企业档案知识服务探索研究

[摘 要]本文从知识资源观的视角重新审视档案及档案管理工作的属性，分析了档案与知识、档案管理与知识管理的关系，并提出知识管理条件下，企业档案知识服务的实施路径。

[关键词]档案管理;知识管理;知识服务

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.134

[中图分类号]F270;G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）22-0-02

不同于传统的知识的定义，知识经济赋予“知识”更加深刻而丰富的内涵。按《关于知识经济与国家知识基础设施的研究报告》，“知识”是指“经过人的思维整理过的信息、数据、形象、意向、价值标准以及社会的其他符号化产物，不仅包括科学技术知识，还包括人文社会科学的知识、商业活动、日常生活以及工作中的经验和知识、人们获取并运用和创造知识的知识，以及面临问题做出判断和提出解决方法的知识。”根据知识的显现程度，又可分为隐性知识和显性知识，显性知识指编码化的知识，隐性知识指存在于头脑中尚未公开的知识。

知识内涵的变化促使我们不能停留在档案和档案工作的原有认识的基础上，我们需要从知识的角度重新审视档案和档案工作。

1 档案是贮存和传播知识重要载体

档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，它本身具有知识的属性，档案与知识的关系可以归纳为以下3个方面。

1.1 档案是承载显性知识的重要媒介

知识，无论是显性知识还是隐性知识，作为一种客观存在，其存在状态总要以信息的形式表现出来，档案是信息大家族中的重要一员，也承担着记录显性知识的任务。档案直接产生于行政管理、建筑工程、科研生产等各项社会和组织的实践活动，这些档案中包含了技术诀窍、设计方案、工作经验等方面的知识。这些知识不同于文献知识，其特点在于所记录的知识针对特定的空间、时间和工作对象，既有具体的优点，又存在零散、不系统的缺点。

1.2 档案可通过人脑转化为显性或隐性知识

知识是人脑对信息进行综合处理的结果，人脑是信息转化为知识的重要器官。档案承载的知识类型是显性知识，通过编纂工作，将这部分知识系统化、抽象化，汇编出的年鉴、工作经验总结等小册子，从而实现了显性知识到显性知识的转化，如历年地震档案材料被归纳分析提炼出经验型知识成果。同时，档案上记录的知识通过利用，转化为读者自己头脑中的隐性知识。

1.3 档案对人头脑中的隐性知识具有指示作用。

人事档案记录了个人履历和奖惩情况，反映了个人经验、个人知识水平和能力等方面的隐性知识。另一方面，档案中的文书类档案、科研档案等其他种类的档案真实记录了机构的各种活动，这些活动无不留下了人参与活动的痕迹，因此，通过对档案所记录的活动过程与结果的分析，可以对参与活动的人的隐性知识的类型和数量等情况进行判断。

2 档案管理与知识管理的互动关系

知识管理的涵义，不同学者从不同角度对其进行了分析，大致可以归纳为以下几个方面：①知识管理的目的：通过管理使知识有序流动，使适当的知识在适当的时候传递给适当的人;②知识管理的层次性：个人知识管理、团体知识管理、组织知识管理;③知识管理的核心：知识创新，因此，简单的知识传递是无意义的，要通过知识共享提高能力。知识管理被提上日程根本上是基于对知识是经济增长的根本动力以及知识稀缺性的认识。直接原因是全球化趋势对商业的深入影响，机构裁员、业务外包及高新技术引进对工人操作熟练程度要求降低等问题使组织面临人才的流失，知识被看作一种需要管理的财产。因为组织开始意识到当人才从组织离开的同时也带走了有价值的知识，而组织的全球化迫切需要工作在不同地区的个人与组织进行知识共享。

档案管理属于信息管理的一种。档案管理活动是为解决实践活动对档案信息的利用需求与档案的无序存在状况之间的矛盾而产生的。微观层面上的档案信息管理主要是指通过对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计和登记活动实现档案信息资源的价值。它与知识管理的关系表现为以下几个方面。

