基于学科建设的高校科研档案管理探析

高校科研档案是学校档案的重要组成部分，是高校在科研活动中所形成的知识体系，并把这些知识体系真实记录下来，是经过了实践检验的被保存下来的宝贵资料。它反映了高校的研究领域和研究方向，是高校重要的科技信息宝库，对高校教学与科研工作的开展具有重要的参考作用。

1 高校科研档案管理在学科建设中的作用

1.1 科研档案管理是高校学科建设的基础。学科建设无论在自然学科方面，还是在社会学科方面，都有着共同的特性，即讲究继承性、成套性、实践性和整体性。正是有了这样的特性，高校的学科建设才能不断立足于前人的研究基础，培育出优势学科。对此，马克思就曾经指出，“我们的科学研究要充分利用前人留下的研究成果，共同协作来加以创造”。要使得我们的学科建设不断发展起来，有一个重要的前提就是做好科研档案管理工作。科研档案管理作为一种科研储备，它不仅是当前研究的服务者，而且又是未来研究的参考者。因此，只有实现对科研档案的科学管理，才能实现学科建设的科研交流、资源共享、人才共用，促进高校学科建设的可持续发展。

1.2 科研档案管理是学科建设的助推器。高校建设和发展的本质在于学科建设，而学科建设的核心部分是科研。科研档案真实地记录了科研发展水平。在高校重点学科的申报和评估中所涉及的科研课题级别、数量、经费，科研成果，科研奖励，学位数量和不同学位的培养人数以及相关资料的照片图表录像上，都要依据学校科研档案的科学管理，才能作出好的判断和结果。从这个意义上讲，科研档案管理是学科建设的助推器。科研档案的规范化、科学化管理在促进学科建设上起着举足轻重的作用。

1.3 科研档案管理有助于学科成果转化。邓小平同志曾经指出：“科学技术是第一生产力。”只有发展科学技术，依靠科技的力量才能不断推动社会的进步。高校是重要的科研成果转化基地，如何将学科建设中的科研成果转化为生产力尤为重要。科研档案管理是档案工作者立足档案中的信息资源并整理编制资料的过程，正是这个过程，让科研工作者对相关的成果进行了筛选，进而不断思考如何将这些成果运用到实际生活中，形成生产力。与此同时，有时单一的成果并不能直接转化成生产力，而必须依靠不断借鉴他人的成果，而借鉴他人的成果就必然面临着要依靠参阅高校科研档案资料。如缺乏规范的科研档案管理，档案成果残缺不全，最终难以形成生产力，导致学科建设的成果难以转化。

2 高校学科建设中科研档案管理存在的问题

2.1 科研档案管理配备条件不足。高校对于学科的申报出台了很多政策，而关于学科建设的整个过程，特别是学科建设中形成成果的档案管理方面，存在着领导对科研档案管理不够重视，认为高校科研档案管理就是简单的文字录入和文件归档工作，造成科研档案专职管理人员和现代办公设备的配备不足，从而严重影响了科研档案建设工作与管理工作的顺利开展。在高校档案管理人员配备方面，学历层次和业务素质偏低，个别科研管理人员缺乏足够的科学管理科研档案意识。往往专注于科研经费比重、科研建设的成果，忽视了科研文献资料的整理保存，致使部分档案资料流失。在现代科研档案管理办公设备的配备方面，只是简单地配备了电脑，而对于档案管理的分类和保存方面的设备较为缺乏。

2.2 科研档案管理制度不健全。在高校学科建设发展中，科研档案管理工作是薄弱环节。有些高校在科研档案管理方面欠缺健全的制度。尽管很多高校科研档案管理基本上参照国家《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》进行管理，但是，缺乏常规行之有效的实施条例或工作细则，不能对科研档案日常管理进行规范化和科学化管理。由于高校科研档案管理制度和实施条例的不完善，没有明确规定对科研档案的归档制度，使科研档案归档工作不够规范、完整，造成一些科研材料的存储凌乱，导致查询不便，甚至发生丢失现象，影响高校学科建设的可持续发展。

