论沟通管理在项目管理中的重要性

[摘 要]无人不成组织，人们同时处于一个组织中，彼此之间必然会产生各种错综复杂的关系。当人们以相互作用并共同来完成组织目标时组织就存在了，因此组织就是一个社会总实体，它有明确的目标和精心设计的结构。而组织之间的相互作用，必须通过沟通来实现。组织中的沟通，成为组织存在的基本条件，也是组织生活的基本要素。沟通管理对于项目管理至关重要，尤其是对于油田科研单位来说更是显得非常重要，本文主要从沟通关系、方式及容易出现的问题中阐述了如何进行项目沟通管理。

[关键词]沟通管理 重要性

中图分类号：C93-03 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）06-0172-01

有人做过一项统计，在失败的项目管理当中，沟通管理的失败或不足占据了80%，凸显了沟通管理在项目管理中的重要作用。

项目的运行离不开人，再高科技的东西，其设计和操作也离不开人。只要有人的地方，就存在沟通的问题。人是感情动物，其素质、倾向和情绪和社会关系会直接影响到项目的运行。如何沟通成为了一个关键因素。

一、沟通管理过程

总的说来，沟通管理是一个收集与反馈，存储与加工，解决与在项目执行过程中所汇集的各种信息的处理过程。简单的说就是信息的传递和理解。沟通管理的主要过程包括：

第一，沟通计划编制，包括确定项目干系人的信息和沟通需要，谁需要什么信息，什么时候需要，如何把信息发送给他们。

第二，信息发送，及时向各项目干系人提供所需信息。

第三，绩效报告，收集并有关项目绩效的信息，包括状态报告，进展报告和预测。

第四，管理收尾，生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化。

二、几种主要的沟通关系

作为石油工程院的科研管理人员，在项目运行的项目管理当中，其职责包括了如下的内容：和上级单位的沟通，和本单位主管领导的沟通，和项目运行单位的沟通，和平行单位的沟通，和本单位其它相关职能部门的沟通。

1.和上级主管部门：上级主管负责对各二级单位上报的项目的研究内容、计划和指标进行评审。在这个阶段，科研科室除了组织本单位的项目准备汇报外，还要和上级主管单位进行沟通。确定评审时间，材料内容，参加人员；最重要的是对汇报项目的内容和上级主管单位进行协商和修改，以使其符合大局。

2.和领导的沟通。本单位项目的多少，取决于项目汇报的质量和上级单位的政策和方向的执行。和领导的沟通，主要是完全领会领导的精神并很彻底贯彻和执行。同时要完全传达到项目的提出和执行单位。

3.项目的运行少不了本单位只能科室的支持。这个有效的沟通，可以提高工作效率。

4.平行单位的沟通。有些时候一个大的项目需要更多的单位参与进来。和这些单位的沟通主要是协调项目的研究进度和成果的共享。现在是合作的年代，专业性的增强，要求不同专业的单位和集体互相之间要建立起良好的沟通桥梁。

5.和项目执行单位。这个沟通是至关重要的。项目运行的好坏除了项目执行单位的投入，还有一点需要注意的就是保持沟通，主要是及时贯彻上级和单位领导的指示精神，如何让项目执行单位有效理解这种指示精神就是沟通的目的，同时需要将项目的进度和变化及时正确反映给上级部门和领导，做到项目的各级部门的协调和高效。

三、沟通方式

“和谐”现在成为一个越来越时髦的词汇，虽然一个项目团队大都成员不多，但麻雀虽小，五脏俱全，和谐与否在很大程度上也影响着团队的工作效率。如何应用适当的技巧去管理团队，是每个管理人员必须要面对的问题。

沟通有很多种方式，包括一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的沟通、多人之间的相互讨论；从沟通的载体而言，有口头、书面、肢体语言；从途径而言，有面对面的、通过电话、网络、视频、广播等。

1.口头沟通

口头沟通是一种便捷并且信息表达准确的沟通方式。在项目早期应多使用面对面沟通，这对促进团队建设，建立良好的工作关系特别重要。在进行面对面口头沟通时，可以通过恰当的身体语言传达内心思想，但不能使用带有偏见或者攻击性的言辞与评述。

2.书面沟通

书面沟通主要用于通知或确认一些比较重要的项目活动内容，可作为依据便于日后查阅。对于项目组及企业内部，书面沟通的内容主要是项目进展及其他方面的报告、各种通知、内部备忘录等。书面报告注重使用清楚简洁的语言。

3.会议

会议是解决项目执行过程中出现的问题的最佳途径，它是对项目目标投入的工具。会议通常的内容是通知项目情况、制定行动计划、发现已有或潜在问题时召集讨论等。会议时间不能太长，一般不要超过40分钟，也不能把会议带入无休止的争论，毕竟争论不会给工作带来实质性有价值的东西。

4.网络沟通

信息时代使团队的活动不再局限于面对面的活动，一种新的组织形式开始显现――虚拟团队，实际上就是利用网络平台把实际上分散的成员联系起来，在“线上”进行合作，例如，即时对话工具、可视电话会议系统、电子邮件、内部工作组等。在这种沟通方式中，信息的传递一般不存在问题，但在信息的理解上，则更容易产生歧义。一旦信息被恶意散发或错误理解，则造成的危害更大。

沟通方式的选择十分重要。如电子邮件尽管方便快捷，但它也有缺点，首先是信息超载，我们难以把重要的信息同垃圾信息区分出来。另外，它也缺乏情绪的内容，使人感觉是冷冰冰的和非个性化的。因而当需要传递丰富的信息时，应该选用面对面的沟通，或者通过视频会议方式。

四、沟通管理中容易出现的问题

在项目计划执行过程中，各部门及人员间的信息交流是否顺畅、纠偏工作是否及时有效，直接关系到项目质量的好坏及项目进度与计划的一致性。在对一些项目沟通过程进行分析后发现以下几个问题经常存在：

1.非正式沟通引起沟通信息失真

非正式沟通是指除项目组规定的回报、例会等制度以外的沟通方式，如项目组成员私下交谈，传递小道消息等。这样的信息容易失真，有可能会导致项目中的信息错误引起风险。对于此应当将非正式沟通来源的信息不作为项目可采用的有效信息。

2.口头沟通引起信息无法存储

口头沟通的信息不能保存，而且在沟通完毕后容易被遗忘，在特定的场合也不具备法律效力。而在实际项目执行过程中，口头沟通又十分常见，并且还常常能够取得一定效果。因此，口头沟通尽量以书面的形式保存下来，可以采用电子书写的方式易保存易查阅。

3.电子邮件滥用

电子邮件由于它的便捷性不仅在项目组内部使用，也是与外界联系的重要手段，而这样就有可能给用户或集成商带来不必要的麻烦。内部通过电子邮件交流，最好以规定的格式，即便于提取统一管理，也方便避免误发导致的问题。

五、总结

沟通是意义的传递与理解，管理职能部门的主要工作不是技术指导而是沟通的桥梁，我们有90%的工作时间都应当用于沟通。孔子《论语・雍也》中也指出“夫仁者，己欲立而立人，己欲达而达人。非人人共立、共达此地位，则我决无从独立、独达。”儒家非常讲究信息沟通及其方式，其思想把人放在社群中去辩证地认识自己的身份，再通过“近取譬”、“恕”等方式认识到别人也有与自己同样的要求和愿望。因而我们说，沟通保持了畅通整个项目也就成功了一半。

参考文献

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