浅析强化医院档案管理工作的有效对策

［摘　要］医院档案中，涵盖了多项内容，这些内容涉及医院业务范围规定及其职能范围内的医疗病案业务、教学科研实践、党政管理活动、医院财务管理以及医院员工在职人员结构等，因此，医院档案管理工作是确保医院良好运行的根本。通常，医院档案被划分为多种类型，包括文书档案、实物档案、病历档案、科技档案、声像档案与人事档案等。为了让这些档案起到最大的作用，就需要强化医院档案管理工作，以提高医院档案的利用率。本文从医院档案管理的现状分析出发，为强化医院档案管理工作提出一些建议。

［关键词］医院；档案；管理；利用率

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.102

［中图分类号］R197.3 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02

医院的日常工作中，涉及多项管理工作。譬如：行政管理、医疗、护理、药品管理、社区防治管理与教学与科研等，这些方面都有相应的管理体系。而在这些管理体系中，都会以档案的形式存储有价值的信息。在存储的过程中，也会综合选用各种实物、声像、文字组成档案，并进行保存。这些就成为了医院执行计划与决策的最可靠依据。目前，医疗改革正在逐步推进当中，新形势下的医院管理工作需要面对更多的问题，在此时，医院档案就能起到关键作用。由此可见，强化医院档案管理工作必不可少。

1 医院档案管理工作中存在的几点问题

1.1 医院领导干部不够重视档案管理工作

医院档案管理工作是医院运行发展中的重要依据，但是，很多医院领导对此不够重视，以至于医院的档案管理工作总是因缺乏指导而难以做好。在实际工作过程中，医院领导干部在安排医院议事日程或进行医院医疗的规划工作过程中，总是忽略了档案管理，造成最直接的后果就是档案管理缺少各项硬件及配套设施。

1.2 档案管理人员专业素质水平较低

在档案管理工作中，档案管理人员的专业素质决定着该项工作的质量。目前，许多管理人员的素质水平较差，档案管理质量和水平也会达不到合格的标准。部分医院由于上层领导的不重视，因而在档案管理人员储备和聘用上，没有严格的要求，以至于聘用的人员专业水平低、各方面素质也不高。档案管理人员的整体素质一般或者较差，将难以有效开展档案管理工作，更难以做好档案管理工作。更具体来讲，医院方面在档案管理员的准入机制中做法欠妥，没有严格的筛选出政治水平良好、作风优良、有较强责任心的人员进行档案管理工作。此外，医院在档案管理员进行档案管理过程中，更没有设置相应的要求，以至于档案管理员的管理工作过于随意。

1.3 档案管理制度不完善

在档案管理工作过程中，部分医院没有根据实际情况成立专门的负责小组实施档案管理工作。缺少了科学且合理的岗位制度，档案管理人员“力不从心”，难以以一己之力扭转档案管理混乱的局面，更没有依据可执行档案管理的要求。与此同时，缺少了考核制度与标准，档案管理人员工作时，就会比较随意。这种随意性主要体现在两方面，一方面，在建立档案管理制度过程中，他们不会过多的考虑医院发展；另一方面，在建立档案管理制度过程中，他们难以约束自己，更难以进行实际操作。

2 强化医院档案管理工作的具体方法

2.1 创新理念，重视医院档案管理工作

档案，对于医院的发展而言，有着“今后赖之以知古，后世赖之以知今”的作用，因此，医院领导干部必须重新认识档案工作，将档案管理工作看作是医院提供服务，产生效益的一个重要过程。医院领导干部如果认识到档案管理的最终目的是提供服务，那么简单的文件、数字、工具所组成的档案工作就显得格外重要了。在具体实施中，医院领导干部要改变传统的按部就班的习惯，创新收集、整理和利用的方法，按照档案的不同类型，给档案管理工作提供一个非常明确的方向指引。为了总领全局，医院领导干部要重视档案管理的效果。在档案管理工作中，第一步是配备基础硬件设施；第二步是掌握档案管理的各个流程和环节，实现科学管理，总结编纂方法，让档案工作落地、开花、结果，发挥出最大作用；第三步是医院领导干部要对档案人员进行严格的管理，确保档案管理人员紧跟时代和科技的步伐，为他们提供学习平台，让他们掌握与档案专业相关的信息技术，利用先进的档案管理手段执行档案管理工作。

