高校会计档案信息化发展探析

【摘要】作为记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,会计档案正随着计算机的广泛应用以及电算化会计的实施而逐步走向信息化,文章从会计档案信息化发展中存在的诸多误区着手讨论,以河南大学会计信息化建设工作为例,进一步研究高校会计档案信息发展的规律。

【关键词】会计档案;电算化;信息化

【中图分类号】G27【文献标识码】A【论文编号】1009―8097(2009)08―0133―02

档案是人类社会各项实践活动的真实记录,是人类文明发展的重要见证。会计档案是在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料,以及会计核算电算化后的存储软件、会计数据磁盘及打印输出的帐、表等史料和证据[1]。高校的会计档案作为记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,决定着高校财务工作,乃至学校整体的管理水平。随着我国教育事业的蓬勃发展,高校会计档案工作获得愈来愈广泛的关注和重视,同时社会信息化、国家资源战略将21世纪的会计档案事业置于一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中,传统的会计档案工作需要发展,会计档案管理需要变革,会计档案事业需要创新,档案现代化管理的需要为会计档案信息化提出了根本的要求,会计档案信息化也必将由于这一需求而获得生存和发展的机会。

一 高校会计档案信息化的工作实践

计算机辅助信息管理是高校会计档案信息化的基础性工作之一。目前各高校均已实行了会计电算化,然而初期的会计档案信息化主要局限于将传统的、手工管理过程产生的及至机打的档案目录信息录入到计算机中以方便学校领导和教职工的检索查询,提高了库房调卷工作效率。但是我们看到,与电子政务、企业信息化以及快速发展的其他行业信息化相比较,会计档案信息化还处于初级应用阶段,诸如高校相关领导对电算化会计档案的重要性认识不足、会计档案管理制度滞后、高校会计人员的电算化操作能力较低以及电算化会计档案利用不充分等问题多有呈现,尤其是对会计档案信息化基础工作的认识存在众多误区,因此严重制约着高校会计档案信息化的发展。问题着重表现如下:

1对会计档案信息化建设的内涵缺乏足够的了解,认为信息化工作是等待别人来安装一个软件系统就可以减轻工作量。信息化工作有很多内容,需要在广泛调查的基础上制定系统的,符合本单位实际的信息化建设方案。并得到一定的人力、物力和财力的支持。方案的实施也需要做很多基础准备工作,其中一项就是IT技术人员开展的系统设计、软件开发和系统实施工作,而系统的设计、开发和实施的需求来自于会计档案工作者开展档案管理的基本业务需求,信息系统的使用者和受益者也是会计档案工作者,因此数据录入、数据查询、数据管理和数据维护等工作都是档案管理者自身的事,而不是IT技术人员的事。同时部分档案工作者错误地认为实施了档案信息系统以后,想要什么都可以在系统中查到,其实这是对信息化建设盲目的奢望。

2认为会计档案信息化工作就是将会计档案目录信息实现计算机管理。档案目录信息是对档案内容信息进行概要描述以方便档案实体保存和信息检索而形成的[2]。档案目录描述越详细全面,越能减少实体档案的调卷次数。但是多数档案使用者仍需要查阅档案原件上的真实信息。因此未来开展会计档案数字化扫描、文字识别、提供全面检索等信息化工作还需要投入更多人力、物力和财力,不能仅仅依赖于会计档案目录的机械存储。

3延续了传统会计档案工作模式的低效性,体现出档案工作者对信息化工作的“坐等”姿态。被动的查档服务和档案的低效利用以及档案工作人员的长期稳定与不流动性使档案工作者安于现状,缺乏学习动力;行业内缺乏系统的培训机构,高等学校档案专业的学历再教育对实际工作的指导也有一定的局限性;档案工作者待遇偏低也使很多技能全面的人才望而却步。相反,会计档案信息技术的专业性、信息化建设的复杂性及至由此而开展的现代化会计档案管理工作给档案工作者带来了巨大的挑战。档案工作者单一的知识结构和技能不可避免地制约着档案信息化的发展进程。

事实上,作为现代会计档案管理的重要特征,档案信息化在改变传统会计档案工作环境与档案信息资源开发利用手段和方式的同时,更需要会计档案工作者思想观念的改变和知识结构的更新,这样才能使信息技术的功能在档案现代化管理中得到淋漓尽致的发挥。

二 高校会计档案信息化的改进

目前在各大高校中,会计档案的信息化渐呈雏形。河南大学作为省部共建院校,在河南省高校中具有重要影响作用,我校的会计档案信息化建设工作在制定总体方案的基础上,分段实施。目前已取得了一定成效。但是随着会计档案现代化管理工作的完善以及日新月异的高新科技,会计档案信息化的发展任重道远,改进的需求日渐强烈。

