电子采购在企事业单位物流中的效果分析

【摘要】利用电子采购可以拓展自身的经营和市场活动的空间，可以大范围甚至面向全球地选择和采购物资。通过与供应商建立社会间电子采购，通过即时信息交换和在线交易的采购活动，实现网上自...

电子采购技术最早于1999年诞生于美国，是传统采购模式和电子商务的完美结合，尤以美国通用电气公司（GE）电子采购平台最为著名，GE公司目前的全部采购业务已全部通过该平成。据统计表明，美国社会2004年电子采购应用比例已经达到30%。近年来美国一些州政府也开始将电子采购技术应用于政府采购之中，并取得令人瞩目的效果。

类似的系统在我国从2000年就已经开始应用，国内知名社会如联想集团、海尔集团、华电集团等都已经采用网上招标采购系统来处理经营业务。国家出台的一系列政策法规如《招投标法》《电子签名法》等也对社会开展招标采购业务创新提供了法律保障，基于互联网的电子采购应用已经具备了成熟的技术条件和应用环境。

1、规范了集中采购管理。

电子采购系统应对采购行为进行管理，通过建立电子化的采购谈判定价流程，实现全过程（谈判比价、招竞标）的记录和跟踪，采购谈判、招标与比价过程可记录、可追溯，采购谈判过程均在系统中全程记录、在线审核，强化了采购的内控管理，结合采购风险管理以及内审、内控制度，建立对关键业务环节的跟踪和管理，加强对采购风险的事前、事中、事后控制；使社会在采购谈判中获得更强的谈判能力，获得更低的价格和更好的服务，增强采购过程的透明度，降低采购中的各种风险，提高管理精细程度和管理效率。堵塞了采购环节的漏洞，实现了阳光采购。

2、降低了采购成本。

利用电子采购可以拓展自身的经营和市场活动的空间，可以大范围甚至面向全球地选择和采购物资。通过与供应商建立社会间电子采购，通过即时信息交换和在线交易的采购活动，实现网上自动采购，减少双方为进行交易而所投入的人力、物力和财力，提高了采购的效率，降低了采购的成本。

随着社会经济的快速发展，电子业务在全国各地也迅速拓展，社会能够通过通过电子系统进行集中采购，便于进行跨地域的集中管理。通过电子竞价等采购技术，强化成本竞争，降低标准物资的采购成本，为社会节省可观的经营成本，产生较大的经济和环保效益。

3、实现了供应链的协同。

电子采购充分吸收并体现“协同商务、集中管理、实时社会”的管理思想，将社会运作的重点从合理安排内部资源扩大到合理安排“虚拟社会”的资源。面对诸多供应商、合作伙伴、客户、分销商，优化出完整的、相互配合的生产与分销计划，实现内外部协作的一体化。通过协同商务平台，将社会现有的数据和应用无缝集成，使客户、供货商及合作伙伴在任何时间和地点都可以通过该平台访问社会的信息和应用，达到信息共享的目的，实现社会内部各部门、员工、管理者及外部的供应商，客户之间的协同工作，达到了优化社会运作和提高效率的目的。

4、大幅提高业务处理效率。

（1）业务处理效率显著提高，主要体现在以下几个方面：

1）可以多项并行开展。电子采购系统支持多个项目同时开展，多项采购、定价业务并行开展。

2）可以无人值守自动完成。项目后在规定的时间内可以不再跟踪、反复与供应商议价，无人值守情况下系统能够按照设定的定价、采购标准生成最终结果。

3）单项业务处理时间加快。（a）通过上传报价单、开标几个简单步骤替换原有的发传真、收传真、打电话的繁琐过程，单项业务处理时间大幅降低。（b）电子采购生成的文本全部是设定好的标准化电子文本，杜绝了不同供应商采用不同报价文本的情况。

（2）审批效率提高

1）审批文本自动生成。原有报价完成后，还需要在各供应商传真的基础上重新制作价格确认书等审批文本，现在系统可以直接生成，大幅提高效率。

2）异地审批、实时审批。遇有领导异地外出的情况，相关审批手续不能实际完成可能造成影响采购及时性的情况发生，而现在通过互联网可以随时随地在有网络支持的地方实现审批。

3）降低了审批风险。原审批文本毕竟是采购人员手工填制的，在采购人员自律和监督的双重防范机制下，不排除有工作失误或故意填制虚假信息的情况发生，而电子采购系统在设定好规则的情况下，自动生成审批文本、在线审批，杜绝业务人员作伪的可能，降低了审批风险。

（3）供应商效率提高。供应商只需按照规定的文本在线填制相关内容或是直接上传附件，缩短业务处理时间，提高了工作效率。

5、业务透明度增加，易于实施监督。

（1）过程全纪录，真实可靠。从供应商入围，到选择询价、报价厂家，授标、审批，整个过程中的时间、操作人员等各类信息全部在系统中记录，所有数据全部真实可靠。

（2）管理部门实时查询，不影响正常员工工作。在上述基础上，管理部门可以根据业务流程实现全过程的检查，而且不影响员工正常工作，从系统中直接提取相关数据，保证了监督的可靠性和及时性。

（3）用系统提高了员工自律意识。正是由于采购过程的全记录和实时监督，采购人员自我约束意识明显加强。

6、节约了大量资源

（1）公司办公耗材使用大量降低。自电子采购系统实施后，打印纸、传真纸以及传真机等办公耗材使用量大幅降低，有力响应了上级关于节能环保社会建设的要求。

（2）供应商往来费用大幅降低。供应商的异地登陆、异地报价大幅降低了供应商的往来费用。

7、实现了供应商信息与采购业务无缝结合

（1）供应商的信誉、规模、资质等信息在进行调研、报价时是绑定在一起的，提高了信息利用效率，较之前业务与档案交互松散的情况有较大改观。

（2）产品资质档案实时查询整合了公司原先积累的产品资质资料，为减少采购无资质产品提供了有力支持，也降低了公司受政府监管部门违规查处的风险。