对云南省红河州妇幼保健机构档案信息化建设的思考

[摘要]档案信息化是发展妇幼保健事业的必然要求,是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势,是档案工作为妇幼保健工作和社会服务能力的不可缺少的手段,是当前加强妇幼保健工作的需要。档案中蕴藏的丰富信息将在妇幼卫生工作中发挥不可替代的作用,利用信息化手段高效地实现妇幼保健的各项业务工作和管理工作,发挥档案信息资源的作用,把档案的资源优势转化为更大的业务效益和经济效益,促进妇幼保健事业的发展,逐步实现云南省红河州妇幼保健机构的档案信息化建设。

[关键词]妇幼保健机构;档案工作;信息化建设

[中图分类号]R197.323

[文献标识码]B

[文章编号]1006-1959(2009)07-0034-02

妇幼保健机构档案信息化建设是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势,是档案工作为妇幼保健工作和社会服务能力的不可缺少的手段,是发展妇幼保健事业的必然要求。在当前信息化和数字化高度发达的社会背景下,如何加强档案管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,提高应用水平,利用信息化手段高效地实现妇幼保健的各项业务工作和管理工作,把档案的资源优势转化为更大的业务效益和经济效益,是各级妇幼保健机构面临的新任务、新课题[1-2]。本文就云南省红河州妇幼保健机构档案信息化建设作些初步探讨。

1加强妇幼保健机构档案信息化建设的必要性

1.1档案信息化是发展妇幼保健事业的必然要求:档案信息化可以促进妇幼保健机构信息化建设和规范化管理,提

高各级妇幼保健机构信息化管理水平。随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展,给档案工作带来了挑战,同时也带来了新的机遇。加强档案信息化建设,是档案事业适应时代和社会发展,加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案信息服务水平的必经之路,也是为妇幼保健工作服务的重要举措。

1.2档案信息化是加强妇幼保健工作的需要:妇幼保健工作关系到每个人的一生,关系到整个民族的繁衍发展,各级妇幼保健机构承担着保护和促进妇女、儿童健康的使命,并通过妇幼卫生信息收集、分析、上报,为卫生行政部门制定妇幼卫生政策提供可靠依据。妇幼卫生行政部门用翔实的档案信息支持决策和管理,并且决策的及时正确、管理措施的妥当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此,档案信息化有着独特的优势,可以发挥重要的作用。随着妇幼保健事业的不断深入和发展,工作任务不断增加,档案信息资源的开发和利用已显得更为重要,作为承担着非常重要的妇幼卫生任务的妇幼保健机构实现档案信息化是适应妇幼保健工作的需要和时展的必然要求。

1.3档案信息化可为妇幼保健工作提供高效、优质的服务:实现档案信息化,可改善档案管理工作,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为妇幼保健工作服务。档案信息化还可为妇幼保健、科学研究和知识普及等提供智能化服务;可一次投入,多次产出,远程服务,资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性;可提供丰富的具有妇幼保健专业特色的知识,进行健康教育等。

1.4档案信息化可使信息发挥最大的效益:随着计算机和网络技术的发展和普及,电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案,就要提前介入到电子文件和管理工作中,提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息,使信息发挥最大的效益。现代科学技术的发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,可以大大增加档案信息的存储量,存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息,但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒

体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

1.5档案信息化是社会发展的必然趋势:21世纪是信息化社会,档案信息在社会信息需求不断扩张的今天,越来越得到人们的重视,档案信息正在被充分开发和利用。随着计算机技术的迅速发展和广泛应用,电子文件和电子档案在国内已经普遍存在,原有纸质档案资料的数字化、电子档案的网上查询利用,利用效果统计等已经是档案现代化管理模式的必然发展趋势。信息技术以其惊人的发展速度向社会各个领域渗透,其高效、便利与快捷的优势已不言而喻。档案管理现代化、网络化、信息化已迫在眉睫,势在必行。

2妇幼保健机构档案信息化建设中存在的问题

档案信息化建设包括档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息开发利用的政策、法规、标准的制定等。只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机地结合起来,才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。在当前妇幼保健机构档案信息化建设中,还存在以下问题。