1 适时、谨慎且真实地更新维护会计档案信息系统。我校的会计档案信息化只是辅助档案工作者开展高效的有记忆性和大容量存储性的工作,减轻手工操作的复杂性,但不能解决所有问题,尤其不能由此而省略会计档案管理的诸多环节,如对会计凭证、帐簿和报表的收集、整理、归档、鉴定、编辑、查询和统计等。机读档案目录需要不断积累,软件系统本身无法产生数据,机读档案目录需要人工采集、录入或批量导入才能实现信息检索。另外,由于会计档案属于组织机密材料,因此数据录入不能如同其他档案一样雇人操作,每一项新接收的目录数据都需要会计档案工作者亲自操作。输入到计算机中的原始凭单和记账凭证等会计数据必须经过复核人员审核后才能登记到机内账簿。记账以后发现输入的内容有误,必须采用冲销法或红字更正法补作凭单予以纠正,不得采取其他措施对数据进行处理,通过严格有序的规章制度保证信息归档后的真实性,图示1如下:

2 会计档案信息化建设要求档案工作者不断提高计算机操作技能,改变管理方式。随着我校会计档案信息化工作的深入开展,档案工作者对计算机操作能力不再仅局限于简单的办公操作,而是深入理解管理信息系统的深刻内涵,结合自己的工作实践不断提出新需求,以促进我校档案信息化工作的改进和完善。

(1) 提升会计档案从业人员的专业技能。会计档案资料具有专业性、广泛性与严密性的特点,因此会计档案需实施专业化管理。会计档案管理人员不仅要有档案管理学知识,还要具备会计专业知识。目前我校的会计档案管理队伍普遍掌握了这两门专业知识,但是会计档案信息化的发展促使档案管理员又必须掌握各种现代计算机和网络信息技术。因此我校主管领导一方面积极把档案部门和财务部门紧密联合起来,组织会计人员学习《会计档案管理法》、《会计电算化工作规范》以及本校的会计档案管理制度,另一方面依托校内的学科优势开展计算机硬件、软件系统基础培训、会计档案系统的操作规程和输入控制,计算机病毒及其防治等一系列涉及会计档案信息化的系统知识培训,从而不断提高工作人员的应用水平,并引领他们在深入学习档案业务知识的过程中,思考探索信息技术在会计档案信息化中的有效利用模式。通过会计档案工作者把档案业务工作与信息技术紧密结合起来,取得了信息化管理的预期效果。

(2) 提高档案编研水平。会计档案管理工作不仅是为了档案的单纯保管而开展的,其最终目标是开发会计档案信息资源,实现会计信息资源共享。高校开发会计档案信息资源,做好档案编研工作的最终目的,就是为学校各项工作提供优质高效的服务。因此档案员不再等同于保管员,档案工作者不仅要具备较高的政治素质、文化素养,更要具备过硬的业务技能,如解读、综合、归纳与分析整理档案信息的能力。我校有着丰富的人才资源,主管领导充分发挥这种人才优势,把那些素质高、能力强的业务骨干充实到档案编研人员队伍中,将现成的档案文献转化成高质量的编研成果,充分发挥了会计档案信息的作用。

近年来,我校会计档案编研主要做了以下工作:①基础数据汇编工作。利用会计档案各方面数据信息,将高校建立起来的与高校管理活动密切相关的全部数据按若干项目汇集成册,以供校领导全面、系统地掌握学校各个方面的情况,为进一步制定决策提供可靠的依据,比如为本校师生提供一定的财务信息服务,开通教职工本人使用的综合查询系统,方便教职工及时了解自己的工资、津贴和课题经费情况;学生则可以通过校园网络登陆财务处查询自己学费的缴纳情况和生活补助、奖学金发放的明细;②重要数据汇编工作,重要数据汇编是指从会计档案信息中摘录出重要经济指标编制成表,汇成一个子系统[4]。分阶段分系统地汇总学校某一段时期或者某个部门的财务运营状况。会计档案编研材料提高了高校会计档案的利用水平,同时使校领导、教职工及学生能够及时关注学校或者个人的相关资金链。

3 会计档案信息化工作由浅入深,随需求变动而动态扩展。档案信息化工作想达到一蹴而就是不现实也不可取的,它需要循序渐进地融入并改变传统的档案管理工作。信息化已成为现代档案管理的基础性业务,一步不能停留,需要持续提高,滚动发展[5]。会计档案信息化工作要融入档案鉴定、收集、保管、编研和提供利用的方方面面,形成一个数字化档案系统,如下图2所示:

昨天的文件是今天的档案,今天的电子文件是明天的数字档案。会计档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代会计档案工作的基础。高校作为人才和信息的集散地,更应通过加强会计档案管理系统,借助于计算机实现自动化,借助于信息系统实现现代化管理,借助于网络提供高效的利用服务,使档案工作者转变为钻研档案业务、开展档案编研的学习型和研究性团队,逐步走出档案信息化的误区,积极健康地推动档案信息化工作的开展,确保高校内部信息资源的共享。

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