面向儿童预防接种信息系统的档案管理研究

1 引言

为落实《疫苗流通和预防接种管理条例》，规范全国儿童预防接种的信息管理，卫生部下发文件（卫疾控发〔2006〕512号），要求东、中、西部省份分别于2008年、2009年、2010年底以前90%以上的县、80%以上的乡完成儿童预防接种信息管理系统建设。

为此，中国疾病预防控制中心开发了《儿童预防接种信息管理系统》客户端软件供乡级接种单位使用。系统中的档案管理功能包括儿童预防接种档案信息的收集、登记、录入和网络报告等。

通过系统的运行和档案管理的实践，我们发现，儿童免疫接种信息系统在提高工作质量和工作效率的同时，也存在因档案管理指导监督检查等方面的工作不到位，产生了数据质量问题和系统操作与业务不衔接等新问题。如何通过加强儿童免疫接种信息化中的档案管理，充分发挥儿童免疫接种信息系统在业务工作中的作用具有迫切性。

本文认为，档案工作不能仅局限于信息系统中的档案管理模块的操作与使用，而要面向整个系统开展档案管理，承担信息系统运行的档案业务指导、监督和检查职能。通过跟进和拓展档案管理与服务功能，达到解决现有信息系统存在问题、提升系统运行质量目的。

2 系统运行的绩效

2.1 提高工作质量。其一，提升了卡证符合率。系统显著提高儿童接种微机化管理，减少了手工抄写时登记大卡、小证的笔下误。2010年年终工作检查时，对全区19处接种门诊的120名儿童进行了卡证符合率调查，结果发现，卡证符合率由使用微机前的72%提高到现在的95%以上。

其二，保障了免疫程序的准确执行。由于各种疫苗的免疫程序均由电脑控制，避免了人工推算免疫程序所导致的时间误差。

其三，增强了对流动儿童的预防接种控制。全国儿童预防接种信息联网后，对于到外地暂时居住而又忘记带信息卡和接种证的儿童，可以在数据库里查询后给予补发接种证，既能使儿童及时接种疫苗，又不用家长回家取接种证，减少了儿童家长因此而产生的误工费用和往返的旅程费用。同时，有效地减少了流动儿童因流动性大，接种记录不全而导致的错种、漏种、重复接种现象的发生。

其四，提高了接种率报表生成的效率。实行信息化管理后，各种接种统计报表由电脑自动生成，报表时间由过去的1天时间，减少为现在的5分钟，并且绝无差错。

2.2 提高工作效率。其一，简化了登记、预约手续。儿童预防接种登记、预约一次完成，实现了由手工登记接种证改为机打接种证。节省了时间，减少家长等待时间。每登记一名接种儿童，由过去的家长平均等待8min，降为现在的2min。接种和预约记录均由电脑一次打印在接种证上。

其二，缩短了强化免疫预约接种工作时间。强化免疫或大面积加强接种时，我们在省内率先使用机打预约接种通知单的方法，进行了大范围的人群接种预约。在电脑中“强化接种”模块内，选定应种人群，短时间内即可大批量打印预约接种通知单，比手工时代一份一份填写，大大缩短了工作时间。

其三，提高了未接种儿童查询效率。对于应来接种而未接种儿童的姓名、住址、出生年月日等信息的查询，在电脑的“接种管理模块”内一击完成，省去了过去人工翻阅大卡或现场登记一页一页查找的麻烦。

其四，拓展了预约形式。对于数次预约不到或流动人口、临时接种疫苗通知有困难的人群，采取群发短信、提示预约的方式通知。改变了过去上门通知和手写预约的传统方式，既节省了人力、物力，又节省了时间，还能达到非常好的效果。

其五，提高了疫苗接种及时率，降低相应传染病的发病率。由于实行了儿童预防接种档案信息系统管理，使我们在日常工作中，对未接种儿童的查询更加及时，对各种疫苗接种的管理安排更加科学。因此，提高了疫苗的接种及时率，特别是显著提高了流动儿童的疫苗接种率，降低了相应传染病的发病率，取得了极大的社会效益和潜在的经济效益。

3 系统运行存在问题分析

3.1 信息系统管理人员更换频繁，培训不到位。信息管理人员更换频繁且培训不到位，导致了接种门诊在客户端软件安装、维护、数据录入，尤其是数据录入的准确性等方面存在大量问题，部分人员只能进行简单的电脑操作，未完全掌握客户端软件性能，信息系统筛选未种儿童、统计分析等功能还未得到充分应用。

