浅议国土资源档案开发与利用

档案工作的着力点是服务，然而在实际工作中，对于档案利用者，我们往往是坐等到上门。工作人员能做到“热情、细致辞、准确、迅速”就可算尽心尽责，很少重视档案利用信息的反馈。这种坐等上门的服务形式已严重影响着档案信息资源的开发与利用，阻碍了档案工作的进一步开展。随着市场经济的发展，国土管理部门面临着新的形势和要求。作为国土管理基础之一的国土档案管理工作，要适应和服务于土地使用制度的改革，更需要进一步加强档案信息资源的开发与利用。本文就国土资源管理档案的开发与利用谈谈个人的浅见。

一、国土资源管理档案开发利用的现状

随着社会的进步和城市化进程的不断加快，国土资源管理档案的重要性日益显现。然而在国土档案利用率不断提高的同时，档案工作的开发和利用仍然跟不上形势的发展和需求，存在着一些亟待解决的问题，主要表现在以下方面：

（一）档案资料不齐全、填写不规范

随着人们的法制观念逐渐增强，档案利用的频率大大地提高，单位、个人的查档率呈逐年上升的趋势。以我局为例，查阅档案1348人次，2036人次，2986人次。其中查阅用地手续办理土地使用证占19.2%，遗失补证查阅原始登记资料占27.5%，邻里之间、单位之间为解决界址争议而查阅土地登记资料占20.3%，声像档案占5%，综合类档案占8%，财务类档案占10%，法规监察类档案5%，其他占5%。这些数据表明，档案在整个国土资源管理工作中起到了非常重要的作用。但在实际工作中，笔者发现早期档案资料还存在不齐全、不规范的现象:如有的证发了，却没有土地登记的档案；有些资料该填写的没有填写,如土地登记审批表上缺填与土地证书相一致的土地证编号、缺填宗地编号、缺填审批时间等等，这些现象的存在，严重制约了国土档案信息资源的开发与利用。

（二）档案人员思想不够开阔，工作热情不高

长期以来、档案人员对国土档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不够创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没能很好地业务部门，没有将国土档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务档案长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。加之档案管理单调而繁琐，档案人员难免会产生懈怠的情绪，认为档案工作没意思，辛苦比别人多，成绩却没有业务部门突出，工作上没激情，只求过得去，不求过得硬。

（三）现代化管理手段未能充分利用，工作效率低

由于诸多原因，档案工作多个环节未能充分运用计算机管理，存在着重复劳动的现象，严重制约了档案工作的效率。以我局为例，文件的收发与传阅由专人负责，待来年再将上年度的文件资料交于档案人员归档整理，这就导致档案信息化管理系统的部分功能未能得到充分利用，仍靠手工收集与整理，费时又费力。另外，我局档案室仅有1名档案人员，每年新增的档案资料业务部门只负责装订，编目、装盒、上架、输目录全部由档案室完成。因此每年年初，当大量档案资料集中移交档案室时，面对繁重的移交量（据不完全统计，每年我局新增档案资料约1万余卷），档案人员只能疲于整理和编目，目录录入工作明显滞后于档案利用需要，档案人员只能凭手工进行查找，无法满足高节奏高效率工作要求。

（四）档案人员业务水平低，编研工作比较滞后

目前，国土系统内专、兼职档案人员中高层次的专业人才尤为短缺，各业务部门一般认为档案整理很简单，只要有人将档案资料装订起来就行了，直接影响了档案的案卷质量。甚至有的连本部门业务都不熟悉，对于档案工作只知道将现有的材料装订起来，根本不知道这些资料是否齐全完整，是否能够立卷归档，更不用说主动去收集具有保存价值的应当归档的材料。另外，大部分档案工作人员身兼数职，很少有时间和精力进行档案编研工作。虽然也有一些编研材料，但深层次加工的编研材料还很少。

二、国土资源档案开发与利用的制约因素

（一）内容单一的国土档案特点制约了档案的开发与利用。

国土部门作为一个行政机关，所保管的档案主要是本机关办事和处理问题的记录，为本机关领导(来源：文秘站）决策和职能部门工作提供利用服务。尽管也向社会提供档案利用，但它内容单一的特点，一定程度上制约了档案的开发与利用。

（二）淡薄的档案意识制约了档案的开发与利用

国土资源管理档案应该由各职能部门归档立卷，综合档案室统一管理。然而在实际工作中，普遍存在“重业务轻档案”的倾向，总认为档案工作是份外的事，无足轻重，平时不注重档案资料的收集、保存和整理，造成了部分档案资料的散失。还有一些重要的政策性文件长时间掌握在个人手中，不能及时立卷归档，也影响了档案的开发与利用。

（三）薄弱的信息化建设力度制约着档案的开发与利用

档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。其需要投入大量的人力、物力、财力。但大量资金的投入却不能立竿见影地带来显著的社会效益与经济效益，对一个单位整体工作也不能带来显著的成效，而且人们普遍认为档案管理很简单，就是保管卷档案，没有必要搞得那么复杂，能查到就行。因此，在加强信息化建设力度时，往往犹豫不定，举步维艰，信息化建设力度薄弱，这也就成了制约档案信息资源开发与利用的一个重要因素。

