信息时代档案管理的新发展研究

在网络时代信息化的到来使电子政务得到了长足的进步。与此同时，由于信息技术的应用极大地扩展了人们产生文件的能力，在电子政务系统中也不例外。大量的原生数字文件产生于办公自动化系统和政府网上工程的实施过程中，在经过归档和整理之后，成为了能够为转变政府职能、提高政府绩效、公开政府信息、规范政府行为做出积极贡献的数字档案信息资源，在一定程度上决定了政府管理服务的提升以及社会信息的发展效率。然而目前看来，我国对于这些原生数字档案的管理状况并不尽如人意，在管理思路、方式、流程和利用方面存在着一些严重问题，阻碍了档案信息价值的实现与行政管理效率的提高。如今政府机关的档案管理面临着外部环境的迅速发展和变化，为了适应不断新出现的需求和机会，原生数字档案管理模式和结构的转变显得尤为必要。

传统档案管理弊端

传统档案管理以纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，学校大量电子文档、照片、等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法。在电子政务环境下，对于原生数字档案而言，传统的档案管理业务流程有诸多不便之处，并不能适应时代的发展。但是这并不意味着对于传统管理模式的全盘否定，完全抛弃和颠覆在档案管理方面已经取得理论和经验是不理智的，相反应该兼顾各方，充分吸收现有成果的精华。正如在替换或升级一个系统时，人们往往要考虑是新系统对原系统已有数据的兼容问题，而不是直接放弃原有数据。对于原生数字档案的管理模式同样也是如此。现有模式的精华往往是被实践证明是可行且成功的，已经被人们所认可。通过整合现有模式的精华形成的新模式，更容易应用于实践中，也更易于被人们所接受。因此需要对传统档案业务流程在数字环境下的适用性进行评估，确定需要保留或者舍弃的部分，在此基础上进一步进行原生数字档案无缝管理的业务流程构建。

档案管理的重要性

档案在社会中的地位与金融、经济领域的重要性相比较而言或许不可同日而语。档案对社会建设，对经济的影响力是及其缓慢的，是意识领域逐步渗透的过程；各级领导对档案的总体重视程度直接关系到档案管理工作是否可以顺利开展。政务档案数字化系统是以网络为基础平台，利用先进的网络技术平台，当务之急是建立一个安全、便携、开放、高效的数字信息档案管理系统。随着信息化的发展和成熟，政务管理工作的需要，各个部门有必要升级本单位的数字化档案管理系统，借鉴办公自动化系，如统在众多单位联网的实现，实现本单位的档案数字化系统升级：如添加政务档案数字化管理子系统；和系统实现无缝对接，提高办公效率和管理水平；在技术上细化社团档案数字化系统的服务功能。如利用校园网络平台，以学生的个人信息、档案信息、成绩等信息的采集、处理、系统分析为核心，实现高校学生档案信息的网络管理，推动了高校信息化建设的发展。学生档案信息管理系统是针对学校档案管理处的大量业务处理工作而开发的管理软件，主要用于学校学生档案信息管理，总体任务是实现学生档案信息关系的系统化、科学化、规范化和自动化，其主要任务是用计算机对有关学生档案的信息进行日常管理，如查询、修改、增加、删除，针对这些要求设计了学生档案信息管理系统。推行学校信息管理系统的应用是进一步推进学生学籍管理规范化、电子化、控制缀学和提高高校教育水平的重要举措。学生档案信息管理系统的应用，对减轻管理人员的负担，提高办学水平，加强学校的信息化建设具有重要意义。由于信息技术的应用极大地扩展了人们产生文件的能力，原生数字档案的飞速发展与广泛普及也成为了不争的事实。在各地政府的电子政务建设中，均自觉或不自觉地、直接或间接地在内部机构之间、在各机关之间、在政府机关与社会公众间，程度不同地形成运营、流转、存贮、开发和提供着原生档案文件。这些原生数字档案一方面作为重要的政务信息资源，其本身的有效管理和利用促进着电子政务的进一步发展，为转变政府职能，提高政府绩效，公开政府信息，规范政府行为做出了积极贡献，成就是不言而喻的；另一方面作为电子政务的组成部分，其管理方式也需要随着电子政务的组织间无缝隙的发展方向而进行转变和进步。此外，与传统的文件、档案管理相比，原生数字档案管理本身也具有相关因素多、各因素间相关度高、变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等新的特点，从而对管理活动提出了更高的要求：

