期刊编辑校对电子稿件几点要素

摘要：随着电子稿件的增多,为了提高期刊的编校质量，减少期刊的差错率。分析电子稿件在期刊编辑中容易产生错误的环节，探索电子稿件的出错规律，提出了针对电子稿件编辑校对的技巧。使校对工作从单纯的、机械的简单工作走向科学性、文字性、创造性的工作。

中图分类号：G232.2文献标识码：A文章编号：1672-8122（2011）11-0124-02

近年来，随着计算机技术和网络技术的发展，由于作者撰写稿件时多采用计算机，且使用电子稿件投稿方便、快捷，因而大多数作者都会用网络方式投稿，编辑部收到的稿件中大多是电子稿件。校对是根据定本核对抄本或根据原稿核对校样，订正差错[1-2]。但是，随着电子稿件的增多，期刊校对的差错却并没有因此减少，反而相应出现了一些新问题, 甚至形成难以消除的痼疾，使编校人员面临新的挑战。有必要对其出错规律和防范对策加以研究, 传统的校对方式要加以改进提高，以便为编校工作提供便利。

一、问题的提出

21世纪随着网络的普及，由于电子稿件便于传输且快，纸质稿件占一定的体积，传输不便，且需要一定的时间和费用，大部分作者交给编辑部的稿件是电子稿件。这也是科技期刊编辑出版工作智能化与电子化时展的必然趋势。但是由于电子稿件产生的形式很多，编写电子稿件的应用软件也很多,存在着电子文稿格式不统一的问题；加之作者对计算机图文信息处理技术的熟练程度不同，编辑部收到的电子稿件不可避免地存在这样或那样的问题[3-4]。既存在着由于作者本身文字功底欠缺或知识局限所造成的错误，也有录入原因造成的差错。实践证明, 电子稿存在差错的几率远远高于手写稿，甚至存在一些莫名其妙的错误,大大增加了编辑校对的难度。怎样克服存在的诸多问题，是每个编辑工作当前急需解决的问题。

二、易出现的主要问题

通过几年对校对工作的实践，总结了出版的科技期刊可能会出现的主要问题主要表现在以下几个方面。

1.标题和目次页上不一致；2.复制错、漏的稿件段落及段落小标题；3.期刊字符的半角、全角全刊不一致；4.期刊易出现的词或词组全文不统一、别字的地方多；5.表头及表的内文重复复制或表头与表内容不相符；6.公式的上下标及外文字母大小或正斜体容易出错；7.整本期刊的照片图像素不一致，机械图、矢量图的格式不规范。

三、解决措施

针对电子稿件易出现的以上几个问题，通过多年的摸索与总结，汇总出以下几项有效的解决办法。

（一）对原稿提出要求

在征稿启事中明确对电子稿件的投稿要求：一是科技期刊的专业术语、期刊的规范；二是电子稿件的格式；三是内文、公式、图、表的格式。每个编辑部编排期刊的应用软件不同，应针对各自编排软件的格式，要求投稿人员最好使用符合自己编辑部编排格式的电子文档,写作内容符合自己期刊的格式规范，这样能降低出现不可预见的错误。如，有的期刊使用方正软件，分两栏五号宋体的格式，采用三线表，这些都要在征稿启事中明确。这样便于作者在写作过程中合理安排表里内容，还减少了编辑加工造成的不合理现象。同时也要对图文提出要求。我期刊社要求期刊中的图、表的物理量与单位符号之间用斜线“/”隔开，有的期刊中的图、表的物理量与单位符号之间是用括号表示。这样作者会按要求投稿，使编辑人员一目了然非常清楚，减少了编辑加工过程中不必要的错误。

虽然编辑部不定期地会向外征稿启事，公布期刊写作格式要求，但不是每个作者都能按照征稿启事的要求进行投稿的。作为一名校对编辑，除了具有一名校对人员基本知识，还要熟练掌握各种电子文档软件处理方式，从中发现在电脑排版过程中可能出现的问题。现从以下几个方面介绍校对电子稿件几个要点。

第一，期刊的整体校对。稿件的来源大都是电子稿件，给编排人员创造了方便。在编排过程中电子文档一般是复制的，有的期刊社使用方正排版软件排版过程中，是把每期稿件按文章分栏目进行排版设计的，栏目是固定格式，也就是说把编辑修改好的文章按要求逐步复制到方正软件的格式。在复制文档的过程中容易出现张冠李戴的现象，即复制错、漏的稿件段落及段落小标题，容易产生很多明显错误。期刊稿件一般是由多名作者和不同的电子软件编写的，复制到一本期刊中。这时容易出现字符的半角、全角全刊不一致，还有出现的专业词或词组全文不统一、别字的地方多。例如《棉纺织技术》期刊，是报道棉纺织行业生产、教学、科研、管理等方面内容的期刊，在作者来稿中所提到的有关成纱质量用乌斯特公报说明的，但表示的方式各不相同。有的稿件直接用中文“乌斯特”，有的用英文“USTER”，有的是“Uster”，这就是专业术语表示不同，因而要认真校对，做到全期统一。要检查整本期刊是否符合期刊规范，检查标题层次是否合适，在复制过程中各个栏目的字体是否统一，文题、篇首页页码和作者姓名及次序是否与目次页上一致，格式、字体、字号使用是否正确。作者投稿都是从自己认识事物的角度来命名稿件的题目，责任编辑一般会根据稿件内容和期刊规范来重新给稿件命名，如果排版人员在复制过程中不注意，就容易出现目次页和内文标题不一致的明显错误。根据多年经验我期刊社要求排版人员对于文章大标题、一级、二级、三级标题、图示、表头最好不要复制。检查全刊的页码是否连续，数学式、插图、表格的序号是否连续，与行文中提及的是否相符。

