构建完善机制促进供电企业档案管理规范化

随着县级供电企业被广东电网公司的接管，县级供电企业档案管理工作的重要性逐步凸显出来。新形势下，我们要高度重视，认真贯彻落实省电网公司有关会议精神，按照“一体化、创优秀”的要求，建立完善四项机制，扎实推进企业档案管理工作规范化建设，促进档案管理实现目标管理，为我市供电事业的科学发展提供基础性的服务。

一、建立完善收集整理归档机制，确保档案信息资源丰富齐全

收集、整理、归档工作是档案管理的起始环节，是提供档案信息、实现有效利用的前提。所以说，档案的收集整理归档工作意义重大。因此必须建立完善收集整理归档机制，形成系统的、丰富完整的档案资料。一方面，要做好档案资料的收集、征集工作。为加强电力工业企业档案标准化、现代化管理，促进企业档案工作的综合整体建设，健全和完善企业的信息工作，以更好地服务于企业生产和经营管理的需要，要依据国家档案局《工业企业档案分类规则》制定本地区的电力企业档案分类规则。从行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资等五类进行收集。

要根据自身实际，对各个部门、各种门类、各种载体的档案资料以及辅助材料尽可能地收集齐全。特别是工程档案是电力企业档案的重要门类，真实地记录了工程项目从开始立项建设到竣工交付使用的历史面貌，反映了工程项目建设成果，是企业生产、维护、扩建、技改等项目不可缺少的重要依据。工程项目档案的收集、整理、归档和移交应该与项目设计同步进行，实施事前介入、事中控制、事后核查和验收把关。把工程档案管理关口前移，抓住关键环节，确保竣工档案的质量。总之，只有抓好收集工作，才能确保档案的齐全、完整、准确、系统，才能从根本上保证档案的质量，为企业健康有序的发展提供强有力的保证。另一方面，做好分类整理和归档工作。要将收集到的档案资料，按照归档范围和保管期限分门别类进行整理和编目造册，同时进行档案数字化管理，以利于档案的保管和提供利用。

二、建立完善开发利用机制，提高档案信息资源的价值

档案利用是档案利用者通过档案利用系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。完整的档案信息对于供电事业发展及企业文化建设等方面发挥着无可替代的作用。电力企业的改革发展,离不开信息资源。在各种信息资源中,电力档案因与企业各种经营活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占有独特的地位。档案价值的实现,档案工作目标的实现,档案工作系统与外部环境的联系与沟通,无不与档案的开发利用工作息息相关。

电力企业要结合本单位工作的特点和实际情况，按照档案法律法规制定适合本单位的档案利用制度。

一是抓好档案利用制度的落实。

二是建立完备的档案检索体系，运用传统形式的检索系统和计算机检索系统相结合，特别是计算机检索能加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。

三是建立完善的咨询服务体系。档案工作者要能熟练的解答利用者所遇到的各类问题，提醒利用者在查阅中的注意事项，提供方便快捷的利用，更好地发挥档案的作用，为供电事业发展提供优质、高效的服务。

三、建立完善素质能力提升机制，增强档案管理软实力

档案管理作为一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员要有扎实的档案管理理论知识和业务知识，特别是要下一番工夫学习和掌握计算机知识，才能使自己成为综合型档案管理人才。可以说，档案人员的素质决定档案管理工作的质量。提升档案队伍的综合素质,激发他们的动力,是建设电力企业档案队伍的关键之所在,同时还是保障电力企业快速发展的基础条件。因此,面对新时期、新要求、新挑战,电力企业应该建立完善素质能力提升机制，提升干部队伍的综合素质和业务能力，确实增强档案管理工作的软实力。一是提高档案工作重要性的认识。明确档案工作者的地位和作用，增强做好档案工作的使命感、责任感。二是丰富自身的业务知识。要系统掌握各门类载体档案的整理方法，掌握档案的保管、保护，档案的利用、编研，档案信息化和档案法制建设等各方面的知识。三是养成严谨细致的工作作风。严格遵守档案工作各项制度规范，保证工作质量。四要学习了解一些电力工程的基础知识，以便及时准确地为工程人员提供档案利用，更好地为企业经营生产服务。五档案工作人员要有较强的档案服务意识。在服务方法上，要由过去的被动服务变为主动服务、超前服务；在服务方式上，在不损害国家利益、企业利益的同时，最大程度实现科技档案的价值，更好地为企业的发展建设服务；在服务手段上，要手工管理与计算机管理同步进行，提高工作效率和服务质量。

四、建立完善约束激励保障机制，实现档案管理持续发展。

根据《档案法》、《广东省档案条例》及电力行业的档案管理制度，建立完善约束激励保障机制，把档案管理工作作为一项长期性的工作抓紧抓好，实现档案管理持续发展。一方面，要高度重视，完善机制，落实责任。要成立档案工作领导小组，设立档案管理机构，配备专门工作人员，并落实好岗位责任制度，形成档案工作有人抓、有人管、有人负责的良好局面。二要把档案工作列入单位年度工作计划，进行专门研究部署，解决档案工作场所、经费、人员保障等问题。三要建立健全统一、科学、规范的工作运行机制，使供电部门档案管理工作朝着制度化、规范化、科学化目标不断前进。四建立档案工作管理制度，保证档案安全、有效利用。五要建立完善激励奖励机制，强化工作考核，使每个相关人员增强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，对档案管理工作态度积极、能力突出而又有实绩的工作人员进行表彰奖励，对工作不力、造成不良影响的进行批评教育、责令改正，营造重视档案工作的良好氛围。