虚拟培训组织在邮政培训中的应用

[摘要] 通过对邮政系统当前培训状况的分析,以河北省张家口市邮政局的人力资源状况为例,引入虚拟培训组织这一培训模式,介绍了在远程网络与信息共享的基础上,培训应把企业员工作为培训中心,强调自我学习意识;把培训放到实际工作中去,经理负责员工培训成果的转化,从而实现培训资源的扩大与培训效率的提升。

[关键词] 邮政系统培训虚拟培训组织

随着中国邮政体制改革的推进,邮政企业正处于转型的关键时期。其中人力资源的素质状况处于改革的核心地位。如何改善当前邮电分营后邮政人员整体素质普遍偏低、学历不高的状况,实现由劳动密集型向知识密集型的转变,并以此作为推动力,建立现代邮政企业制度,积极参与到国际市场的竞争中去,已经成为当前邮政事业的重要任务。其中关键环节就是加大企业的培训力度,转化当前的培训方式,培养一支知识储备丰富、工作技能先进的邮政员工队伍。

一、研究现状

在有关改进邮政企业员工的培训状况,各地方针对自身的具体情况,已经做出一些对策研究。其中,在有关重新树立邮政培训观念的研究中,认为建立市场观念、引入竞争机制可以提高培训教学质量;并且培训最重要的就是改变员工的大脑,使部门负责人也成为培训师,培训应成为企业发展的一种长期投资。在有关重新建立邮政培训体制中,认为应建立各省邮政公司内部的培训师队伍,适当外聘著名的企业培训师,开展高端理论和专项课程的培训,并且同时建立以学分制为基础的员工教育培训档案,优化教育培训机制;同时将做精做好邮政培训的需求分析与绩效评估工作。针对邮政培训的特殊性,探讨过的方法有:建立邮政系统内部人力资源管理信息系统以加强人员素质的开发与培训;应用Bolg在邮政远程培训中记录职工学习状况并反馈培训教学信息以促成邮政学习共同体的构建;积极构建邮政网络大学的建设以开创邮政培训的新局面;并且要通过提高培训教学能力与教材开发实力提高邮政员工培训的软实力。

综上,现有研究主要集中在培训观念的转变、培训体制的创新和培训方法的改进上,而根据赵双占书记在中国邮政网络大学建设学术研讨会上的讲话可以看出,当前构建于虚拟平台上的中国邮政网络大学已成为邮政人员培训的前沿阵地。通过对网络大学教育资源的整合,培训技术的更新与培训项目的重组可以为邮政员工提供开放的远程教育平台,促进全员素质的提升和为建立学习型企业提供有力保障。由此,本文引入虚拟培训组织模式,以推进当前邮政网络大学建设的步伐。

