信息化在档案资源整合中的作用

摘 要：20世纪末期以来，“信息化”是使用频率非常高的概念之一，在社会信息化的宏观背景下，档案资源的社会信息化是网络资源开发利用的一些新趋势和新途径。档案资源是人们在各项社会活动中长期积累起来的、有价值的原始记录。具有查考凭证作用、依据作用和参考作用，是我们取之不尽、用之不竭的一种丰富资源。

关键词：信息化；档案资源；整合；作用

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2014） 02-0000-01

20世纪末期以来，“信息化”是使用频率非常高的概念之一，在社会信息化的宏观背景下，档案资源的社会信息化是网络资源开发利用的一些新趋势和新途径。在社会体系中，大力开发有关人们日常生活的信息内容，建立各种信息网络，对信息资源进行整合和共享，能够发挥其较大的经济和社会效益，丰富人们的精神生活，也为我国社会信用体系建设奠定了物质基础。积极引进现代信息技术实现档案资源的合理配置，使档案工作更好地为社会发展服务，不断满足社会对档案信息的需求，实现档案资源的社会共享，推进国家档案事业的全面发展，是每个档案管理者的历史使命。

一、信息化的内在意蕴

信息化是基于现代通信、网络、数据库技术，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术。我国信息化应用逐步深入，经济和社会效益明显提高，为推动人类社会进步提供极大的技术支持，进而促使人类社会达到新的物质和精神文明的水平。信息化的概念起源首先是由日本学者梅棹忠夫提出来的，而后被译成英文传播到西方，70年代后期西方社会才开始普遍使用“信息社会”和“信息化”的概念。信息化生产力是迄今人类最先进的生产力，它要求要有先进的生产关系和上层建筑与之相适应，一切不适应该生产力的生产关系和上层建筑将随之改变。档案资源信息化管理的精髓是“信息集成”，其核心要素是数据平台的建设和数据的深度挖掘，共享信息和资源，达到降低库存、提高生产效能和质量、快速应变的目的[1]。

信息化建设的发展有愈演愈烈的趋势，但也不难看出，政府对于企业信息化的普及程度也加大了助推力度，不仅在建设的措施、效果上对我国档案资源体系建设也具有重要的推进作用，而且也引发了我们对档案资源体系建设中深层问题的关注、探索和思考。信息化技术促使我国档案事业的发展迈上了一个新台阶，既是时代赋予当代档案事业的新任务，也是档案部门不断突破自我的一个新跨步。社会急需档案资源的信息化，成为新世纪档案事业发展的必然选择。

二、信息化背景下档案资源的整合与共享

档案资源整合与共享的含义是指档案资源优化组合的一种存在状态，是根据系统论的原则，依据一定的需要，在兼顾信息资源现有配置与管理状况的条件下，对分散异构信息资源系统进行融合、类聚和重组，重新结成为一个新的有机整体，实现无缝整合，真正实现“接地气、连民心”的活动落在实处。档案资料是人们提升自我的重要基地，要适应信息资源高速流转的需要，就必须使“死”档案变成“活”信息，形成一种信息流。档案资源整合与共享逐渐“亲民化”，极大地改善了国家档案馆与人民群众的关系，真正解决老百姓查档“门难进、脸难看、事难办”的现象。信息化背景下档案资源整合与共享的构建充分显现出了“投少产多”的原则，档案资源的构建拓展信息共享范围，加强与其他部门的沟通交流，实现信息共享。档案资源整合，既符合科学发展观的要求和根本精神，又符合档案管理自身发展规律。

档案资源是人们在各项社会活动中长期积累起来的、有价值的原始记录。具有查考凭证作用、依据作用和参考作用，是我们取之不尽、用之不竭的一种丰富资源。档案有利于提升人民的综合文化素质，因此，档案的管理一定要实施信息化的管理模式，这样就能够使档案的资源可以充分的在网络上实现共享，从而为社会大众所服务[2]。信息化的发展为社会公众实现信息共享创造了条件，作为信息资源重要组成部分的档案资源因其自身的独特价值而备受社会关注，而对其共享的研究无疑成为社会信息化背景下档案事业所亟待研究的重大课题之一。档案资源社会信息化潮流实现了国家档案事业，切实改变档案资源利用率低、档案资源开发滞后的局面。随着我国社会主义精神文明建设的发展，档案资源整合是档案管理工作与时俱进的产物，我国对于档案资源的共享也越来越重视，进而推进档案事业可持续性发展。

三、档案资源社会共享的思考

数字信息赖以生存的电脑与网络空间却充满了不安全因素，计算机网络分布的广域性、通信信道的公用性等都为信息被窃取、盗用、非法增删改及各种扰乱破坏带来安全隐患。我国档案资源社会共享必须克服重重的安全隐患，笔者认为首先得提高全民的思维意识，应该坚持“统一标准、联合建设；统筹规划、国家主导；互联互通、资源共享”的全国信息化建设的方针，实现共建、共知和共享。从网络基础设施、档案信息数字化、安全技术、档案管理人才和资金等方面来看，档案资源整合与共享是一个艰巨的任务和复杂的系统工程。尽管档案自身蕴藏着极大的潜在价值，但是这种潜在的价值，必须要通过科学的管理模式和对档案资料进行系统的整理和进一步的开发加工，才能使其具有现实的可利用价值。

档案数字化、管理手段的现代化、信息传播的网络化等都需要各领域的高层次专业人才，比如系统管理与维护专家、信息管理专家、系统分析与设计专家、法律专家等，因为人才问题关系到档案资源整合与共享的成败[3]。但由于受到经济利益的驱使，部门形成的档案资料的移送，并没有得到较好地执行，使得档案资源不能及时地与社会公众见面。面对档案信息化建设过程中爆炸式增长的数字数据和日益严重的"数据孤岛"现象，在档案资源共享的要求下，没有严格规范的数据标准，就不可能有标准化的数据，不可能实现高效的数据管理，更不可能成功实现档案资源的共享。数据标准化的重要性和紧迫性已经日渐凸显，我们不能再忽视数据标准化对档案资源共享的影响。

参考文献：

[1]王燕平.浅谈市场经济条件下的企业档案管理[J].忻州师范学院学报，2008（04）.

[2]黄东华，阚秀芬，张君.浅谈开发利用企业档案信息资源的重要性[J].一重技术，2007（01）.

[3]杨清亮.关于改进档案管理工作的思考[J].科技情报开发与经济.2004（09）

[作者简介]谢俊芝（1976.10-），女，云南昌宁人，就职于昌宁县街彝族苗族乡社会保障服务中心，大专，研究方向：档案管理。