建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略研究

[摘 要]建筑工程档案管理是建筑工程管理的核心工作，因此对于建筑工程的档案管理必须要保证其安全性、完整性，做好建筑工程档案管理工作，使其在建设过程与管理中发挥出积极作用，更好地为建筑事业服务。下文就当前我国建筑工程档案资料管理中存在的问题进行分析，并提出具体的改进意见。

[关键词]建筑工程；资料管理；问题及策略

中图分类号：TU353 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）40-0157-01

工程项目的质量管理各个环节都涉及工程质量管理问题。政府质量监督部门主要对工程实体质量及施工过程中参建各方的质量行为和质量保证体系、工程质量的验收实施监督，要确保为工程质量实施有效的监督和确保工程质量，就需要核查有效的、完整的、准确的、系统的和高质量的工程资料。

一、建筑工程资料管理的意义

现代建筑施工行业摒弃了传统模式下的粗放型建设模式，追求项目建设更加规范化、标准化、精细化、准确化，而工程资料管理工作正是其中最重要的一环，同时也是衡量企业建设实力和管理秩序、评价项目建设质量好坏的最有效标准。我国建筑行业已推行的各项重要政策法律规定中，都对工程资料管理工作的流程、标准等予以了明确要求，规定项目的验收与核定必须充分考虑到这一要素。同时，工程资料真实客观地记录了项目建设的全貌，涉及项目技术措施、质量控制、建设管理、安全生产等方方面面的信息，是项目后续建设过程中最可靠的原始档案，同时，也是工程项目维修检查、使用管理、改扩建、预决算审计等工作的最主要信息凭据。因此，必须高度重视建筑工程资料的管理工作。

二、建筑工程资料管理中存在的问题

1、重视力度不够

由于部分档案资料管理人员对档案资料的归纳与整理不够重视，同时建筑工程施工单位的监管力度不够，加之施工企业的管理水平不同，导致了在建筑工程竣工后，工程档案资料不够完整，或是还没有形成。这样不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好的反应建筑工程的施工质量。

2、丢失问题严重

工程资料的丢失是资料管理工作中较为常见的问题。在档案人员管理不善，进度落后和我国建筑工程单位普遍不重视资料管理的大环境下，工程项目的资料收集一般较慢，回档率也偏低。同时在借阅或管理人员易手情况下，缺乏妥善的管理机制配合，导致资料缺失。多数企业在工程竣工后，认为项目已经完成，资料归档则无关紧要，因此存在普遍缺失工程主体资料，工程监理资料及工程物资资料等现象，这样不仅影响的工程进度与质量，延缓了竣工工程的验收工作，也对企业的声誉与发展造成了一定的影响。

3、缺乏科学保存机制

工程资料本身具有较高的逻辑性与严谨性，因此，在进行工程资料归纳存档时，也应该遵照规定，妥善保存，不能出现任何疏漏和差错。但目前我国工程施工单位对工程资料的保存工作并不到位，需要进行页码有序排列和装订的文件常常出现混乱，且相关证件的原件和复印件常常放在一起进行保存，这使得区分选取的过程变得繁琐，造成不必要的麻烦。部分施工单位甚至还出现错装和部分文件内容遗失的问题发生，严重影响了建筑工程的正常开展，造成了巨大的经济损失。

4、管理机制不全

由于各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，因此档案机制不健全，是建筑工程资料收集与整理面临的突出问题，这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，也可能造成了有关建筑档案资料严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响了建筑工程的施工建设及进度。

三、规范我国建筑工程资料管理的办法

1、加强工程资料管理理念的培育

加强工程资料管理理念的培育，是提高工程资料管理总体水平的关键环节。为此，应首先抓好工程资料管理相关法律规章制度体系的建设，从制度上夯实工作的基础，明确好不同单位、部门、人员在此工作上的责任。同时，还要对其进行广泛地宣传，提高企业各部门人员对资料管理的重视程度，促进全体员工养成良好的工程资料收集整理的习惯。另外，采取各种方式在员工中间展开大规模的集中教育培训，扩大工程资料管理知识、法规制度的教育普及范围，使员工更加明白资料管理的价值意义、同自身工作的密切程度等。应倡导将教育培训扩展至企业全体员工中，包括管理层、机关人员、施工人员等，做到教育的全方位、全覆盖，从而切实提高工程资料管理的基础。