2.2 强化意识，健全医院档案管理制度

医院档案管理工作的有序推进离不开医院档案管理制度的约束。医院要考虑自身的实际情况，建立一套符合自己应用的医院档案管理的责任体系。在此之前，医院在重要议事日程安排、单位发展规划上，都要将医院档案管理工作涵盖在内，以此为医院档案管理创造更多有利的条件。在建立医院档案管理责任体系的过程中，要以充分调动档案人员的积极性为基础，明确各方责任。更为重要的是，在建立目标管理责任制时，要设立绩效考核机制。只有将绩效考核与医院档案管理工作挂钩，档案管理人员就会投入更多的心力开展档案管理工作。在此基础上，完善医院档案管理制度，建立档案安全体系，将档案管理工作中的安全监管范围予以明确，避免出现重点档案数据遗失或者在保管过程中出现缺损等状况。

2.3 更新管理方式，加强医院档案管理信息化建设

传统的档案管理存在较多的弊端，不适合当今医院的发展形势。现代科技已为医院档案管理工作提供了更便捷的条件。借此之机，医院应当转变过去那种档案管理方式，顺应时展的潮流，积极将现代化管理技术应用在医院档案管理工作中。最直接有效的方式，就是医院加大对档案管理工作的财力投入力度，为医院档案管理信息化建设提供有力的资金支持。在现代档案管理工作中，计算机、扫描仪等设备都是运用计算机网络技术保管医院档案材料的基本设施，因此，医院应该对此进行投资。同时，在一些技术上，也要进行实时更新，以保证档案材料的完整性，帮助档案使用者更快速、便捷地查找需要的材料，例如：在医院档案管理信息化建设过程中，可以构建三级网络管理模式。

三级网络管理模式，更具体一些来讲，就是将医院档案组成三级网络管理模式，分属于院长，办公室主任（或副主任），各科室负责人和专、兼职档案员三个层级，以此更便捷地为档案的开发利用提供可靠依据。另外，很多医院在医院档案管理信息化建设中，还广泛使用HIS（医院信息系统）、LIS（实验室信息管理系统）、PACS（影像归档和通信系统）构建医院数据系统平台，形成电子数据中心，这样统一标准下的电子档案信息就能够实现标准化规范化的数据共享。一方面，医院档案信息的真实性和准确性得到提升；另一方面医院档案信息的利用率得到提高，能够提供更多便利的服务。

3 结　语

医院的基本建设、医疗业务及相关管理活动都是医院档案的来源。医院的日常管理、医学研究、工作查考及教育宣传培训等工作内容都能够在档案所保存的原始记录中查找到。可以说，医院档案管理对于医院的其他工作非常重要。在新时期，医院要与时俱进，创新理念，重视医院档案管理工作，更要强化意识，健全医院档案管理制度，将档案管理工作落到实处。同时，还应该更新管理方式，加强医院档案管理信息化建设，这样才更有利于医院的发展，才能够为广大患者提供有效服务。

主要参考文献

［1］殷冠甫.新形势下强化医院档案管理的对策分析［J］.办公室业务,2014(13).

［2］王佳芝.对医院人事档案管理工作的改革对策解析［J］.办公室业务,2014(15).

［3］王志敏.浅析医院人事档案管理工作中存在的问题及对策［J］.工企医刊,2011(3).

［4］和赣红.浅析国内医院档案管理工作中存在的问题及对策［J］.神州,2012(9).

［5］涂庭,陈焕新.浅谈强化医院档案管理工作应采取的措施［J］.安徽卫生职业技术学院学报,2013(4).