试论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

2019-08-18 版权声明 举报文章

摘 要:随着社会不断发展,信息技术在整个社会发展过程中得到普遍的运用。二档案在社会中的作用越来越重要,因此高科技信息加强开始档案管理基础工作进行普及,不仅能够加强档案管理的系统化,还能提高档案的使用效率。因此,本文主要通过存在档案管理基础工作中的问题,分析针对他的对策,进而强调作用。

关键词:档案管理 基础管理 现代档案管理 作用

随着社会不断发展,档案在人们的日常生活中所起的作用越来越重要,相关部门也加强了对档案管理的重视。而随着科学技术不断扩展,档案在管理中也得到了高新技术的帮助。而即便如此,在现阶段的社会发展过程中,档案管理仍然存在着许多不容忽视的问题。这就要求相关部门必须加强对档案管理工作的重视,及时针对存在于其中的问题选择有效的手段进行解决。

一、目前我国档案管理基础工作中存在的问题

从整体上分析,我国目前档案馆多为综合性的档案馆,如同老图书馆一样,内容十分繁杂混乱,并且不同的档案之间存在着极长一段时间跨度。并且一直以来,我国档案馆都采用的是封闭式的管理。并且管理最根本的目的是保证档案材料的安全不丢失,并不针对档案内容进行任何不同程度的处理。这样就导致了现阶段档案质量差,多数内容均为毫无作用的文本信息。

因此,目前在我国档案管理基础工作中存在的问题主要可以表现为这样几点:第一,档案在入库管理的过程中,缺乏统一的号码标示,许多档案存在着多卷的情况,极容易造成档案丢失;第二,档案名称不规范,档案的标题包含的内容过少,导致许多有用的信息都被忽略而造成信息的丢失;第三,档案缺乏必要的目录页,导致许多有用内容无法被利用起来,从而造成信息的无用化;第四,档案内缺乏必要的页码,丢失也无从下手去寻找;第五,档案的存储十分混乱,不同对象的档案保存在同一个档案架上,增加了档案在寻找过程中的困难;第六,档案不规范,许多档案所必需的内容没有被保存下来,反而留在档案中几张毫无作用的纸张,还有许多档案保存的内容过多,一个档案卷有着几百张材料等等问题。

这些问题都是在长期的整理、查找和保存过程中所表现出来的突出问题。并且从这方面来看,尽管我国已经开始在档案馆中采用高新技术来进行档案的保护,但这些问题仍然使得我国现阶段的档案管理不具有保证现代信息管理运行的条件。

二、针对目前存在于档案管理基础工作中问题的对策

要想提高档案管理基础工作的工作水平,就必须针对目前混乱无需的档案管理工作采取符合规范和标准的工作方式进行管理,尤其是在档案的收集、整理、保存等关键环节都需要采用科学的方法进行工作。

(一)全面整理基本档案

要采用现代信息管理方式来管理档案,就必须要针对所有档案进行全面的普及检查。根据档案的关键内容进行分析整理,取其精华,去其糟粕。将有价值的内容保留下来,去掉其中毫无作用的信息,从而强化档案的规范化程度,保证档案在信息录入时工作效率的提高以及在信息普查时的信息有用率。

(二)针对档案重新进行号码排序

档案因为混乱无序,导致增加了档案寻找工作的困难程度。因此,这就要求我们重新针对档案进行号码编排,不同内容角度分配成不同的号码,遵循图书保管等方法进行管理。另外,针对那些缺少页码、缺少目录甚至缺少档案关键内容标题的档案进行重新的加工整理。根据现有的档案页码进行号码编排,增添目录,根据档案内容进行标题制订等,保证档案更加规范。优化档案不仅可以提高工作效率,简化工作手续,还能帮助加快信息化管理方式的普及速度。

(三)规范档案著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。但是由于各个档案馆的条件存在差异,再加上计算机管理又提出了新的技术性要求,所以各个档案馆在国家统一的规划领导下,结合自己的实际情况根据制定出适合本馆著录工作的著录细则。

(四)统一分类编号

这就要求我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,而后根据不同的内容制订不同的要求规范。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

(一)分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(二)分级次著录,省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

(三)分门别类,充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

四、结束语

在信息高度发展的今天,必须要加强档案管理的现代化和信息化。而且我们在信息化的过程中,必须要根据档案本身的特点,选择使用于他的信息管理和收集方式。这就需要我们尽可能的利用现代信息技术和网络技术,加强档案管理的软件开发,加快档案电子化的进程。同时,还要提高档案管理人员的信息化程度,提高档案管理人员的综合素质,不断加强不同环节之间的沟通和交流,促进工作人员接受现代化管理档案的程度。只有这样,才能推动档案管理的现代化和科技化,从而做好档案管理工作,提高工作效率,普及档案管理工作。

参考文献:

[1]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场,2014(9):101-102

[2]黄春艳.论述档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].企业文化旬刊,2014(5):1-3

[3]徐晶.论述档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].华章,2014(1):254

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