（四）滞后的档案编研工作制约了档案的开发与利用

目前，档案利用工作只局限于档案利用的数据统计。而数据统计也只局限于利用人数、利用档案卷（件）数、页数、及复印数据数等，虽然能在一定程度上反映档案利用的基本情况，但无法说明档案给社会、经济建设以及单位整体工作带来的价值。在档案查（借）阅利用时，往往只要求利用者填写其利用目的，不求深层次了解。通常情况下，利用单位和利用人来查（借）阅档案时，均需填写一份查借阅档案登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名、利用时间外，还要说明利用目的。利用者在填写利用目的的时候往往都比较简单，如“工作参考”、“查阅”等等.作为档案提供者的我们也没有引起足够的重视，失去了档案利用信息反馈的宝贵机会。有些虽然也收集了一部份有价值的档案利用实例，但也只是作为档案目标管理达标的材料，达标后就束之高阁 ，不汇编发表，不重返社会，影响了档案信息资源的开发与利用。如果在平时工作中，有目的地进行深层次地了解，及时跟踪调查，将利用实例编发，就可以促进档案的开发利用，发挥档案的使用价值。但是，由于档案工作的琐碎和人员配备的不足，往往使得档案工作人员没有足够的时间及精力着力于档案的编研工作，造成档案编研工作普遍滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响了档案信息资源的开发与利用。

三、加强国土资源档案开发与利用的措施

（一）加大宣传力度，提高全员档案意识，是做好国土档案信息资源开发与利用的前提

要利用各种时机宣传档案管理工作，使人们在了解档案的作用和价值的同时，给予档案工作充分的理解与支持，改变过去那种“重业务轻档案”的思想，自觉地注意收集、保存相关材料，保证档案资料的齐全完整。

（二）争取领导重视，配备一支拥有相应数量和较高素质的队伍，是做好档案信息资源开发与利用的保障

档案管理工作琐碎繁杂，要想做好档案管理工作，使档案信息资源得到充分地开发与利用，档案管理人员既要具备相关的档案专业知识，还要有一定的文化素养。同时还要有一定的人员、时间和精力去挖掘并编写一些有价值的编研材料，将“死档案”变为“活信息”，最大限度地满足利用者对档案信息的需求，实现档案的利用价值。

（三）从档案源头抓起，保证档案材料的规范及完整是做好档案信息资源开发与利用的基础

从实际情况来看国土档案是比较复杂的。它分为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的文件材料，报批时间长，稍有疏忽，就有可能遗漏。电子声像类的文件材料，数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们档案人员应逐步转变观念，制定措施，对国土档案进行超前管理。首先要了解各类业务档案的分类程序和流程，对应归档的资料、资料的内容、数量做到心中有数。注意做好有价值的档案资料收集工作；其次，建立健全各项档案制度，从制度上加以制约，确保各个环节准确无误，规范到位；第三，档案移交时，要认真核查移交目录，做到帐物相符、账表相符。并认真查看相关材料填写是否齐全、规范，材料装订是否完美，确保材料的完整性，为档案管理的后序编研工作打好基础。

（四）加强信息化建设力度，提高档案服务能力和水平，是做好档案信息资源开发与利用的关键

档案信息化建设就是在加强档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。随着信息化、网络化过程的加快，传统的档案管理模式已不能适应新形势发展的要求。国土部门要提升档案服务能力和水平，关键就在于如何加强数字化资源建设，加大信息传播的力度。主要做好以下几方面工作：1.将档案信息化建设与国土门户网站建设结合起来，统筹规划，同步发展。2.切实抓好电子文件的归档管理。将电子文件归档管理作为电子政务建设和办公自动化建设的主要内容，整体设计，同步实施，实现文件、档案一体化管理。并根据《电子文件归档管理暂行规定》的有关要求，搞好电子文件的积累、鉴定、归档等工作，确保电子文件的真实性、安全性和可识别性。3.尽快建成档案目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体档案数据库，早日实现土地登记资料网上公开查询服务功能。4.引进和培养信息化建设人才。通过各类培训，不断培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。

（五）注意信息反馈，深化档案编研工作，是做好档案信息资源开发与利用的目标

围绕经济建设和国土部门各项事业发展的需求，有效利用室藏档案信息资源开展编研工作，是做好档案信息资源开发与利用的最终目标。而要实现这一目标，档案人员则须做好以下几项工作：1.要认真做好档案查（借）阅的登记工作。项目的填写必须准确、完整、详实，不能遗漏。2.要与利用者保持联系，及时了解利用情况，摸清档案利用后所产生的社会效益和经济效益情况，掌握利用效果的第一手材料。3.将反馈的信息编辑成为具有利用价值的材料来服务社会，实现档案的作用和价值。特别是要将一些利用价值明显、社会效益和经济效益显著的实例报送有关领导参阅，使他们认识到档案的作用，支持档案工作，以便档案工作者更好地开展工作。

总之，档案是重要的信息资源，要想实现它真正的作用与价值，就要积极了解、收集档案利用所获得的社会效益和经济效益，使档案事业得到健康发展。

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