二、虚拟培训组织的引入

虚拟培训组织是企业培训职能部门的一种组建模式。它是继学院模型、客户模型、矩阵模型、企业办学模型后综合发展形成的一种培训模式。虚拟培训组织(virtual training organization)的运作遵循三个原则。第一,雇员(而不是公司)对学习负主要责任。第二,最有效的学习是在工作当中进行的,而不是在课堂上。第三,为将培训成果转换成工作绩效的提高,经理和雇员的关系至关重要,经理应该负责员工学习课程内容并能将其运用于实践当中。虚拟培训组织(VTO)的特点有以下五个方面:战略导向、产品设计、结构多样化、产品传送和责任承担。与传统培训方式相比较,虚拟培训组织的具有以下四个显著特点:(1)专注于核心能力。多数企业本身的培训资源、能力等资源有限,不可能对企业的各个方面给予同等关注,如果通过虚拟组织培训模式,将非核心部分排除在企业组织之外,企业便可以集中更多的力量于企业的战略核心环节,加之与外部、员工多方分担风险,企业可以变得更有柔韧性,更能适应变化的外部环境。(2)专业化更强。专业的培训服务机构为企业能够提供专业的培训服务。他们可以帮助企业制定全面的培训策略,进行专业的培训需求分析,提供全方面的专业讲师。此外,他们有更丰富的培训组织经验,还能提供适宜的培训环境等等。(3)成本降低。虚拟培训可以削减培训开支,增强成本控制。同时, 培训业务供应商的专业化程度较高,能够达到规模经济,因而注定成本更低、效率更高。以培训业务外包为例,对企业而言,将培训全部或部分外包出去,可以通过共同协议形式来实现成本控制,企业培训过程中的设备、场地和其他投入等费用也被省略掉。由于专业的培训外包机构培训组织的效率更高,专家、课题和信息资源整合的能力更强,相关设备和场地的利用程度更高,势必会大大降低培训管理的成本。就员工个人而言,新技术支持下的培训模式中,受训者在培训时间、地点、进度、途径以及培训内容方面的自我控制程度都大大提高了,使自我导向和行为控制形式的个性化培训成为可能,个人投入成本也在一定程度上降低。(4)风险分解。由于这种培训方式是企业、员工和培训机构三方共同投资,共担风险,共享收益,这种利益共同体将最大限度地调动培训参与各方的积极性,能大大提高培训投资收益率。这种方式在某种程度上可以降低企业的运营风险。

就河北省张家口市邮政局的人员构成与培训现状来看,市局现有在岗职工509人,劳务工175人,全部从业人员共684人。其中硕士2人,占总人数的0.2%;本科生62人,占9%;专科生145人,占21.1%;中等职业教育及高中人数为324人,占47.4%;初中及以下151人,占总人数的22.1%。通过数据可以看出,市局总体人员素质还相对较低,大部分职工集中在中等职业教育水平,需要通过培训提高员工素质,适应市场竞争需求。就市局现有的培训制度来看,在培训内容上,根据全局发展目标,主要围绕三大板块业务需要把员工分为管理人员、新入局人员、营销人员、生产一线员工四类,分别作为培训重点,开展大规模、分层次的培训;通过经济考核与精神鼓励相结合的方式,坚持培训、考核、使用、待遇相结合,调动员工参加培训的积极性、主动性;在培训方式上,有面授、看视频资料、远程培训等。并根据目前从省公司对远程培训的能力建设,从学员注册率、通过率方面都作出有明确的要求,并有相应的培训考核。

三、虚拟培训组织理论在邮政系统培训中的应用

1.技术基础

虚拟培训组织把虚拟现实技术(主要是远程网络与信息共享)作为主要手段,即VTO运作的技术基础。虚拟现实系统作为一种全新意义上的管理媒体应用于邮政系统,将促使邮政运营中的基本要素及相互关系发生重大变化并使组织管理过程中的邮政企业、管理者、员工和媒体之间的地位、作用、关系形成新的结构。当虚拟现实技术真正统一于教育培训体系并与教育培训主体发生联系时,培训活动的主体――培训教师和学员,由“人―人”关系发展为“人―机―人”关系,使先进的邮政管理理念、职能、活动方式等都将随之发生变化。此外,虚拟现实技术为邮政从业人员提供了自由、灵活的学习环境,提供了情景化、虚拟化学习环境,创设了跨文化、跨国界交流的合作性学习环境;在组织学习中(包括知识学习、技能训练等)的应用也将起到积极的作用。

2.邮政员工对培训负主要责任

一直以来,中国邮政看重培训带来的信息量的增加,越来越追求培训实际效果的提高。这就需要邮政员工首先自己要改变传统的被动接受培训的状况,一是要求培训对象具有自主管理能力,能够自行接受虚拟培训的方式;二是要求培训对象基础素质合格,通过培训可以实现人员素质的提升。在虚拟培训组织中,员工根据自己实际需求选择培训内容和形式的学习过程,即员工自我决策、自我分析需求、自我规划学习目标、自主决定学习方法并评价其结果的过程。在这种培训模式中,员工自身需求成为培训目的,与传统的培训方式发生了本质性的改变。同时企业需要积极引导,通过各项制度的建立和完善,积极营造企业的文化氛围,建立学习型组织,使每个邮政员工都能意识到学习和培训的重要性和紧迫性,能够自觉自愿地学习;企业还要尽力支持,通过邀请职业生涯发展顾问和培训专家来帮助员工确定培训目标、制定培训计划,邀请教师定期为员工做培训辅导。