2、重视资料的收集管理过程

强化工程资料的收集管理过程，加强相关人员基本业务能力素质培养，使其对工程资料收集整理的全过程要求清楚明白。资料管理人员必须认识到，工程资料管理工作是一项长期基础性工作，信息是否真实可靠将会影响工程项目的总体建设水平和最终收益，需要管理人员本身具备较强的责任心、使命感，需要将规范化的管理流程贯彻于资料管理工作的始终。此外，应提倡将城建档案工作纳入到建设行政程序中，促使前者在工作方式方法、流程上有所创新突破。项目开工前，施工方、建设单位、监理部门等的资料员、负责人应做好档案资料交底工作，施工进程中，还要定期对其进行业务技术上的指导，确保工程资料管理工作取得更好的效果。

3、夯实资料管理人才队伍建设与管理的基础

应为工程资料管理工作配备能力素质责任心较强的专业性人才，确保人员素质同岗位要求相匹配。充分挖掘企业内部人才的潜力，鼓励优秀员工积极到资料管理岗位上换岗锻炼，并将其作为员工提职晋升的重要依据。同时，将资料管理的效果纳入领导干部、员工的年终考评体系中，对资料管理不好的单位、个人，应予以严肃的批评和经济上的处罚，从而提高全体员工对这一工作的重视程度。在项目开工前[3]，应安排专门人员对工程资料实时跟踪收集编制，整理好与项目质量验收评定密切相关的各项数据，确保资料管理工作同工程施工进度间保持同步连贯，实现信息上的“无缝连接”。当工程管理人员发生变动时，应规定其必须完成资料上的交接手续，同时制订相应责任制，规定资料不交接好就不允许人员离岗，确保资料交接关卡不发生混乱。

4、提高工程资料的编写质量

项目伊始，档案管理部门应结合本单位自身实际特点需要，在国家规章制度的许可下，对技术资料的表格样式进行统一，以便在后期资料编制整理时，查阅更加方便、使用更加顺利，改变资料格式上的不规范性。严禁工程资料发生后期造假行为，对不符合要求的建筑取样材料，不能给予取样试验报告，防止后续一旦出现工程质量问题或者改扩建需求，工程资料无法满足调阅查询的需要。相关主管、监理部门也应定期对工程资料进行可靠性、真实性方面的检查，对其中出现的违规行为应予以坚决处罚，制止并责令其整改。资料管理人员应本着认真负责的态度，对报告中的项目进行实事求是的填写，需要进行计算的数据必须加以计算核实，不能对内容主观臆断、瞎编乱造。杜绝技术资料中代签行为的发生，严格落实责任追究制，保证资料的使用价值和可信度。当施工进程发生工艺、外观、形式、结构等方面的变化时，必须对工程竣工图进行重新绘制，确保图纸真实反映出工程建设的实时变化。

结语

工程建设过程中应高度重视工程档案资料管理工作，确保实现工程档案资料管理工作制度化、规范化和标准化。政府质量监督部门应该对工程档案资料管理进行严格的监督，严把审查验收关，确保竣工档案资料的真实性和准确性，使竣工档案资料真正发挥凭证作用。从而留下一套真实有效、系统和有价值的工程建设资料。使工程建设资料管理和利用走向法制化、规范化道路，更好地为城市建设、经济建设服务奠定牢固的基础。

参考文献

[1] 佟樱.浅谈民用建筑工程档案资料的有效管理[J].山西建筑，2010（1）.

[2] 李秀梅.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施[J].城市建筑，2012（22）.