EXCEL在考务管理中的运用

摘要：将excel的函数程序应用到考务工作中，可以使教师在繁杂工作中解脱出来，快速准确地对学生考试安排，各类报名等进行管理，既减轻了教师的工作负担，又提高了数据的准确性和工作效率。

关键词：Excel；考务管理；函数；数据透视表

中图分类号：G4 文献标识码：A doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.07.079

教学管理与教学质量评价是推动学院管理水平的重要组成环节之一，而教务工作所涉及的数据类别多，数量大，单纯依靠人工进行数据处理，易出差错。虽然随着计算机应用于各行各业中，目前各高校教务管理大都使用专业的管理系统，如CRP校园管理信息系统；URP高校教务管理系统等，然而，实际结合具体工作仍然不避免地需要操作者掌握一些必要的软件操作技术。比如经过这类系统导出的数据，形成Excel格式文件，需要二次加工。本人结合多年教务的管理经验，就工作中遇到各类问题进行总结，归类，结合工作表格的结构原理，列出Excel在考务管理中常用的几个技巧与大家分享。

1 函数的应用

在重修考试报名中的具体应用：学院下发的重修申请表内容包括所申请课程的课程名、申请人学号，专业等信息。学生报名只上交纸制报名表即可。但报名结束后，报名人数众多，利用学校下发纸质报名表上的信息统计重修上课安排以及重新考试安排过于繁琐。所以笔者利用Excel自制重修报名表，然后将每个班报名数据进行汇总形成总表，再进行重修安排操作。

1.1 Count if函数的应用

该函数的语法规则如下：

countif（range，criteria）

笔者主要用于在重修报名结束后，将纸质的重修报名表输入成重修上课以及考试安排所需的电子表格。纸质的重修报名表如图1，包含基本的学生和课程信息。而在考试以及上课安排中需要汇总课程信息，用countif函数迅速得到汇总数据。

打开Excel表，新建重修统计表，表中输入相应信息：学号，姓名，课程，学分，合计。在学生对应的报名重修课程表中标注“是”，如图2。

在合计2处运用countif（C2：C7，“是”）就可以快速得到单科课程的报名人数，在合计1处运用countif函数，countif（A2：H2，“是”）统计每人的报名课程数，确定其能否在学期内学有余力，修够计划学分。

1.2 if函数的巧应用

该函数的语法规则如下：

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。

这个主要介绍通过IF函数快速比对数据是否一致，在统计数据工作中，经常可能需要甄别数据录入是否完整准确，通过手工比对效率不高并且容易出现错误，而通过IF函数设置比对条件，快速而准确。例如比对两列（A，B）学号是否一致有无错漏，运用IF函数，列出表达式（A2=B2，“t”，“f”），可以快速显示t或者f，一目了然数据是否完整。

2 数据透视表的应用

数据透视表（Pivot Table）是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。

学生重修后，经统计生成一个Excel表，对表中格式进行整理，统一，需要按照科目，任课教师整理考虑考试安排，由于学生报名多，课程杂，特别是在毕业班重修中，课程可能涉及多个年级，所以在安排考试时候，容易出现学生考试地点重复或者学生考试时间重复等的情况，所以安排重修考试后，核对考试安排是否有问题是一项繁琐而重要的工作，通过数据透视表可以快速查验一个考场内单一学生考试科目是否重复，能够在最大限度节约教室资源。根据考场安排情况，得到各考场的课程，学生情况，如图3。

然后以学号和课程列生成数据透视表，以学号作为行字段，数据项为课程，拖入数据透视表，选择计数项为课程，如图4。

既可汇总出单一同学在该考场是否会重复考多个课程。如果汇总中显示“1”，则说明该同学只有一个课程在该考场考试，如果汇总显示“2”则说明该同学有两个课程在该考场考试，同理，将同一考试时间内多个考场数据按上面的方法汇总可以得到同一考试时间是否有学生在多个考试地点有考试，这个就可以及时矫正冲突，保证考试的有序进行。

3 Excel应用反思

Excel的数据处理功能是强大的，重要的是我们的运用方法。我们之前对Excel表格的基本操作一直局限在制作表格，始终停留简单的函数应用上如：求和、求平均值，统计最高分、最低分等。并对于Excel的函数功能没能灵活运用，所以打破这种局限，继续探索Excel功能在具体办公中的有效用途，就显得非常有必要。这对提高工作效率，工作质量将会有质的作用。我相信，实现一切数据管理自动化，更对考务管理人员提出了更高的要求，即灵活运用、不断创新。认真总结对Excel应用的经验，使独立学院考务管理更加规范并有效率。