档案收集整理是管理好档案的前提保障

摘 要：档案收集整理工作是管理好档案的前提保障，这已经得到了共识。因为收集整理工作是档案管理的基础性工作，如果基础性工作未能做好，后期管理工作势必会出现重重问题，从这个角度说，做好档案收集整理工作的确十分必要，但是不能否认的是，档案管理有对收集整理工作并未充分的重视，这使得很多有价值的档案信息流失。本文首先对档案收集整理工作的意义进行了研究，其次对提高档案收集整理水平的对策进行了探讨，仅供研究借鉴。

关键词：档案管理；收集整理；

有很多方法可以提高档案收集管理工作的水平，但是就我国目前的现状来说，加大宣传，提高档案管理人员的意识尤为重要，因为没有意识，难以付诸行动。另外，档案管理部门应该充分的发挥出网络技术，建设网络管理体系，落实责任，并且要求各个部门加以配合等。

一、档案收集整理的意义

做好档案工作的方法有很多种，但是做好档案整理收集工作无疑是最为重要的方法。如不做好整理工作，档案后期管理将会出现很多问题。从中就可以预见到档案收集整理工作的确十分重要。除了之外，档案收集整理的意义还体现在如下方面：

首先，档案收集整理工作有利于挖掘出有价值的档案信息。很多档案信息的价值都是在前期整理工作中发现的，针对这样的档案信息，整理工作人员会进行重点的记录，以便后期这些档案得到有效利用；其次，收集整理工作是档案形成的一部分，没有收集整理，档案难以形成，收集整理的程度直接关系到档案最终生成的效果，因此重视收集整理工作的确十分必要；最后，收集整理工作是档案管理的一种重要的手段。档案管理最基本的管理手段应该就是收集整理，因为收集整理过程中，就可以对档案进行分类、记录各个档案的关键词等，因此档案管理人员要做好自己的工作，必须加大收集整理力度。

二、提高档案收集整理水平的对策

档案收集整理的确是做好档案管理工作的前提保障，这主要是因为档案管理的前期工作就是档案收集整理，如果前期工作未能打好基础，必然会影响后期工作，基于此，提高档案收集整理水平显得格外重要。笔者认为可以通过如下方式：

1、树立档案收集整理意识

现阶段，仍然有很多管理人员意识不到档案收集整理的重要性，在这些人口看来，收集整理工作并不是档案管理的重要工作内容，因为没有必要投入过多的精力，因此很多时候，档案收集整理制度完全没有发挥作用，形同虚设，这是我国档案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于档案收集整理工作不到位，使得很多有价值的档案信息资源流失，给我国的档案管理事业造成了非常大的损失，为此，档案管理部门有必要将提高管理人员的档案收集整理意识作为重点，大力宣传档案法规以及相应的档案收集整理知识，尤其是档案管理职工，必须对档案收集整理知识有着充分的了解。这样才能够真正的实现档案收集整理的规范化。

2、完善档案收集整理体系、注重突出网络

各个档案管理部门应该结合自身的档案管理体系，按照现有的组织结构设置情况来进行档案收集整理体系的构建，而在构建该体系的过程中，应该重点的突出网络，因为网络时代下，对档案收集整理工作提出更多的要求，而网络管理方式完全能够符合该要求。网络档案收集整理体系需要保证从上到下每个环节都能够有人负责，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

4、积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

5、提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实现档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

6、制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+ 库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

三、结语

综上所述，可知管理好档案的方法不止一种，收集整理是必须要应用的到一种方法，因为作为基础性工作，档案资源只有通过前期的收集整理才能够归档，否则将会形成零散的信息，构不成完成的档案。档案管理工作的主要来源可以说就是档案收集工作，档案收集整理工作水平的高低直接关系到档案机构在人们心目中的形象。也正是因为如此，很多档案管理部门都开始重视档案收集整理工作，并且不断的研发新型的收集整理方式，这对我国档案事业发展意义重大。

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