2.1妇幼保健机构信息化的发展不平衡:有些发达地区的妇幼保健院已经有了非常成熟的信息系统,一些欠发达地区的保健机构,则连计算机都很少见,妇幼保健机构之间差距很大。政府对妇幼保健的经费投入不足,缺乏现代化的档案管理设备。因此,这些客观情况阻碍了妇幼保健机构档案信息化的广泛开展。其次,缺乏信息化人才,尤其是一些比较边远、贫困的地区。整个妇幼保健行业信息化的发展比较滞后,这些将影响档案信息化的发展。

2.2缺乏统一的网络化协调机构:目前,还没有一个机构来统一规划协调妇幼保健机构档案网络化建设和资源共享工作。档案信息资源分散,资源不能共享。因标准不统一,管理不一致,各地根据自己的需要开发数据库管理软件,且多数管理系统软件在单机状态下应用还可以,但是建立覆盖各类信息的集成MIS系统,无论在功能上、安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足档案管理信息化工作的需要。2.3档案保密和档案安全问题:信息网络深入各个领域,网络环境影响档案保密和档案安全的因素主要有:①人为因素,档案人员安全意识和保密意识不强,对的信息缺少严格的审查和管理。一些人因缺乏计算机及网络安全知识和安全意识,责任心不强,操作不规范,数据备份不及时等,这些人为的因素也是信息系统安全的最大隐患。②技术问题,当前电脑病毒“瘟疫”横行,又加上黑客的恶意攻击,使得档案信息的安全和保密受到威胁,这些势必引起我们的高度重视。

2.4档案管理人员业务素质有待进一步提高:档案管理信息化对档案人员提出了更高的要求,不仅要精通传统的档案业务,而且必须掌握自动化、网络化技术。目前档案队伍整体素质普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案信息化建设和发展的需要。在妇幼保健机构档案管理人员中,档案专业和计算机信息管理专业人员缺乏,导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广。

3妇幼保健机构档案信息化建设需要解决的问题

3.1转变观念,提高认识:档案信息化在妇幼保健机构是一项新事物,目前并没有形成一套较完整的理论,要提高档案信息建设,各级领导要给予应有的重视,积极鼓励和支持。转变观念,统一认识,是加快档案信息化建设的必要条件。档案管理的现代化,首先是档案管理者的现代化,否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时,做好宣传工作,组织相关人员业务培训,更新工作人员思想认识和知识结构,以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容,提高工作水平和工作效率,提高服务质量。

3.2加大投入,配置必要的设施:开发适合妇幼保健机构使用的专门的档案管理软件,要求软件公司开发出起点高、界面清晰、便于掌握的软件系统。档案信息化是项高投入的事业,不仅要投入大量的人力,而且需要投入大量的资金,配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施,从而推动妇幼保健机构档案信息化建设加快发展。

3.3档案保密和档案安全问题亟需解决:档案管理的服务性决定了档案部门要尽可能多地、尽快地开发档案信息资源共享。然而,共享和安全是一对难以调和的矛盾。各级妇幼保健机构应结合本单位工作实际,制定严格的规章制度,形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系,保证制度到位,责任到人。档案人员必须要有保密意识,认真地对档案信息做出鉴定,确定档案的密级程度和开放范围,严格审查,严格管理。同时,在现代信息社会中我们应树立高度的安全意识,有效防止人为的干扰破坏,注意防毒杀毒,确保档案信息的安全性和完整性。

3.4全面提高档案管理人员的素质:从目前妇幼保健机构档案工作人员学历上看,档案管理专业和计算机信息管理专业的人员非常少,还有不少是兼职人员,这对档案管理信息化的开展十分不利,要加大对档案人员培训力度,注重提高档案专业队伍的整体业务素质,积极培养既懂电子档案,又懂电子政务的新的复合型人才,以适应现代化、信息化管理的需要。档案人员要掌握现代管理的理论、方法和思想,深入学习信息化知识,综合运用档案学、信息技术、计算机技术、网络技术等知识,以良好的专业技能服务于妇幼保健工作。总之,档案信息化建设是一项复杂的系统工程,绝非轻而易举它需要以强大的技术实力和经济实力为后盾,在运行模式上也需要探索符合妇幼保健机构档案管理工作实际情况的路子,还面临着许多新的课题[5]。档案中蕴藏的丰富信息将在妇幼卫生工作中发挥不可替代的作用,我们必须加快档案的现代化管理进程,充分开发利用档案信息资源,发挥档案信息资源的作用,促进妇幼保健事业的发展,逐步实现妇幼保健机构的档案信息化建设。