基于在校大学生创业公司办公室工作存在的问题及对策

摘 要：企业办公室工作是为企业领导工作运转和日常事务服务的。文章以在校大学生创业公司天乙策划有限公司为例，根据其特殊性，探讨了在校大学生创业公司办公室工作存在的问题及对策，指出为适应新时代办公室工作的需求，大学生做好职业角色的意义。

关键词：大学生；创业公司；办公室；问题；对策

中图分类号：F272.2 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2013）11-0318-02

企业办公室工作是为企业领导工作运转和日常事务服务的，主要在办文、办会、办事等方面从事助理性、参谋性的工作，主要表现为企业领导起草文稿、校核文稿、调查研究、采集信息、查办问题、处理文书、办理会务、安排公务活动、接听电话、印刷打字、收发文件、事务、立卷归档、交际接待等，简言之，即处理办文办事办会工作事项。作为在校大学生创业公司办公室，与普通企业从事的业务相同，但由于公司的规范化不够、员工的培训不强等原因，出现一些新的问题，且以天乙策划有限公司（以下简称天乙策划）说明之。

一、在校大学生创业公司办公室工作存在的问题

1.工作职能定位模糊，界限不清

企业一般会将生产与销售放在首位，无疑，这是正确的。故不少天乙策划的办公人员认为办公室工作简单，无非是收收发发、跑跑哒哒，因而无专门管理，任凭员工按自己的意愿去干，即使有注意到，实施起来也不太上心。而在新的现代办公形势下会涌现许多新的业务，而这些业务比较模糊不清，看似与办公室管理无关，却可能是办公室工作的开展；有些看似应该归属于办公室管理的事务，却又不属于办公室管理的范畴，为此办公室工作的职能应当进行完善与调整。天乙策划就出现过类似情况。一次，天乙策划接了一个装订毕业论文的业务，这个看似简单的活却引发了内部矛盾：市场部的成员与技术部成员之间起了争执。市场部成员认为装订论文是个技术活，因此应该由技术部成员承揽；而技术部成员认为这是一个业务，应由市场部成员负责。最后只能由总经理与办公室出面协商，拟定方案，明确职责，才顺利完成任务。由此可见，工作职能界限一定要分清，按事情的具体情况可根据不同方法解决，否则就很容易出现问题。

2.办公人员被动工作，缺乏创新

在传统办公室管理模式的影响下，不少办公人员一是安于现状，当一天和尚撞一天钟，任务下来才去做，能拖则拖，不能拖就勉强加加班应付；二是不思进取，缺乏创新性思维，新情况出现后不懂得如何去灵活应变。天乙策划开始成立时，由于大家未适应企业的运作，这种情况也是存在的。个别员工习惯了办公室的日常运行，因此，该上班的上班、该休息的休息，从来不主动去跟客户谈业务，工作的时候也没有一点积极性，得过且过，懒懒散散。针对这种状况，公司及时调整了内部的奖励机制，同时也鼓励成员发挥各自的特长与才华，积极去拓展新业务。经过一段时间的调整训练，成员工作积极性普遍得到有效提高。

3.服务意识薄弱，缺乏教育

不少办公人员不能正确认识办公室工作的职责所在，认为办公室工作可有可无，不需专业准备。工作态度显得不端正、服务意识差，这样就会出现工作拖沓不积极的状态，会给公司带来很大的隐患，因此需要加强对办公人员的思想教育。天乙策划的核心成员均来自文秘专业，专业化、统一化的培训使得大家对办公室工作的态度比较正确，思想也较为端正。然而其内部也存在个别成员思想较为懒散，该上班的时候拖拖拉拉，该工作的时候无精打采，长期下来，也给公司带来了一定的消极影响。公司意识到这一问题的严重性后，多次召开员工会议，让大家畅所欲谈，以了解大家的看法和理解，及时掌握员工的思想动向；对个别员工开展针对谈话，及时端正错误思想。通过思想教育工作，公司成员的力量凝聚到了一起。

二、针对在校大学生创业公司办公室工作存在的问题的对策

为了更好地满足公司的发展需要，保证办公室工作能充分发挥其枢纽作用，天乙策划在开始建立工作室到正式注册成立法人公司的过程中，不断通过各种制度对在校大学生创业公司办公室工作存在的问题加以完善。

1.明确分工，各司其职

天乙策划为了更好地发挥团队功能，首先要求办公人员对所在部门的机构设置、部门职责、人员构成及分工全面熟悉和了解；其次，办公室要结合公司的实际情况以及各岗位的职责要求，认真理顺不同岗位工作的职责、逐项划分，然后制定出各部门职工相对应的职责。这样每一项工作都能落到实处，使办公室工作职责分明，使每个办公人员清楚自己的工作范围，遇到事情能“临急不乱”，镇静自若地辨别是否在自己工作范畴内，有条不紊地开展工作。

2.创新模式，变被动为主动

天乙策划为适应新形势下企业发展需要，除了利用课本所学，还自觉创新办公室工作模式，要求办公人员不断加强主动服务，变被动为主动。这不仅需要办公人员具有发散思维，学会用新的思维方式去工作，积极掌握时代知识，加强对工作的了解研究；同时平时要懂得总结不同工作的工作规律，从中寻找规律，对于日常工作事务，需要提前做好准备，对于突发性事务，要冷静思考，尽可能把所能预见的情况列举出来，做好最坏的打算，从中筛选出最优决策。

3.加强修养，提升能力

作为一个在校大学生创业公司的成员，除了专业课的修养学习外，还需就企业要求加强“学会工作，当好角色”的修养，并在工作过程提升个人的专业能力。天乙策划着重抓好办公室员工的“三感”培训：一是责任感。办公室工作不仅是单纯的文书工作，办公人员应当有强大的责任感，做到不负重托，不辱使命。在做好表面上工作时，应当善于把握领导意图，努力做好领导的参谋和助手，同时要学会冷静分析处理各种问题和提供各种信息；二是成就感。表面上看，办公室工作是一件很平常的工作，所以很多人都不愿意去干或者说很多人都干得不好。久而久之，人们就会有一种潜意识，做文秘工作很难会有出头之日，难以展现自我，实现人生价值。正是基于此，我们更要正确认识文秘工作，努力增强成就感。增强办公人员的成就感，就要正确认识自身的工作任务以及“办文”、“办事”、“办会”能力。三是危机感。文秘工作在日常生活中虽然只是收发文件、接传电话、校对材料、整理文件，但是由于秘书在领导工作体系中起着重要作用，所以即使是小错误也会引起很大的影响，所以秘书一定要时刻保持危机感。

可见，办公室是一个企业不可或缺的，其在公司的运行中起着举足轻重的作用，只有妥善处理好办公室所存在的问题，才能使企业整体工作正常运转。故作为在校大学生创业公司的办公室工作，首先需明确办公人员主要为企业领导人或特定对象服务，以办文、办会、办事为基本工作内容，以辅助管理、综合服务为主要工作职责；其次，为适应新时代的需求，办公人员要努力克服各种不断涌现的新问题，以全新的职业姿态去对待办公室工作，高标准地做好角色工作，以便更好地实现自己的职业生涯规划。

作者简介：

梁 沛，广东石油化工学院教师；

姚叶婷、王月莹，广东石油化工学院中文系本科在读。