出版社内部控制制度存在的问题及建议

我国出版社曾长期在计划经济体制下运行,近些年来,随着我国文化体制改革的深入,出版社纷纷改制,由事业单位变为企业,但管理人员素质不高、管理观念落后的状况依然没有多大改观,对于内部控制制度,更是了解不多,没有给予足够的重视。本文拟从我国出版社在内部控制制度建设方面存在的问题入手,对如何加强出版社内部控制制度建设提出一些粗浅的看法。

1 内部控制制度的定义

内部控制是指一[，！]个单位的各级管理层,为了保护其经济资源的安全、完整,确保经济和会计信息的正确可靠,协调经济行为,控制经济活动,利用单位内部分工而产生的相互制约,相互联系的关系,形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化,系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。

内部控制按其控制的目的不同,可分为会计控制和管理控制。会计控制是指与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动合法性有关的控制;管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。会计控制与管理控制并不是相互排斥、互不相容的,有些控制措施既可以用于会计控制,也可以用于管理控制。

2 出版社加强内部控制制度建设的必要性

现今,世界经济一体化的趋势不断加强。对于我国新闻出版业来说,中央自决定进行文化体制改革以来,截至目前已有多家出版单位成功上市,通过资本市场筹集资金谋求更大的发展。而资本市场的一大特点就是透明度高,投资者是要求回报的,如果没有一个良好的内部管理机制,上市公司不可能取得高效益。因此,完善企业内部控制制度,保证会计信息质量,对于保护投资者合法权益,保证资本市场有效运行,有着非常重要的意义。

3 当前我国出版社内部控制制度存在的问题

(1) 对内部控制管理制度认识不足

由于长期在计划经济体制下运行,我国出版社的管理还是习惯于,甚至满足于传统的经营管理方式,管理粗放,不能有效控制风险,不能适应市场经济环境下激烈的竞争。许多出版社对内部控制的理论缺乏认识,对内部控制制度的内涵还不十分清楚,以为只要制定几个日常管理制度就是建立了内部控制制度。

(2) 内部控制制度不健全,难以发挥应有的功效

在计划经济体制下,出版社的图书由新华书店包销,出版社只管出书,不愁没有销路。但在如今的市场经济环境下,出版社的图书不再由书店包销,而要自己找销路。有的出版社不能适应已经变化的形势,对外部环境和经济业务等变化缺乏预见性,导致其管理滞后,没有及时制定出相应的处理程序和制度,致使库存图书积压,退货逐年增加,应收账款余额不断增大,存在巨大的经营风险。

(3) 内部审计职能缺位

企业的监督评审主要依靠内部审计部门来实现。目前有很多出版社没有设置专门的审计部门,有的虽然设置了内部审计部门,但对于内部审计的职能定位仅仅是审核账目,而在内部稽查、评价内部控制制度是否完善以及出版社内部各组织机构执行职能的效率等方面,却未能发挥其应有的作用。

4 加强出版社内部控制制度建设的建议

4.1 构建完善的、规范化的内部控制体系

内部控制制度对企业的重要性不言而喻,通过建立健全内部控制管理制度,使企业在决策、执行、监督、反馈等各个环节都有章可循,有效防范和控制各种风险,确保企业经营管理目标的实现。

具体做法上可成立出版社内部控制制度制定小组,参加人员为财务、业务等相关职能部门和人员,并请社会中介机构进行指导。主要在内部控制体系框架的合理性、内部控制制度的严密性和可操作性上下功夫,对出版社现有的内部控制制度进行彻底梳理和修改,最终构建体系完善、程序严密、操作易行的出版社内部控制制度体系。重点注意以下原则:

(1) 不相容职务分离

出版社内部主要不相容职务有:授权批准、业务经办、财产保管、会计记录和审核监督。这五种职务之间应实行如下分离:①授权批准职务与业务经办职务相分离。②业务经办与审核监督职务分离。③业务经办与会计记录分离。④财务保管与会计记录相分离。⑤业务经办与财产保管相分离。

(2) 加强授权审批控制

授权管理的基本要求是:应明确一般授权与特殊授权的界限与责任,避免责任不清,一旦出现问题又难咎其责的情况发生;要明确各类经济业务的授权批准程序,避免越级审批、违规审批情况发生。

4.2 执行严格的控制活动

控制活动是确保管理层的指令得以实现的政策和程序。控制活动存在于整个企业生产经营的各个环节。首先要明确工作流程和岗位职责;其次要加强凭证与记录控制,实行收款、会计记录与凭证保管人员的岗位分离,对所有原始凭证进行预先连续编号。编妥的原始凭证应及早送交会计部门,保证全部收入、结算款项及时准确入账。

4.3 加强内部控制的监督与评审,确保内部控制制度落实到位

内部控制制度是否能够充分发挥作用,关键要看内部控制制度是否能得到有效执行。为此,应强化出版社内部审计机构的职能和作用。在现阶段,应重点做好如下工作:

(1) 坚持内部审计部门的独立性并强化其职能

内部审计部门应独立于其他职能部门,它的职责不仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价内部控制制度的执行情况以及出版社内部各组织机构执行指定职能的效率等。

(2) 强化对内部控制的检查与考核

必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看出版社内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有什么问题。对严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的坚决给予纠正和处罚。