干部人事档案管理现状之分析

【摘 要】 人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，对人才资源开发起着重要作用。分析当前干部人事档案管理存在的现状，分析其原因，可以根据新时期工作的需要，找到如何做好干部人事档案管理工作的措施。

【关键词】 干部；人事档案管理；现状

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，对人才资源开发起着重要作用。新形势下，如何提高干部人事档案管理水平，使之更趋科学、完善和规范，是摆在我们面前的一个重要课题。

一、当前干部人事档案管理存在的问题

（一）管理手段相对滞后。按照干部人事档案管理的要求，对收集的材料要及时登记备案，并在一个月内进行归档，每两年整理装订一次。很多单位干部人事档案管理的目前是每年都有新材料增加，由于整理归档工序繁琐复杂，档案管理人员常年忙于材料的收集、整理、分拆、装订等大量简单、重复性的劳动，档案管理手段的陈旧落后，已无法适应信息时代对档案现代化管理的要求。

（二）制假造假有机可乘。干部人事档案是评价和使用干部的基本凭证和重要依据。正是基于这一点，有些人为了升迁提职，不惜铤而走险，制作伪造假档案信息欺瞒组织，谋取私利。特别是近年来，各地制假售假的情况大有泛滥成灾之势，而且随着科技发展，不法分子造假的范围更加宽泛，假文凭、假学历、假证书等无不涉猎其中，造假的手段和方法更加先进，有些甚至能达到真假难辨的程度。这给我们的甄别工作带来了新的难度和挑战。

（三）信息内容不够全面。在传统人事制度下形成的干部人事档案，其信息内容已不能满足现代社会对干部人事档案价值的需求。一些综合体现干部能力素质并具有长期查考价值的材料，不能及时补充更新，传统的档案材料收集范围与新时期人事信息资料的形成已不相适应。

（四）硬件建设存在差距。由于各种主、客观因素及资金投入等问题，各单位档案室建设普遍没有达到规范配套的标准和要求，有的管档单位甚至还没有专用的档案库室，更谈不上构建一套科学完整的电子档案系统了。

二、干部人事档案管理存在问题的原因分析

（一）制度运行不畅。一是不规范。据了解，现在还有许多单位没有专用的人事档案库室，人事档案随处存放或混放，不能达到规范化管理的要求，导致管理不善。二是不严格。一些职能部门在借阅和转递干部人事档案的过程中，不出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递，导致擅自涂改、圈划、抽取、销毁或撤换档案材料时有发生。三是不完善。随着干部人事制度改革的不断深入，干部信息形态、档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化，旧的档案管理制度已不适应新的社会发展的要求，需要进一步修订完善。

（二）重视程度不够。一是人员配备不够。据调查，从事干部人事档案管理工作的一般都是兼职人员，业务素质参差不齐，而且多数缺乏档案管理的专业知识，再加上部分人员上岗后，不注重加强业务学习和培训，工作上很难适应岗位要求。二是经费投入不够。由于主观认识存在偏差或受客观条件限制，各单位对人事档案工作，特别是基础设施建设的投入普遍不足，直接导致人事档案工作的软、硬件建设发展滞后。

（三）服务理念不强。一是服务意识淡化。档案工作者掌握着单位的所有人事信息资源，工作性质特殊，难免滋生优越感；思想上容易出现懈怠和厌烦情绪，服务意识自然是逐渐弱化。二是服务效能落后。干部人事档案在基础建设和管理上不能跟上信息化建设的要求，特别“四网四库”还未能全面普及，服务水平和效率的提高仍受多方因素制约。

三、规范干部人事档案管理的几点思考

面对新时期工作的需要，如何做好干部人事档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起：

（一）完善管理制度。一是要进一步健全材料审核、接转、档案质量通报登记等管理制度，及时发现和纠正内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性。二是要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。

（二）提高管理效能。应把干部人事档案工作列入重要议事日程，制定切实可行计划、采取切实有效的措施。首先，组织人事部门应有一名分管领导主抓干部人事档案工作，从组织上保证档案工作顺利开展,真正把干部人事档案工作摆上重要位置。其次，要结合本单位的实际情况，提出具体的工作目标，做到有计划、有部署、有督查、有落实。第三，要加大投入力度，改善设施，为档案工作顺利进行，提供充足的经费支持。第四，要把信息管理理念融汇到实际工作，加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现干部人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。

（三）建立信息网络化管理系统。应在单位局域网内建立档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，以增强档案信息的时效性。在实现干部人事档案信息网络化的同时，要解决好管理和使用的问题，通过身份认证提供所需信息。另外，必须解决好信息保密问题。只有在管理理念、管理过程和管理手段上不断创新，才能充分发挥干部人事档案应有的作用。

参考文献

[1] 董莉.关于做好干部人事档案管理工作的思考[J].宁波广播电视大学学报.2006，02.

[2] 张亮.做好干部档案管理工作的几点思考[J].才智.2009，05.

（作者单位：黑龙江省残疾人康复指导中心）