除资源操作，删除本地数据库资料信息。②删除本地的映射关系。

（4）查询资源：在本地数据库进行资料搜索查询。

①输入资源ID，在本地数据库中进行搜索查询。②将查询的结果显示出来。

二、系统功能模块设计

1.同步模块

同步模块是指客户端的本地数据库和服务器的资源相对应，主要有以下几方面。

（1）将服务器数据同步后，用户界面通过UI显示。

（2）将服务器同步的资源专门存储于客户端专用存储同步资源区。

（3）相关平台客户端应在数据结构、同步算法以及方法名、表名中保持一致。

（4）同步模块在Windows平台下兼具有上传资源的功能。

通用信息平台具有兼容性、易扩展性及可实施性，作为系统工具，包括五大（登录、文件、搜索、文件柜、用户）管理功能。

2.登录管理功能

登录管理功能是系统的基本功能，该功能的实现，为其他系统功能的实现创造了一定的条件。只有该功能进行实现，才能进行其他功能的实现。该功能主要包含登录和退出两种方式。

3.文件管理功能

用户可以对文件夹进行创建、删除、修改，对文件进行上传、编辑、移动、复制、传递、共享。

4.搜索功能

用户对自己所需的资源数据在服务器进行查找，按照文件名、文件所有者、范围、文件夹名、文件类型等进行搜索。

5.文件柜管理模块

（1）系统管理员可以对文件柜进行添加分类、移动、排序、授权。

（2）系统管理员可以对文件的查看权、上传权、下载权、创建文件夹权、修改权、删除权、管理权进行授权，还授权用户组。

6.用户管理功能

系统管理员对用户与用户组信息等进行添加、修改、删除。

三、数据库设计

建立数据库及相关应用系统称为数据库设计，在信息系统建设中占有关键地位。由于数据库系统比较复杂，因此设计起来也有一定的难度，想要直接设计出最适合的数据库也是不可能的，只能去粗取精，逐步积累，对数据库中的数据及其相互之间的关系进行规划研究。

MySQL体积小、速度快、成本低，是当前中小型网站中较为流行的一种小型关系型的数据库管理系统。很多中小型网站都会选择该数据库，本文中的系统也选择MySQL数据库。

在唯一列内数据不可以重复，PK-Primarykey是主键，其他任何列只要不是主键便都可以作为替换键。

①全局设置是对系统的一些参数进行设置。例如站点域名、站点名称、站点状态、统计代码、SEO关键字、SEO描述、关闭原因、是否初始化、是否跨柜子复制与移动等。

②关注表是用来记录用户及其关注的文件柜的信息。例如，关注的目标id、关注者id、关注目标的类型、关注的状态等等。

③分类表是对文件柜分类的信息进行记录。例如：父分类ID、分类名字、分类显示名称、分类描述、分类的创建时间、分类状态以及排列的序号等。可以有上下级的关系。

④柜子管理员表主要记载管理员的信息。例如，管理员的绑定ID、文件柜ID、用户ID、用户名字。

⑤文件柜表记录的是基本信息。主要有：其所属分类ID、文件柜的名字、地址、排列的序号、文件柜显示的名称、文件柜的描述、创建者的ID、文件柜的创建者名字、时间以及文件柜的状态。

⑥文件柜用户绑定表主要归纳了一些文件柜与用户的绑定信息。可以表示出属于该文件柜的用户，文件柜用户绑定表包括文件柜用户绑定ID、文件柜ID、用户ID、用户文件柜绑定状态。

⑦文件柜类型统计的是文件柜的一些拓展信息。包括文件柜名称、资源空间大小、资源单文件大小以及其类型。

⑧权限表包括配置用户对文件柜的权限。包括：权限作用域类型ID、权限所作用的马甲ID、权限作用域类型、权限码，以及是否将此权限继承至子文件夹、是否覆盖父文件夹继承下来的权限。

⑨用户表主要是用来记录用户的基本信息。包括用户账号、密码、名字、所在单位、所在部门、职位、email、电话、手机号码、im、状态、用户公钥、用户私钥、用户序列码、用户公钥是否可用。

⑩管理员表列示的为系统超级管理员。其具有最大权限。

资源共享表记载了资源与其提供者、接收方的相关关系。主要包括创建时间、共享的资源ID、提供者ID、接收者ID及资源共享接收方。

资源表记载了所有的资源信息。例如：资源项ID、文件柜ID、文件柜名字、资源创建者ID、资源创建者名字、资源的存储路径、资源名字、资源描述、资源大小、资源的Content-Type、资源创建时间、父资源ID、资源类型、资源状态、缩略图、上传比例、是否已经共享等。

马甲表主要用来登记用户的马甲。一般一个用户可以有多个其他马甲，同一个人，可以登录不同的账号进来。马甲表内容包括马甲名字、马甲头像路径、马甲签名、马甲所属的用户名、马甲使用的email、马甲状态及马甲类型。

四、系统设计

系统设计主要有实体类层、DAO层、业务逻辑处理层设计等。实体类层通过采用数据建模，对用户、管理员、权限、资源共享与资源项，文件及文件柜、马甲、柜子管理员等都建立了其相应的实体类。

DAO层主要用来将对应实体转化成持久性数据，对应的实体类都有一个各自的DAO接口与实现类。业务逻辑处理层主要是处理一些业务逻辑。对于每个实体都提供了一个相关的业务逻辑处理接口。系统定义了一个IService接口来获得所有业务逻辑处理层的接口，以使得Web层方便调用。

五、小结

本文主要对文档管理系统相关流程、系统功能模块、数据库以及系统进行了设计分析与研究，对文档管理系统的整体以及各具体部分分别进行了阐述，为该系统的实践提供了基础与借鉴。不过本文设计的系统随着时间的变化，需要不断地加入新元素，更新改进，从而保持系统的时效性。

参考文献：

[1]邓元杰.文档管理系统与专门档案管理的兼容性[J].四川档案，2004（1）.

[2]曲思伟，王文龙.现代企业文档管理流程重组[J].兰台内外，2005（5）.

[3]闫志强，王魁生，屈展.文档管理中权限控制的设计与实现[J].福建电脑，2006（1）.

（作者单位：太原理工大学、山西省吕梁市柳林县王家沟乡政府）