试论如何做好文物档案管理

文物是文博单位陈列研究的物质基础，所以对文物档案进行有效的、科学的管理和深入研究，是历史赋予文物工作者的神圣职责。文物档案是记述和反映文物事业管理和文物的保护、研究、利用等工作的历史记录。它直接记述以及反映了国家在重要文物活动中形成的原始记录，具有重要的现实及历史价值。随着信息化时代的发展，文物档案管理信息化建设成为文博事业发展的必然要求。

一、传统文物档案管理存在的问题

（一）文物档案管理工作量大、程序多

在建立文物总登记簿时，要求经手人员字迹工整、清晰，比如有订正时，用墨水笔划双线，由经办人员在订正处盖章等程序。在文物档案建立过程中，类似这样的规范性操作随时都有。但由于经手人员多，每一个人在文物档案建立与管理中难免会有所疏忽，对文物档案的建立带来不利影响。文物档案经多人填写，其不同的字迹、书写习惯和填写详略不一，也会对文物的研究带来很多不便。

（二）文物档案管理疏漏，文物数量与种类庞杂

当文物被提取出库时，空出的位置不应以其他文物填补，而应保留其空位，待文物回库时归回原位，否则就难以保证文物的秩序，造成排架错乱，以至丢失时也不容易及时发现。随着对文物研究的不断深入，文物档案的资料会越来越丰富，若不及时整理就会混淆，关键时刻找不到需要的东西。

（三）不利于文物档案的保管

维护文物档案的质量，不仅取决于其材料质地，还取决于它所处的环境，环境因素直接影响着文物档案的保存年限以及提供利用。不同质地的文物对保管环境有不同的要求，光线、温度、湿度等类自然破坏力虽然比较缓慢，破坏轻微，但时间久了就会对档案造成严重的危胁。有些重要的文物是文博工作者研究的重点和热点，该文物档案会被多人、多次借阅，会给文物档案造成一定的磨损、损坏或者遗失，影响文物档案的管理。

二、文物档案管理的改进方法

（一）按照“集中归档、分散建档”的原则进行有序管理

文物档案涉及的范围广、内容多，几乎涵盖了相关文物的全部情况以及其他工作单位管理机构保护、维护、展览、研究等全部业务工作。文物档案管理工作，如果仅靠几个人是很难胜任的，必须成立专门小组。确定对其中某个课题研究最深、某项工作最熟悉的人进行档案材料的收集、积累工作，再移交给档案人员进行整理、编目、归挡。

（二）强化全社会档案法律意识，加强档案法规宣传

随着我国法制建设的不断完善，重点文物工作档案管理方面的法规也在不断地完善。这些法律法规的颁布实施，对搞好文物档案管理具有重要作用，也是搞好重点文物档案的重要保障。首先，通过宣传档案法规使全社会充分认识到文物档案资料在城市规划、建设及管理中的地位，克服重工程建设质量以及进度，轻文物档案归档的倾向。其次，根据目前普遍存在的因归档意识不强、收集渠道不畅等突出问题而造成的重大经济损失等事实，加强对文物档案归档工作的责任感，促进重点文物工程档案归案事业的健康有序发展。

（三）改进方法，搞好服务，实现文物档案管理的良性发展

要建立网络，强化监督，扩大收集范围。建立网络，强化监督是扩大文物档案收集范围，提高收集文件材料质量，满足文物建设不断发展需要的途径和手段。要建立以档案室为中心，各个相关单位为网点的重点文物档案管理网络。

要采取综合手段，加大管理力度。文物档案面广量大，要通过各种手段综合运用，加大管理工作的力度。比如开展重点文物档案工作竞赛评比活动，对重点文物档案移交工作做得好的单位进行表彰和奖励，以调动他们的积极性。还要积极开展捐赠重要历史重点文物档案资料的活动，对捐献珍贵重点文物工程档案资料的单位和个人，要酌情给予一定的物质奖励。

三、文物建档后要做好补充和完善工作

文物建档后，其档案内容不是一成不变的，随着社会发展，要对文物档案进行补充和完善，从而能显示出不同历史时期的社会现状。只有在文物保管和使用过程中不断补充和完善其档案记载，才能更加丰富而准确地记录下该文物的历史价值、科学价值以及艺术价值。文物档案补充和完善的内容包括以下几个方面：文物的使用记录，损坏记录；使用文物著书、出版图册、写论文和文物介绍等已发表的文章等等。

综上所述，我们要重视文物档案工作。在管好文物、用好文物、完善档案、提高文物档案质量上下功夫，把文物档案的建立与完善作为一项经常性业务开展，使文物档案在文物研究、陈列展览、社会宣传等方面的作用得以有效发挥。努力做好文物档案的管理工作，不仅是文博事业发展的需要，也是我国文博事业与国际接轨、全世界文化共享的需要。

（作者单位：获嘉县文化广电局）