3.培训在工作中进行

在培训课程进行期间要加入一些实际工作的预练,采取活跃的培训方式和多样化的学习形式,除了进行案例推理、小组讨论和情景模拟等培训方法外,还可以要求员工自己动手来提升受训人员对实际工作地参与程度。要使培训技巧及相关内容在工作岗位上能够立即应用。这就要求培训师的授课风格与被培训人员的工作环境息息相关,讲师讲授的内容与实际工作实践联系越紧密,受训者在工作当中就越易于把学习内容应用到工作实践中。同时,还要求每一个被培训人员的直线经理以及经理的上司一起参加一次培训课程,被培训者就会看到经理们也在熟悉自己的工作技巧,并从中学到上级的学习技巧,这样就会更有效地加强上下级对于工作重点的沟通,有利于被培训者准确提炼出所学习到的内容。因此培训师应建立一个积极的、与现实工作环境联系紧密的培训氛围,应且带有一定压力、行为导向的培训目标,在干中学,在学中干,取得工作成绩与培训效果的双赢。

4.管理人员应促进培训成果转化为工作绩效的提高

有些管理者对于虚拟经营管理在培训中的应用只是停留在概念上,并不了解其中的内涵和运作的原理,匆忙引入虚拟培训技术也只是注重了虚拟培训形式而忽视了对培训内容和培训结果转化工作的把握,从而影响了实际受训效果。因此在引入虚拟培训方式之前,邮政系统的管理者应该明确邮政行业的核心竞争优势和关键性的资源基础,做好邮政行业的虚拟培训需求分析,可以通过组织分析、人员分析、任务分析以及外部资源分析来实现。在具体培训工作中,首先,要组建培训团队,主要包括三个部门:培训执行部、培训服务机构与培训对象。培训过程需要有专职部门及人员来负责培训的运作与管理,应该由人力资源培训部门和专业培训师、高层经理组成的专业团队。把被培训人员分为管理人员、新入局人员、营销人员、生产一线员工四类。其中,邮局的人力资源部门在虚拟培训团队中是最关键的角色,它需要协调培训方与被培训方以及职能部门之间的关系。培训师可以选择邮政系统内部的专家也可以从高校或专门的培训机构聘请,他们是培训服务的提供者,其素质状况直接关系到培训的效果;而被培训者是虚拟培训中的核心力量,培训是否达到目标要由对象来检验。因此,在培训三方中的关系都是双向的。在培训结束之后,管理人员还要使培训结果在员工的实际工作中得以运用,要让员工对自己的成长负责,明白培训是一种福利而不是一种任务。在对于培训效果的评价方面,注重战略效果和短期效果相结合:不但要求技术的提高、管理水平的增进、协作和创新能力的挖掘,还要求员工能认同企业文化,能推动企业发展,使知识和技能在组织和成员之间共享。

四、结语

虚拟培训组织是一种全新的培训方式,可以针对不同的培训对象、运用先进的信息技术展开不同层次、不同方式的培训,使组织具有了全新的培训观,有利于培养员工的大局观念和整体协作能力,因此对于自身智力资源和信息资源十分有限的中小企业具有十分重要的意义。在当前信息化浪潮的冲击和全球一体化竞争的时代背景下,张家口市邮政局还将根据企业现状和未来需要,合理制定培训方案、完善培训制度、构建基础设施,创新培训方法,进一步建立健全培训体系,持续激发员工潜能,使企业与员工实现共同成长。

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