2.3 科研人员档案管理意识淡薄。在科研档案的收集和归档工作中，科研人员起着重要的作用，这需要其对需归档的科研材料进行整理，交给科研档案管理人员。然而，很多科研人员缺乏档案意识，重视个人科研的成果，重视个人的奖励和名誉，否定学校对科研成果的保护作用，只提供部分复印资料，没有充分认识到科研档案工作的实质意义，专注于结果的得失而忽略了科研过程中产生的有影响力的材料，导致材料没有得到保存，不能使科研档案得到完整性的归档。再加上有些高校科研管理部门由于其成立时间较短，在机构设置和人员配备及责任分工上缺乏成熟的管理模式来指导，致使高校科研档案管理系统失衡，管理人员工作效率不达标。

2.4 科研档案管理人员专业知识不足。高校科研档案的管理需要专业的管理人员。但很多高校档案管理人员配备的学历层次和业务技能偏低，既缺乏一定的档案管理的专业知识，又缺乏档案管理方面的专业技能，日常档案管理工作只是依据科研管理的基本流程，对科研项目材料加以简单保存和归档，而对一些关键性技术领域方面的材料无法正确鉴定和科学保存，致使科研档案的准确性和完整性缺失。

3 面向学科建设的高校科研档案管理改进之策

3.1 加强科研档案管理配备，保障学科建设成果。高校应加大科研档案的投入，不断加强科研档案管理的配备。在科研档案管理人员配备方面，高校应注重管理人员的学历层次和学科背景，尽量按照学科的发展方向来配备档案管理人员，注重档案管理人员的学历背景，使其具备基本的档案管理素养和专业技能。在科研档案管理办公设备方面，应注重引进现代化的档案管理设备，使得方便各类学科档案的精细化、规范化分类。不仅如此，还需要专门设置科研档案存放区域，并做好防盗和防灾工作，注意通风和透气，防止档案霉烂。只有在这样的档案管理设备条件下，高校学科建设的成果才能得以永久保存，并方便教学需要查阅。

3.2 健全科研档案管理制度，支撑学科健康发展。高校要重视高校科研档案工作，不断提升学科科研档案管理工作的地位。科研档案管理不等于一般的档案管理工作，具有较强的学科性、专业性和连续性。根据国家档案法及其相关法律法规，并结合高校实际情况建立健全科研档案管理制度。高校科研档案管理要尽快配齐相关的档案设备，不断改善工作条件，理顺科研档案的归档程序，认真做好科研档案信息的收集、记录、归档工作，并适当地提高经费来改善和提高档案管理条件。同时，加强对高校科研档案管理人员管理，通过绩效考核来提高科研档案管理人员的工作积极性、主动性，制止部分人员工作马虎，随意存放归档的行为。通过培训和交流来消除部分科研管理人员轻视档案管理工作的消极工作心理，把个人利益与集体利益结合起来，使他们认识到高校科研档案管理工作对学校学科建设乃至学校发展的重要影响。通过健全专业管理制度、完善日常管理条例以及制定规范化的工作流程，使科研档案管理人员能够明确自己的职责，了解科研档案工作流程，推进高校科研档案管理工作标准化、规范化发展，积极推进高校学科建设的可持续发展。

3.3 提升教师的档案管理意识，发挥其在学科建设中的互动作用。科研档案的规范化和标准化不仅需要档案管理人员的执行，更需要高校教师和科研人员发挥其主体作用来加以配合完成。《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”科研档案人员应利用全校各部门教师业务学习会议的机会及时宣传科研档案管理的重要意义，通过宣传学习《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》来提高广大教师对档案管理重要性的认识，增强教师的科研档案归档意识。不仅如此，高校科研档案管理人员还应主动普及高校教师档案分类管理的知识，配合教师和学科建设的科研人员，做好每一类学科特别是每一个重大科研项目的档案分类工作，做到重点档案重点管理，方便及时查阅和长期保存，真正地与广大教师和科研人员一起促进学科建设，发挥科研档案管理工作在学科建设中的作用。

3.4 加快科研档案管理信息化建设，提升为学科建设的服务效率。现代信息技术发展日新月异，科研档案管理手段必须不断地与时俱进。面对信息化的大趋势，高校科研档案的管理要利用网络信息化的优势，发挥档案管理在学科建设中的信息资源作用。档案管理人员要尽快适应现代信息技术的发展要求，积极学习计算机应用管理知识和现代办公技术，通过计算机信息获取、分析和数据加工处理等方式来实现现代化的科研档案信息管理，从而为学科建设提供优质化服务，逐步提升服务效率。

（作者单位：河南行政学院公共管理部 来稿日期：2013-06-17）