2.1 档案管理是知识管理的重要积累途径

从时间的角度看，档案对知识管理起到“留知”的作用。档案信息管理是一种对真实可靠的历史性信息的管理，如科研档案、农业档案、设备档案、地质档案、基本建设档案等科技档案中记录了组织在某一项活动中从活动的筹备、实施到后期的总结的全过程，其实质是工作人员知识内化于生产活动的记录，包括了生产如何操作，有什么样的经验等知识。通过对这些知识的提炼便形成了企业的知识财产。“任何企业，在其内部都会隐藏着大量‘最佳实践’这些最佳实践如果能够加以整理和推广，可以大大提高企业的运行效率。”因此，随着时间的推移和人才的流动或流失，组织的知识以档案的形式留在了原单位。一个典型的例子是台积电的知识管理方案。“台积信息科技处处长林锦富指出，台积电是用central team（中央档案）的概念来做smart copy（聪明复制）新厂。也有所谓的copy executive（复制主管）来确保其他厂的人是否做到正确的copy（复制）……台积公关经理曾晋皓指出，譬如股东大会该怎么办，每个人要负责什么事，都列入文件档案中。同时，每年办完股东会，公关部门会再开检讨会，并将每年讨论出应该改善的项目（譬如经营团队胸前所别的花不要选择有花粉的，一直到今年干脆不要别上花朵）打入旧档案中，让旧工作手册有更新的机会。‘哪天我不在公司了，这些东西还会在’……”。

从空间的角度看，知识在组织内流动和共享的过程中档案的作用不可忽视，这主要体现在人事档案上。人事档案不仅是个人过去经历、各方面精神面貌的记录，而且人事档案具有动态性的特点，即随着实践活动的进展它不断收集了个人在组织活动中形成的各种材料，如业绩考核材料等。这样，人事档案材料中就包含了个人知识状态的信息，为知识管理过程中知识源的查找提供了媒介。

2.2 知识管理对档案管理具有重要的指导作用

知识管理不仅是一种活动，更是一种思想，这种思想强调将适当的知识在适当的时间传递给适当的人，核心是通过知识的传递、共享最终实现知识的创新，提高组织的竞争力。知识经济条件下，“知识就是力量”体现的尤为充分。档案管理水平的提高不仅要靠先进的设备和高素质的人才，更依赖于组织内知识的共享和创新，提升档案管理的综合实力。

3 企业档案知识服务的涵义与实施路径

自古以来，档案在知识服务方面已经发挥了重要作用。从“学在官府”“官师合一”到《史记》《汉书》的编写都是档案进行知识服务的写照。又如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》是在查用了大量档案材料基础上编写而成的，总结了治党治国的大量经验。此外，档案工作者还通过科技档案的编纂总结了大量生产经验。知识经济条件下，知识被赋予丰富的内涵，我们也有必要对知识服务的涵义进行重新定义。

笔者认为，档案知识服务应包括宏观和微观两个层面的涵义。在微观上，档案管理部门实现档案知识的收集、加工和提供利用等工作;在宏观上，档案部门利用知识管理的思想指导档案工作，建立学习型档案组织。新的时代要求我们树立档案知识资源观，进一步提升档案部门的服务，积极开展档案的知识服务。

首先，从知识资源观的角度确定档案的收集范围。档案进馆范围决定了馆藏资源的丰富性和完整性，并决定了后期档案提供利用工作的水平。档案是一种重要的知识资源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工艺包含了技术工人的经验性知识，这是一笔重要的财富，而这部分工艺档案一般没有进馆，限制了档案知识的挖掘。因此，在确定档案收集范围时更要站在知识资源观的角度上保存档案知识。

其次，档案信息编研不仅要从传统的历史角度进行编纂，更要侧重从多学科角度在档案中挖掘知识，不仅要进行汇编等层次的编研，还要进行更深层次的知识性编研。“认知理论认为，知识在人脑中是以一种‘经济的’或说是‘便捷的’形式存储的，这种存储方式决定了人们将怎样理解所学习的内容，每个人的知识结构都表明他已经学到了哪些知识同时，这种知识结构也为每个人提供了建立新旧知识与新内容之间有意义的联系的方法和工具。”所以，对于相同的信息，认知结构不同的人会有不同的认识。因此，要从编纂人员的知识结构入手，引进不同知识背景的人才。就档案编纂现状看，档案信息编纂侧重史料性汇编，或从历史角度进行历史性知识的开发，这很大程度上与档案编纂人员多是历史学科背景有关，束缚了档案编纂过程中多角度开发档案的知识。

再次，档案提供利用要提高服务主动性，实现档案信息最大范围的共享。档案实现由信息到知识的转化要以档案信息的传播为前提。因此，要加强档案信息公开，促进档案信息在组织内部的共享，为档案信息为具有不同认知结构的人所利用和开发创造条件。

第四，建立学习型档案组织。提升档案部门的服务，不仅要抓好微观方面，更要把握好宏观层面，才能实现档案部门服务的全面提升。建立学习型组织是档案部门知识管理的重要途径。通过建立学习型组织，实现组织内知识的传递、共享和创新，从而提高组织的管理水平。

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