试论医院档案管理信息化处理的优势

[摘要] 从医院档案管理的具体特点入手,通过与传统档案管理方法进行对比,分析档案管理信息化处理的优势,提出档案信息化处理是当前医院档案管理的必然趋势。

[关键词] 医院 档案管理 信息化 优势

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化, 人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化, 医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。

随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。

1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件

将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。

2 档案信息化使文件的归档方式得到改善

在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。

在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。

3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。

4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。

5 档案信息化改善了档案管理模式

在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。

综上所述,笔者认为,信息化处理在医院档案管理中具有十分重要的意义,较之传统的档案管理有着明显的优势。只有不断增强创新意识,档案工作才有生命力。我们要充分利用信息化建设,让医院档案管理工作进一步标准化、数字化、网络化,为医院的建设和发展发挥更大的作用。

参考文献:

[1] 潘丽娜.浅议信息化手段在档案管理中的重要性[J].兰台世界,2007,(12):34-35.