EPC总承包项目中文控人员的职责与注意事项

摘 要 本文对文控管理的概念以及在EPC总承包项目中文控职责、工作内容进行了介绍，重点阐述了总承包项目中文控人员需要注意的事项。

关键词 EPC总承包 文控管理 前期 中期 后期

一、概述

近年来，工程项目的建设环境发生了很大变化，设计+采购+施工的总承包模式（即EPC总承包）在国内的工程建设项目中被越来越多地采用。在一个总承包项目的运行周期内，会产生几万、十几万的文件、图纸和资料，因而文件的规范、有效、准确、及时传递是有效支撑项目运行的前提和基础。此时工程建设项目中的文件控制管理工作（下面简称“文控工作”）作为工程项目建设中重要的工作内容，其重要性逐渐显现出来。

二、文控概念

（一）文件信息控制

简称文控，指根据项目的文件控制程序，在项目执行过程中采用科学的方法和手段，对项目文件进行规范、准确、高效控制和管理的过程。

（二）文控管理过程

规范项目文件控制工作，建立有序、可控、可追溯的文件管理体系和方式，对文件的、流转、审批、版次、分发、移交、归档等进行管理，对文件的流转状态进行控制，保证文件运行中所有过程均有记录、可追溯，项目结束后可以及时移交归档，实现文档一体化管理。

三、EPC文控人员职责

第一，贯彻和执行EPC项目部下发的文控管理文件。第二，建立EPC项目部文控信息管理体系，向EPC项目部各部门明确文件统一格式、编码规则，明确工程信息流程及渠道、管理方式、方法、要求，明确文件分类、归档、保存要求。第三，对各部门文控信息管理工作进行监督，对不符合要求的文件、信息传递进行记录，并采取预控措施。第四，指导各部门所有收发文件进行统一管理和控制，建立规范的台账、目录，建立内部共享平台，统一提供文件的查询和借阅制度。第五，负责EPC项目部各部门项目文件控制和管理的培训工作。第六，负责项目文件的收发、办理、借阅、收集、整理、分类、保管、出版、归档等工作，建立收发文台账目录。第七，负责周（月）报汇总编制，主管项目副经理审核，并由项目经理（或项目经理授权人）签发后，由控制部外发，并发EPC项目部相关部门。

四、文控的重点工作和注意事项

（一）文控重要控制点

第一，信函状态。第二，程序文件报批状态。第三，日报、周报按时收集整理。第四，变更文件。第五，整改项关闭。第六，受控文件及时整理。

（二）注意事项

作为一名EPC总承包项目文控工程师，首先要了解项目的基本信息规范及文控的组织机构，熟悉文控的岗位职责，编制现场文控工作管理规定，掌握文件审批、收文、发文流程，准备齐全各类签章，制定项目通讯录等。下面分三个阶段简述主要注意的事项：

（1）项目建设前期。1）了解项目的基本信息。熟悉项目合同，熟悉图纸，对项目有大致范围的了解，例如工程规模、工程范围、各方参建单位等。2）明确文控工作分工。文控工作不光是文控工程师的工作，项目管理中的任何人都不可能置身系统之外独立活动。文件的传递活动是在文控以外的项目各环节中进行流转的，脱离文控系统的任何文件活动都将导致这个系统出现断节、文控盲点，并最终导致失控。因此在项目组建立后必须确定所有人员的管理职责。3）建设项目档案归档是工程建设中极其重要的一环，作为总包方的文控工程师必须在项目前期就与建设单位、监理单位、档案管理部门进行沟通，确定最终档案的归档要求及归档范围。4）对分包商文控人员在入场前进行培训，对其宣贯本工程资料归档验收执行的标准规范，明确资料格式、编制要求。需重点统一规范资料的字体、字号、页边距，明确资料什么地方必须手签，什么地方可以机打。从项目前期开始严格要求分包商，避免项目后期检查资料不过关，进行返工，浪费大量人力物力。5）编制《文件控制管理程序》。规范建设工程项目文件控制和管理，确保EPC项目部及建设有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时传递，以便工程建设有关各方、各个场所都能及时使用有效文件，防止误用失效、作废文件；及时、完整、准确、系统的整理、归档文件。

（2）项目建设中期。1）数据库的建立。对所有文件进行电子备份，建立电子数据库，可有效地提高文档的控制能力，便于文件查找和利用、统计和分析。先对所有文件进行分类，再制定编码规则，确定文件属性。2）对重要文件以电子邮件方式发出，注意邮件的回执。为了确保“收发双方”准时无误地发出和收到文件，双方要进行密切配合。3）了解工程进度。EPC文控工程师不是简单的收发文件，需要切实掌握工程实体进度，确保施工资料报验与工程进度相一致，避免漏报、错报、晚报的现象，保证资料的真实有效性。4）对报验资料格式进行审核。虽然在项目前期已经对施工单位进行宣贯，对资料格式进行了规定，但仍然难以避免各种错误的发生。作为EPC的文控工程师，在把资料交给EPC专业工程师签字前，应先对资料的格式、工程名称、单位名称等有固定形式的方面进行审核，避免资料进行返工，节省大家的时间。5）注重施工图管理工作。在工程建设期间，施工图可能会进行多次升版，如果没有对其进行很好的管控，可能会造成图纸使用混乱，施工单位使用错误图纸施工，给工程造成损失。因此加强对施工图的管控工作尤为重要。

（3）项目建设后期。1）EPC项目部应组织各施工分包商集中办公，目的是使各个承包商之间能面对面地交流，EPC项目部也能够更全面细致地对承包商资料进行审查，同时邀请业主、监理相关人员共同参加。2）在竣工资料全部整改完成前，要求施工分包商有专人负责，直至资料正式移交业主档案管理部门。避免出现资料需要整改，但是找不到人的现象发生。

五、文控工作的地位及意义

本人工作的单位是一家以设计为主体实行工程总承包的设计单位，已经形成一套较为成熟的管理体系，文控工作的重要性也逐渐体现出来了。项目文控的工作水平优劣，不仅对工程项目的质量管理、费用控制、进度控制的管理水平有直接影响，而且还会影响到工程档案文件归档的质量。之前一些项目上没有重视文控管理工作，导致项目完工后竣工资料不能及时移交，拖延了项目的完工结算，给EPC单位造成损失。近年来单位越来越重视文控管理工作，加强对文控人员的教育培训，培养一批素质高能力强的文控人员队伍已经成为公司总承包项目管理的重点工作。

六、结语

个人认为，成为一名总承包项目文控工程师不难，但要做好并不容易。首先，要从思想上认识到EPC总承包项目文控工作的重要性。文控并不是打杂的，而是工程建设中的枢纽，是各方参建单位沟通、协调的桥梁。其次，要从行动上支持项目文控工作。作为文控工程师，应具备主动性，积极与各方沟通，主动了解掌握项目相关信息。要有比较扎实的项目文控管理工作基础，对项目文控工作进行标准化流程管理，这是做好项目文控工作的重要保证。最后，文控人员要有一个好的工作态度，具备严谨细致的工作品质，在平时的工作中要勤学会用。

（作者单位为中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司）

参考文献

[1] 景德洲. EPC总承包工程中的文控管理[J].石油工程建设，2010（12）.

[2] 曾海庚.试论EPC总承包项目中文控工作的地位、职责分工和基本要求[J].办公室业务，2011（09）.

[3] 黄新.对工程总承包项目管理的一些体会[J].中华建设，2008（06）.