浅析中国船级社档案信息化建设

摘要：随着CCS船舶检验业务的蓬勃发展，档案作为船检业务信息、历史记录的重要载体，其数量也日益增多，数量庞大。如何紧跟CCS业务发展的需要，对总部和各分支机构的档案进行有效管理和利用，大力推进CCS的档案信息化建设的重要性和紧迫性也逐步凸显出来。

关键词：船级社 档案 信息

中国船级社（简称：CCS）是国家的船舶技术检验机构，中国唯一从事船舶入级检验业务的专业机构，是中国船舶检验的主力军，在国内外设有逾60家检验网点，形成了覆盖全球的服务网络。随着CCS船舶检验业务的蓬勃发展，档案作为船检业务信息、历史记录的重要载体，其数量也日益增多，数量庞大。如何紧跟CCS业务发展的需要，对总部和各分支机构的档案进行有效管理和利用，大力推进CCS的档案信息化建设的重要性和紧迫性也逐步凸显出来。

1 CCS档案信息化建设主要内容

根据CCS组织结构及船舶检验业务的特点，当前CCS档案信息化建设需要从下面四方面入手：

（1）加强档案管理平台建设，推进服务机制创新，促进档案信息资源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力；

（2）推动数字档案资源的建设，全面整合不同种类的档案资源；

（3）推进档案信息化标准规范建设，避免形成信息孤岛现象；

（4）以档案信息化人才队伍为依托，加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展的机制。

其中，档案管理系统建设是条件，标准、系统规范建设是手段，信息资源是核心，保障体系建设是保障，信息利用是目的，各项建设内容相辅相成、不可或缺。CCS档案信息化建设关联图见图1。

2 推进档案管理系统建设

档案管理系统建设是以档案行业标准和CCS船舶检验业务的特点为开发依据，实现对船检业务档案信息的可视化管理，具有一定的灵活性和可扩充性；要有合理的编目功能，有较高的数据管理和检索性能；具有安全保密功能，以满足档案信息的安全性和可靠性；同时还要注重数据的相对独立性和可迁移性；

3 推进档案信息化标准规范建设

由于缺乏统一标准和规范，制约了信息交流的程度和范围，直接影响了档案信息化建设的步伐。所以相关标准体系的建设尤其重要，迫切性尤为突出。

档案信息化的标准体系应当包括覆盖文件和档案管理的完整流程。通过加强顶层设计，对业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。

4 推进数字档案资源建设

数字档案是现代信息技术有机结合的产物，是新型文件和档案管理信息化的必然结果。与传统档案馆相比，数字档案馆具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。数字技术的应用完善并发展了档案的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久；数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询服务，改变了档案信息“孤岛”的形象，改善了档案服务的落后面貌。数字档案为档案工作创造了前所未有的有利条件，将从根本上提高档案服务质量，必将大大强化档案的信息需求。

数字档案资源建设是CCS档案信息化建设的基础，有序推进传统载体档案的数字化进程，充分利用信息化手段，对档案资源进行数字化加工和数据资源整合，推进电子文件中心和数字档案建设。

5 档案信息化保障体系建设

档案信息化保障体系建设主要包括下面三方面内容：

（1）档案信息化建设规划。规划不仅需要满足当前应用需求，更要具有针对未来发展的前瞻性部署思维。

（2）档案信息化人才队伍建设。人才是档案信息建设的关键，档案信息化建设要树立大人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。其次是通过各种渠道，加快加强档案信息人才的培养工作。

（3）档案信息化建设的服务体系。规范CCS业务相关的电子文件归档、管理、接收工作，完善和健全电子档案管理的相关规章制度。重视风险管理，注重档案信息安全保障，包括档案信息系统安全和档案信息内容安全。

6 小结

从上述分析，不难看出，CCS档案信息化建设任重而道远，上述四方面信息化建设是档案管理和利用的重点工程，必须有序推进，才能和CCS船检事业进步的需求保持同步发展。