一需要各个部门直接的协调工作

政务档案信息服务平台是一个多部门共建共享的网络化的服务平台，各主体之间在平台设计、运行及维护过程中难免会出现一些矛盾，因此有效的协调机制是保障数字档案信息服务平台有效运行的关键。政务档案信息服务的供给主体主要是各个政府部门，需求主体主要是指企事业单位、公民个人等。在供需双方主体之间的协调，可以使需求市场的需求信息更加明确，一方面增加了公众对政务档案信息资源的需求量，另一方面使科技档案信息资源的供给更加明确、有针对性。

二档案管理信息保护是技术创新的重点

随着政府信息化进程的不断深入，政府原生数字档案数量日增，保障其信息的完整和安全，满足社会各方面利用是政府原生数字档案管理工作的重要内容。我国已有的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国保密法》对政府原生数字档案的信息保护提供了法律保证，但是，我们也应该看到，政府原生数字档案内容丰富、种类繁多、数量极大，为保护工作带来了困难。影响政府原生数字档案信息安全的因素很多，有自然与社会因素、又人为的管理因素，还有技术因素，如：如何防止计算机病毒、防止网络黑客的攻击等。所以，政府原生数字档案的保护应侧重信息安全保护，因为电子政务系统是机构用于执行政府职能的信息系统，其平台上流转的公文，包括了大量政务机密的数据和信息，电子政务系统又是基于 Internet 的开放系统，网络协议自身具有开放性，因此，网络数字信息的安全防护是重中之重，管理部门应明确责任、确保用户权限，保证身份识别，确保政府原生数字档案的信息安全。

三人力资源素质的提升

原生数字档案的管理及服务建设最终要落实到具体的人，而人员的素质和技能又直接关系到建设所达到的程度和水平。在信息技术的教育中，政府各级领导带头学习是关键，特别是对于档案转移知识的学习，领导干部要走在一般公务员的前面，而政府公务员要走在群众的前面。为此，要严把公务员的入口关，加强对政府工作人员的外语、计算机、办公自动化以及相关法律知识和业务知识的培训和教育，使公务员具有服务民众的观念，并善于利用政府的网络更好地为公民服务，使公民通过网络与政府部门互动。这样政府就能为公民提供直接的、面对面的无缝隙的服务，可以提高公民对政府政策的参与度，也能降低公民的成本，使政府的服务朝向D站式零顾客成本方向转化。同时，政府部门和公民也可以利用网络加强对公务员的监督和考核，激发他们的积极性，按照无缝隙政府对公务员的能力和素质的要求，促使他们向通才方向转化。以更好地为公民提供全面的、无缝隙的服务。

计算机网络技术在现代社会的广泛应用，网络的应用和发展，电子商务应运而生，以及各项资源计划的实施对国家政务档案工作带来了新的机遇和挑战。改变了传统的文件、档案的管理手段，带来了文件档案管理内容、程序及方式的变革。加强计算机技术的应用，提高档案管理工作效率。在档案计算机管理的同时也要，档案管理手段也必须创新。档案要实行计算机管理，对大量的信息运用现代化技术进行处理，必须要有准确，统一的人工语言，统一的读写格式和能够相互兼容的系统，相应的也就要求档案人员要进一步加强业务知识的学习，不断地提高业务操作技能要求有更好地计算机操作能力和更强的责任心。