第二，对着原稿逐字核对。由于很多期刊社采用的是方正排版软件，虽然大部分都是电子稿件复制的，对于编排工作人员不用重新录入字符，但校对人员不能认为是复制过来就掉以轻心。因为稿件的形式是多样的，作者投稿文件的格式是不同的，稿件里插入图表格式是不同的。现在大部分作者投来的稿件都是用Word文档，Page Maker文档等各种形式，他们的后缀形式不一样，复制到期刊社要求的软件格式里，表现出来有很大差别。这就要求编排人员要重新录入，校对编辑要熟悉编排人员的应用软件，清楚知道稿件的什么内容是复制的，什么内容是编排人员重新录入的，纠正与原稿不符的各种错误。特别是科技期刊，插在原稿中的公式、表格、图形、图像只是与电子稿件有一个链接关系，都是要重新用期刊社所用的软件重新录入制作的，要重点校对，避免排版人员手误出现的错误。

第三，用理性态度校对原稿。电子稿件最大的缺点是编辑修改完成后，稿件没有痕迹，存在着交给排版人员的稿件有编辑操作电脑失误造成的错误，校对人员一般不容易看出来。大部分来稿是电子稿件，但也有手写原稿，这时，编辑人员一般会根据文章的内容修改成电子稿件，有利于排版人员进行排版，但也容易出现编辑人员的失误造成电子稿件与原稿不符的错误。校对人员必须集中注意力辨别校样上文字的形态，理解文句的含义，通过比较、前后互证来发现错误，通过推理分析做出是非判断。图表的编排要得当，参考文献著录格式要准确，著录项目是否齐全，有无缺项，排列是否符合规定，正文引文与参考文献表是否对应，外文应大写的字母是否按规定大写，外国人名是否规范，文章名是否符合要求等等。

第四，再次校对。依据以上几点校对完期刊后，可再次进行校对，校对人员面对着原稿和校样必须聚精会神，容易产生眼睛的审读疲劳，因为一个人在不同时间对于同一事物的敏感点是不同的，认识问题深入程度也是不尽相同的，有时对原稿的错误不容易一次就发现出来，在电子稿件中很容易出现显性的错误，出现的词或词组有不一致的地方，往往有别字出现，外文字母大小写或正斜体有不一致的地方，只有反复校对，才能将错误率减少。

第五，对红的重要性。一般期刊要求四校，每次都要对红，以上所陈述的一校的具体方法，我期刊社二校是稿件作者，三校是本期责任编辑校对，四校也就是终审由主编完成。但每次校对完成后，都能找出这样或那样的错误，特别是三校，不仅是对着原稿校对，还要求调整版面，这就要对已校对并排版过电子稿件有大量删减或增加工序。现在都是电脑排版，编、排版人员很容易按照责任编辑的要求进行增减，但也容易造成前后不相符的显性错误，这时对红也就显得尤为重要。核对上校次改动的内容，及时发现应改而未改的；检查每页版面四角的字符有无缺字少字，如有，搜检上下左右相邻内容有没有改错，对相应行及其上下行逐字逐句仔细检查，如发现与上次校改后的有所不同，一定要找出原因确保期刊质量。

在电子信息迅速发展的今天，只有不断改进期刊格式规范，提高编校人员的综合素质，严格按照规范标准执行校对，并及时汇集总结科技期刊在出版过程容易产生的错误，才可使期刊在全国科技期刊一直保持行业领先的地位。要正确认识校对对提高科技期刊质量的作用，校对工作是整个期刊出版过程中一个承上启下的重要环节，是编辑工作的延续，校对质量的高低对期刊质量有直接影响。校对工作绝不仅仅是校样原稿，应该说原稿中的错误或不当之处要在校对这个环节予以清除。随着电脑的普及，校对人员只有不断学习，不断发现新形势下出现的新问题并及时总结提高，全面提升自身的业务素质，开拓更新自身的知识领域，才能使期刊校对发挥更大的作用。

参考文献：

[1] 王立名.科学技术期刊编辑教程[M].北京:人民军医出版社,1995.

[2] 钱文霖.科技编辑方法论[M].武汉:华中理工大学出版社,1998.

[3] 刘武辉.电子稿件的处理技术[J].出版科学,2005(1).

[4] 丁春.论编辑审稿能力与提高刊物学术质量的关系[J].编辑学报,2002(3).