立足职场三“S”

杜拉拉离我们不远

电影版《杜拉拉升职记》开拍在即,职场必将再次刮起“杜拉拉风”:一个拥有十余年外企职业生涯的小女生将自己混迹职场的故事娓娓道来。

她的故事距离我们更近,于是人们说她的故事比比尔・盖茨的故事“更值得参考”。她用通俗易懂的文字将那些复杂的人际交往守则、工作方法乃至工作中需要适当使用的小聪明展现在观众眼前,如她自己所说“好书光是经验分享还不够,这些经验是要容易理解和记忆的、使用的,并且是有意思的,还要周到而通用,能上升到常识甚至原则的境界,以便于人们达观的遵从及现实的获益”。那么“杜拉拉”有哪些我们需要知道的并且可以在日常生活中使用的基本方法和守则呢?

“SWOT分析”

所谓“SWOT分析”即强弱机危综合分析法,是一种企业竞争态势分析方法,是市场营销的基础分析方法之一。就是通过评价企业的优势(Strengths)、劣势(Weaknesses)、竞争市场上的机会(Opportunities)和威胁(Threats),用以在制定企业的发展战略前对企业进行深入全面的分析以及竞争优势的定位。

“杜拉拉”场景再现:当杜拉拉与长她六年的研究生男友因男友在国外定居工作而分手时,男友成功运用了“SWOT分析”说服拉拉。经过这个勤于思考,心思缜密的前男友分析之后,拉拉果然觉得心里好受了很多,尽管她面对的是要放弃七年的感情。分手的优势为青春苦短,尤其对于女孩子而言,守着一份变数太多的爱情才是最大的危害;分手的机会在于拉拉终于又重新获得了阔别已久的自由,有了更佳选择的可能,“生命诚可贵,爱情价更高,若为自由故,二者皆可抛”。相对于优势和机会,劣势和威胁不过在于感情逝去带来的伤感。对此,前男友也给出了方法,建议拉拉在日历上每天做个标记,划过三个月,拉拉就可以解脱了。当痛苦有了一个时限,当事人就有了一个熬出头的指望,于是拉拉觉得这个痛苦也不是那么令人望而生畏了。选一个睿智的男友果然还是有好处的。

TIPS:尽管“SWOT分析”是市场营销的基础分析方法,但是通过杜拉拉的分手事件,我们可以了解到,事无大小都可以应用“SWOT分析”让自己有一个更清晰明确的认识,避免主观臆断,力保客观明了。权衡得失,也就更容易释怀。

“SMART原则”

“SMART原则”是在设定工作目标的时候,被普遍运用的法则。S就是specific:意思是设定绩效考核目标的时候,一定要具体,不可以是抽象模糊的;M就是measurable:就是目标要可衡量,要量化;A是attainable:即设定的目标要高,有挑战性,但是,一定要是可达成的;R是relevant:设定的目标要和该岗位的工作职责相关联;T是time-bounding:对设定的目标,要规定什么时间内达成。

“杜拉拉”场景再现:杜拉拉发觉自己行政主管所做的下半年计划里找不到可以量化的东西,所以有意给自己的下属做一次“SMART原则”的辅导,又恐下属有情绪,于是特意编了一个小故事,将死板的“SMART原则”转化为生动具体的例子,方便下属理解。

关于M的解说,什么是“量化”?行政的工作尽管很琐碎,仍旧是可以量化的。比如要求为:要接听好电话――这要怎么量化?

比如接听速度是有要求的,通常理解为“三声起接”。就是一个电话打进来,响到第三下的时候,你就要接起来。不可以让它响下去,以免打电话的人等得太久。

又比如“礼貌专业的接待来访”的要求,什么叫做礼貌?量化之后的标准为,你应该用规定使用规范的接听用语,不可以在前台用“喂”来接听。早上要报:早上好,某某公司;下午要报:下午好,某某公司;说话速度要不快不慢。

关于A的解说,你让一个没有什么英文程度的初中毕业生,在一年内达到英语四级水平,这个就不太现实了,这样的目标是没有意义的;但是你让他在一年内把新概念第一册拿下,就有达成的可能性。他努力地跳起来后能够到的果子,才是意义所在。

TIPS:“SMART原则”用于一切制定目标的场合,拆开也可,一起考量也可。单说T标准,应用适当,就可做到“今日事,今日毕”,避免自己拖拖拉拉的毛病。光阴似水,适当珍惜。

“SOP”的功能

SOP是Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写 ,即标准操作程序,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。

“杜拉拉”场景再现:DB公司人事调动,新来的亚太总裁给了中国总裁很大的压力,让中国总裁做决定的时候束手束脚,干脆不做声,以免犯错误。但是凡事拿不出个主张也不是个事儿,于是中国总裁和拉拉商量,将SOP全方位地健全起来。大家想办任何事情,哪个级别有权利做决定,可以办还是不可以办,该怎么办,由谁来办,多长时间内得办好,在SOP里全都规定好。另外在SOP中规定特批的程序,对未尽事宜的审批办法设定好解决途径,因为总有特例存在。

这样中国总裁依据SOP做事,就不再受到束缚,很好的解决了自己尴尬的处境。拉拉也从中获得了现实利益。只要她按照SOP做事,对她不满的新任招聘经理也不能对她无端投诉。DB公司由此掀起一股SOP热潮。

TIPS:美国公司的SOP是当今世界上最专业而严谨的SOP,且五花八门丰富多彩。结果发展成,基本上,一个人想走路,先抬左脚还是右脚,每次抬多高,每步花多长时间,都可以在SOP里查到依据。尽管想来有些搞笑,但是也是很有效的办法,遇到事情起码有个共同的游戏规则,办事的人能做出决定才好去办事。

聪明使用SOP不但能提供解决问题的方法和做决定的依据,还能避免人与人之间的不同意见,从而规避个人矛盾和职业风险。

“SWOT分析”、“SMART原则”和“SOP”都是无数具体事例基础上浓缩出的真理性职场使用守则,杜拉拉就是一个善于灵活使用职场守则的成功典范。学会理论和实践的结合,生活都会变得容易些。也许,你就是下一个杜拉拉。