关于加强档案安全工作的思考

摘要：档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。所以档案才具有凭证价值的重要属性。本文旨是就关于加强档案安全工作的问题进行探讨。

关键词：档案安全　问题　加强　思考

1、目前我国档案安全工作所存在的问题

(1)档案安全管理监督检查还需加强。各地以档案安全管理工作为内容的监督与检查活动相对较少，有的涉及档案安全管理工作的内容不全，而且大多是近年才开始的。当前各级档案行政管理部门存在有关档案安全方面的不足，如个别领导法律意识、安全意识有待加强；安全设备设施落后或缺乏；个别安全制度未规范执行；部分档案安全管理工作未达标；应对突发事件缺少实战经验等。

(2)档案安全管理工作的机构与管理模式问题有待解决。据调查显示，各级档案局(馆)大多没有专门的安全管理工作处室，没有正常的人员编制和职数配置。实际工作中，普遍采用由办公室负责，指定责任人兼管的方式。在管理体制(模式)上也五花八门，很不规范。有实行管理外包的，有部分管理外包的，有夜间委托给派出所或公安110代管的；一些单位由内部处室职能分责管理等等；还有在政府大院内的档案馆，有的白天自行管理，夜间委托给机关事务管理局保卫处管理。少岗位、缺人员给档案安全管理工作带来很大影响；不规范的管理体制(模式)，使安全管理下作责任不能真正得到落实。

(3)档案安全管理工作人员的素质尚需提高。相当多从事档案安全管理的工作人员知识不够全面与系统，仅仅是一个管理者，而不是行家。在涉及诸如安全设备管理、消防系统运行、信息化安全设置等问题时，缺乏专业知识与专业深度，出现本领恐慌；在重要档案抢救保护和有效处置方面也缺乏经验。

(4)档案硬件投入及经费不足近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的企业较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。企业档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

2、加强档案安全工作的思考

(1)规范企业档案管理机制，强化工作责任。建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如：登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

(2)提高企业档案管理的认识。要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务，领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完善、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

3、实现企业档案管理现代化

(1)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开阔视野，优化知识结构，提高综合素质，才能适应新时期的企业档案管理工作。

(2)掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

(3)利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的企业文化内容，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷入根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。

4、结语

综上所述，随着我国科学经济的发展，带动了信息社会的进步，对于网络信息的安全而言，已经引起了人们的高度重视，尤其是保存有企业的历史，以及现代的记录的档案，档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点。档案关系到了一个企业，甚至是一个国家的信息安全，因此，如何构筑可靠的档案网络环境，提高档案信息的安全系数，已经成为了网络时代档案信息网络化必须面对的重大课题。我们应该不断的重视加强档案的安全工作，以保证国家企业的安全、有效的实施发展。