3.2 儿童跨区域接种时，异地接种门诊未利用信息系统“异地下载”的功能，造成产生大量重复儿童，个别市尤为严重。由于接种门诊信息管理人员疏忽等造成信息系统、接种底册和预检登记等所记录的接种信息不一致。

3.3 预防接种门诊存在无故将未种儿童主动“迁出”，排除到管辖范围之外，以提高接种率的现象，人为造成管理盲区。

3.4 部分预防接种门诊儿童预防接种信息系统客户端模块未充分利用，如疫苗出入库管理等项。说明部分信息员工作还不能完全脱离原有工作模式，去更新知识，充分利用信息系统日常工作。

3.5 数据质量存在问题。由于没有认真审核或者没有及时下载，预防接种门诊重复为儿童建立档案，造成重卡儿童出现，部分市问题尤其严重。平台上大量重复儿童信息存在，不利于预防接种工作开展，甚至造成漏种、迟种、重复接种等，同时也影响各项接种数据的统计与分析质量。例如，产科接种门诊信息化系统启用后，个别门诊出现了无法下载新生儿信息的现象，针对这种情况预防接种门诊应谨慎为新生儿重复建卡，应多方确认确实未录入系统后方可重新建卡等。

3.6 及时备份率低。全省预防接种门诊接种数据备份率仍较低，为数据安全带来隐患。

4 面向全系统的档案管理对策建议

4.1 加强系统中信息处理环节的档案业务指导。其一，在基本资料和接种登记环节。将接种对象的基本情况、接种资料准确录入，便于个案查询，同时进行预约接种。例如，工作中如出现儿童跨区域接种时，异地接种门诊要利用信息系统“异地下载”的功能，避免产生大量重复儿童。

其二，在冷链管理、疫苗登记环节。录入接种日当天接种疫苗信息包括冰箱、冷藏背包运转环境，冷链运转开始、结束时间，室内温度、冰箱温度，运转医生等；同时，还要录入接种疫苗编码、批号、厂家及预计使用量等信息。便于出入库核对，疫苗使用交接，打印接种证时会自动显示疫苗批号、厂家等信息。例如，接种当日，工作人员首先要复制粘贴数据才可以进行新的数据录入。

其三，在预约接种环节。根据选定的疫苗种类、免疫程序、接种情况、预约接种日期等可设定的条件，生成包含接种对象及其家长信息、接种日期、疫苗种类及针次等内容的接种通知单，达到预约接种的目的。例如，可全程或单次预约；也可将一类、二类疫苗分别打印预约。

其四，在报表统计环节。统计汇总接种日当天疫苗消耗情况，自动统计满足条件的新建儿童数，儿童接种明细，自动生成国家常规免疫接种情况统计报表，统计、上传上级平台。领导可随时浏览、查询。

其五，在数据维护环节。用于数据备份、恢复及数据库整理。避免网络与电脑出现故障，丢失数据。例如，可在系统内设置自动备份功能，点击接种设定——其他参数设定——保存自动备份。

4.2 加强系统中档案生成环节的数据质量与安全控制。其一，强化儿童档案信息控制。各接种门诊应在每个接种日开始时定期通过接种信息系统客户端软件对儿童档案信息进行，并及时向相关人员核实，删除错误的重复记录。县级疾控机构应每日通过信息管理平台，对实施儿童预防接种信息管理系统的乡级防保组织、接种门诊上传的儿童预防接种档案信息进行，督促接种门诊对数据进一步核实，删除错误的重复记录，无市级平台的市应及时开展工作。

其二，加强档案数据质量分析。各级疾控机构应通过国家信息管理平台，对接种门诊上报的档案数据质量进行分析，分析指标包括接种门诊上传率、上传信息及时率、备份率等，提高接种信息录入和上报的质量。市、县疾控机构应经常开展数据的检查复核工作，确保数据准确，预防接种统计报表与信息平台的数据应保持一致。

其三，加强儿童在册数据更改控制。加强监督和指导，规范接种门诊客户端儿童管理，慎重更改儿童在册情况，如儿童确实迁出应有合理证据，并且在客户端相应位置填写迁出理由。

其四，强化数据安全控制和规范系统运行管理。提高上传率、异地儿童下载率和及时备份率，提高免疫规划服务质量，规范预防接种信息管理系统使用，提高我省预防接种的档次与服务水平。

5 结语

儿童预防接种信息管理系统的使用，对免疫规划工作产生积极的影响和作用。因此，必须切实做好儿童预防接种档案信息的收集、登记、录入和网络报告，实现接种信息的档案管理，让儿童预防接种信息系统的档案管理工作适应经济社会发展的需要。

（作者单位：驻马店市疾病预防控制中心 来稿日期：2013-06-16）